Comment donner aux utilisateurs externes l'accès à SharePoint?

Vous recherchez un moyen facile de fournir aux utilisateurs externes un accès à SharePoint de votre organisation? Avec les bonnes stratégies et techniques, vous pouvez donner aux utilisateurs externes l'accès à SharePoint sans compromettre la sécurité de votre organisation. Dans cet article, nous vous montrerons comment donner aux utilisateurs externes l'accès à SharePoint de manière efficace et sécurisée. De la compréhension des différents niveaux de droits d'accès à la création de politiques de partage externes, nous vous fournirons le savoir-faire pour garantir que l'accès externe à SharePoint est géré correctement.

Comment donner aux utilisateurs externes l'accès à SharePoint?

Avez-vous des utilisateurs externes qui ont besoin d'accéder à un site SharePoint? Vous pouvez gérer les utilisateurs externes dans SharePoint de différentes manières. Dans cet article, nous couvrirons les bases de la façon de donner aux utilisateurs externes l'accès à vos sites SharePoint. Lisez la suite pour en savoir plus.

Étape 1: Décidez qui a besoin d'accès

La première étape pour donner aux utilisateurs externes l'accès à SharePoint consiste à décider qui a besoin d'accès et pourquoi. Assurez-vous que tous les utilisateurs externes ont un besoin légitime d'accès au site SharePoint. S'il y a des doutes, il est préférable de se tromper du côté de la prudence et de ne pas accorder un accès.

Lorsque vous décidez de qui a besoin d'accès, considérez la quantité d'accès que chaque utilisateur devrait avoir. Par exemple, un fournisseur peut avoir besoin d'un accès en lecture seule, tandis qu'un partenaire peut avoir besoin de modifier ou de contribuer un accès. Déterminez le niveau d'accès dont chaque utilisateur a besoin et le documenter.

Étape 2: Créez des comptes Microsoft 365

L'étape suivante consiste à créer des comptes Microsoft 365 pour les utilisateurs externes. Cela peut être fait dans le centre d'administration Microsoft 365. Cliquez sur l'onglet «Utilisateurs», puis cliquez sur «Ajouter un utilisateur». Entrez les informations de l'utilisateur, y compris leur nom, son adresse e-mail et son mot de passe, et cliquez sur «Ajouter».

Une fois l'utilisateur créé, attribuez-leur la licence appropriée. Cela leur donnera accès aux services dont ils auront besoin. Par exemple, s'ils accéderont à SharePoint, assurez-vous qu'ils ont la licence SharePoint appropriée.

Étape 3: attribuer des autorisations

Une fois que les utilisateurs ont été configurés dans Microsoft 365, vous pouvez leur attribuer des autorisations dans SharePoint. Cela peut être fait via le Centre d'administration SharePoint. Cliquez sur l'onglet «Utilisateurs», puis cliquez sur «Ajouter un utilisateur». Entrez les informations de l'utilisateur, y compris leur nom, son adresse e-mail et le niveau d'autorisation qu'ils devraient avoir.

Si vous devez attribuer des autorisations spécifiques à un groupe d'utilisateurs, vous pouvez créer un groupe SharePoint et y ajouter les utilisateurs. Vous pouvez ensuite attribuer des autorisations au groupe plutôt qu'aux utilisateurs individuels. Cela facilite la gestion des autorisations pour un grand nombre d'utilisateurs.

Étape 4: Configurer le partage externe

L'étape suivante consiste à configurer le partage externe dans SharePoint. Cela peut être fait via le Centre d'administration SharePoint. Cliquez sur l'onglet «Paramètres», puis cliquez sur «Partage externe». Ici, vous pouvez configurer comment les utilisateurs externes peuvent accéder à vos sites SharePoint. Vous pouvez également configurer des paramètres pour des sites spécifiques et pour des utilisateurs spécifiques.

Une fois le partage externe configuré, les utilisateurs pourront accéder aux sites SharePoint que vous avez configurés. Vous pouvez également utiliser le partage externe pour partager des documents ou des dossiers spécifiques avec des utilisateurs externes.

Étape 5: Surveiller l'utilisation

Une fois que vous avez donné à des utilisateurs externes l'accès à SharePoint, il est important de surveiller leur utilisation. Cela peut être fait via le Centre d'administration SharePoint. Cliquez sur l'onglet «Utilisation», puis cliquez sur «Rapports d'utilisation». Ici, vous pouvez afficher les rapports sur la façon dont les utilisateurs externes utilisent vos sites SharePoint.

Vous pouvez également utiliser le journal d'audit dans SharePoint pour afficher des informations détaillées sur l'activité utilisateur. Le journal d'audit vous montrera quels utilisateurs accéderont sur quels sites et quels documents et listes ils accèdent. Cela peut vous aider à identifier tout problème de sécurité potentiel.

