Comment donner accès au fichier Excel dans SharePoint?

Avez-vous du mal à partager un fichier Excel sur SharePoint? Avec SharePoint, vous pouvez facilement donner accès à un fichier Excel à vos collègues, clients et partenaires. Dans ce guide, nous discuterons des étapes simples pour donner accès à un fichier Excel sur SharePoint. Nous allons passer en revue ce qu'est SharePoint, comment créer un compte SharePoint et comment donner accès à un fichier Excel. À la fin de ce guide, vous saurez exactement comment donner accès aux fichiers Excel dans SharePoint. Commençons!

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Comment donner accès au fichier Excel dans SharePoint?

Microsoft SharePoint est une plate-forme de partage et de collaboration de documents basée sur le Web utilisé par les organisations pour stocker et gérer leurs fichiers. Il permet aux utilisateurs d'accéder, de gérer et de partager des données stockées dans des fichiers Excel stockés dans SharePoint. Cet article fournira un guide étape par étape sur la façon de donner accès aux fichiers Excel dans SharePoint.

Étape 1: Connectez-vous au site SharePoint

La première étape pour donner accès à un fichier Excel dans SharePoint est de se connecter au site SharePoint. Accédez au site SharePoint et saisissez les informations d'identification associées à votre compte. Une fois que vous vous êtes connecté avec succès, vous serez emmené sur la page d'accueil du site SharePoint.

Étape 2: ouvrez le fichier Excel

Une fois que vous êtes connecté à votre site SharePoint, vous devez ouvrir le fichier Excel auquel vous souhaitez donner accès. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Fichiers» situé sur le côté gauche de la page. Ensuite, sélectionnez le fichier Excel que vous souhaitez ouvrir.

Étape 3: Définissez les autorisations sur le fichier Excel

Une fois le fichier Excel ouvert, sélectionnez le bouton «Partager» situé en haut de la page. Cela ouvrira une fenêtre qui vous permet de définir les autorisations pour le fichier Excel. Sélectionnez «tout le monde» dans le menu déroulant et cliquez sur «Partage» pour donner à tout le monde accès au fichier Excel.

Étape 4: accorder l'accès à des utilisateurs spécifiques

Si vous souhaitez donner accès à un utilisateur ou à un utilisateur spécifique, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton «Avancé» situé en bas de la boîte de dialogue «Partager». Cela ouvrira une fenêtre «autorisation» qui vous permet d'ajouter des utilisateurs et de définir leur niveau d'autorisation. Sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez donner accès et définissez leur niveau d'autorisation pour «Modifier».

Étape 5: Enregistrez les modifications

Une fois que vous avez terminé la définition des autorisations, cliquez sur le bouton «Enregistrer» en bas de la fenêtre «Autorisations». Cela sauvera les modifications que vous avez apportées et accordera aux utilisateurs à accéder au fichier Excel.

Étape 6: informer les utilisateurs

Une fois les autorisations définies, vous devrez informer les utilisateurs qu'ils ont désormais accès au fichier Excel. Cela peut être fait en leur envoyant un e-mail ou une notification via le site SharePoint.

Étape 7: Surveillez l'accès au fichier

Une fois que les utilisateurs ont obtenu l'accès au fichier Excel, il est important de surveiller leur accès. Cela peut être fait en utilisant l'onglet «Activité» situé sur le côté gauche de la page. Cela vous donnera un rapport détaillé de qui a accédé au fichier et quand.

Étape 8: révoquez l'accès au fichier

Si vous devez révoquer l'accès au fichier, vous pouvez le faire en vous rendant à la fenêtre «Autorisations» et en sélectionnant les utilisateurs dont vous souhaitez révoquer l'accès. Ensuite, cliquez sur le bouton «Supprimer l'utilisateur» situé en bas de la fenêtre. Cela révoquera l'accès au fichier pour les utilisateurs sélectionnés.

Étape 9: Supprimer le fichier

Si vous n'avez plus besoin du fichier Excel, vous pouvez le supprimer en sélectionnant le bouton «Supprimer» situé en haut de la page. Cela supprimera le fichier du site SharePoint.

Étape 10: Monitor Utilisation du fichier

Il est important de surveiller comment le fichier Excel est utilisé. Cela peut être fait en utilisant l'onglet «Utilisation» situé sur le côté gauche de la page. Cela vous donnera un rapport détaillé de qui utilise le fichier et comment il est utilisé.

FAQ connexe

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme collaborative basée sur le Web développée par Microsoft qui est utilisée pour gérer et stocker des documents et des données. Il fournit un référentiel central sécurisé pour stocker et partager des fichiers, permettant aux utilisateurs de collaborer sur des projets avec des collègues à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. SharePoint fournit également des capacités d'automatisation du flux de travail, permettant aux utilisateurs de créer des processus personnalisés pour gérer les tâches et les documents.

Comment donner accès à un fichier Excel dans SharePoint?

Donner accès à un fichier Excel dans SharePoint nécessite deux étapes. Tout d'abord, le fichier doit être téléchargé sur le site SharePoint. Cela peut être fait en cliquant sur l'onglet «Fichiers», puis en sélectionnant l'option «Télécharger le document». Une fois le fichier téléchargé avec succès, la deuxième étape consiste à attribuer des autorisations au fichier. Cela peut être fait en cliquant sur le fichier et en sélectionnant l'option «Partage» dans l'onglet «Fichiers». De là, les utilisateurs peuvent être ajoutés au fichier et leurs autorisations peuvent être définies.

Quels sont les différents niveaux d'autorisation qui peuvent être définis pour un fichier Excel dans SharePoint?

Il existe plusieurs niveaux d'autorisation qui peuvent être définis pour un fichier Excel dans SharePoint. Ces niveaux incluent «lire uniquement», «éditer», «contribuer» et «contrôle complet». «Lire uniquement» accorde l'accès de l'utilisateur pour afficher le fichier, mais pas pour apporter des modifications à cela. «Edit» permet à l'utilisateur d'apporter des modifications au fichier, mais pas de le supprimer. «Contribuer» accorde à l'utilisateur la possibilité d'apporter des modifications au fichier et de le supprimer. «Contrôle complet» accorde à l'utilisateur la possibilité d'apporter des modifications au fichier, de le supprimer et d'ajouter et de supprimer d'autres utilisateurs du fichier.

Quels sont les avantages de l'utilisation de SharePoint pour stocker et accéder à un fichier Excel?

L'utilisation de SharePoint pour stocker et accéder à un fichier Excel présente plusieurs avantages. Tout d'abord, il fournit un référentiel central sécurisé pour stocker et partager des fichiers, permettant aux utilisateurs de collaborer sur des projets avec des collègues à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation. De plus, SharePoint fournit des capacités d'automatisation du flux de travail, permettant aux utilisateurs de créer des processus personnalisés pour gérer les tâches et les documents. Enfin, SharePoint offre un moyen facile de partager des fichiers avec des collègues, permettant aux utilisateurs de partager rapidement et en toute sécurité des fichiers avec des collègues dans différents départements ou emplacements.

Comment puis-je m'assurer que mes fichiers Excel stockés dans SharePoint restent sécurisés?

Afin de s'assurer que les fichiers Excel stockés dans SharePoint restent sécurisés, les utilisateurs doivent s'assurer que les autorisations appropriées sont attribuées au fichier. Lorsque vous attribuez des autorisations, il est important de ne donner accès qu'aux personnes qui en ont besoin et d'attribuer le niveau d'autorisation approprié (par exemple «lire uniquement», «modifier», etc.) à chaque individu. De plus, les utilisateurs doivent s'assurer que le fichier est régulièrement mis à jour avec la dernière version et que les anciennes versions sont supprimées ou archivées. Enfin, les utilisateurs doivent être conscients des autres mesures de sécurité qu'ils peuvent prendre, comme l'activation de l'authentification à deux facteurs ou l'activation du cryptage.

Accès au fichier Excel dans SharePoint sans autorisation

En conclusion, il est facile de donner accès à un fichier Excel dans SharePoint. Tout ce que vous avez à faire est de créer un dossier dans le site SharePoint, de télécharger le fichier Excel dans le dossier, puis de définir les autorisations appropriées pour le fichier. En quelques clics, vous pouvez créer un environnement sécurisé pour les utilisateurs pour accéder au fichier et s'assurer que seules les personnes correctes y ont accès. En suivant ces étapes, vous pouvez donner rapidement et facilement accès à un fichier Excel dans SharePoint.