Étape 6: Gérer l'accès

Une fois que vous avez donné à des utilisateurs externes l'accès à SharePoint, il est important de gérer leur accès. Cela peut être fait via le Centre d'administration SharePoint. Cliquez sur l'onglet «Utilisateurs», puis cliquez sur «Gérer l'accès». Ici, vous pouvez voir quels utilisateurs ont accès aux sites et quels niveaux d'autorisation ils ont.

Vous pouvez également utiliser la page «Gérer l'accès» pour révoquer l'accès pour les utilisateurs qui n'en ont plus besoin. Vous pouvez également utiliser la page pour attribuer différents niveaux d'autorisation aux utilisateurs, selon les besoins.

Étape 7: Mettre en place des politiques de sécurité

La dernière étape pour donner aux utilisateurs externes l'accès à SharePoint consiste à mettre en place des politiques de sécurité. Cela peut être fait via le Centre d'administration SharePoint. Cliquez sur l'onglet «Paramètres», puis cliquez sur «Politiques de sécurité». Ici, vous pouvez configurer des paramètres tels que les stratégies de mot de passe, le contrôle d'accès et les politiques de collecte de sites.

Une fois que vous avez configuré les politiques de sécurité, les utilisateurs externes pourront accéder aux sites SharePoint, mais uniquement avec les autorisations et les paramètres de sécurité appropriés.

Conclusion

Donner aux utilisateurs externes l'accès à SharePoint est un processus simple. Avec les étapes décrites dans cet article, vous pouvez facilement gérer les utilisateurs externes dans SharePoint. En créant des comptes Microsoft 365, en attribuant des autorisations, en configurant le partage externe, la surveillance de l'utilisation, la gestion de l'accès et la mise en place de politiques de sécurité, vous pouvez vous assurer que les utilisateurs externes peuvent accéder à vos sites SharePoint en toute sécurité et en toute sécurité.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration et de gestion de documents basée sur le Web de Microsoft. Il est conçu pour aider les organisations à stocker, à partager et à gérer des documents, du contenu et des informations. Il peut être utilisé pour les sites Web, les intranets et les systèmes de gestion de contenu, et est un outil puissant pour gérer et partager des informations, à la fois en interne et en externe.

Comment les utilisateurs externes peuvent-ils accéder à SharePoint?

Les utilisateurs externes peuvent accéder à SharePoint de plusieurs façons. La méthode la plus courante consiste à les ajouter en tant qu'utilisateur externe à un site SharePoint existant. Cela leur donnera accès au même contenu et documents que les utilisateurs internes. Ils peuvent également avoir accès à une liste ou une bibliothèque spécifique. De plus, ils peuvent également être invités à un site spécifique ou à collaborer sur un document spécifique.

Quels sont les avantages de donner aux utilisateurs externes l'accès à SharePoint?

Donner à SharePoint l'accès aux utilisateurs externes peut offrir un certain nombre d'avantages. Il peut aider à réduire le temps et les efforts consacrés aux processus manuels. Il peut également augmenter l'efficacité de la collaboration en donnant à toutes les parties l'accès aux mêmes documents et contenus. De plus, il peut aider à améliorer la communication entre les parties prenantes internes et externes, et il peut aider à garantir que l'organisation est conforme aux réglementations de protection des données.

Quelles mesures de sécurité doivent être prises lors de l'accès des utilisateurs externes à SharePoint?

Lorsque vous donnez aux utilisateurs externes l'accès à SharePoint, il est important de s'assurer que les mesures de sécurité appropriées sont prises. Cela comprend la configuration d'un système d'authentification pour vérifier l'identité de l'utilisateur externe et s'assurer que seules les autorisations nécessaires sont accordées. Il est également important de s'assurer que le système est régulièrement surveillé pour toute activité suspecte et que toutes les données partagées sont cryptées pour la protéger contre l'accès non autorisé.

Comment gérer et surveiller les utilisateurs externes?

Les utilisateurs externes peuvent être gérés et surveillés en configurant les listes de contrôle d'accès pour limiter ce à quoi l'utilisateur externe peut accéder. Il est également important de surveiller leur activité pour s'assurer qu'ils n'accèdent pas au contenu ou aux documents qu'ils ne devraient pas être. De plus, il est important de revoir régulièrement leurs autorisations et de les mettre à jour au besoin. Enfin, il est important d'examiner régulièrement les paramètres de sécurité pour s'assurer que le système est sécurisé et que toutes les données sont correctement protégées.

En conclusion, donner aux utilisateurs externes l'accès à SharePoint est un excellent moyen d'assurer une collaboration sécurisée et de garantir que toutes les parties prenantes concernées peuvent facilement accéder aux données dont ils ont besoin. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez vous assurer que vous fournissez aux utilisateurs externes la possibilité d'accéder aux données stockées en toute sécurité dans votre environnement SharePoint. Avec les bonnes autorisations et le contrôle d'accès en place, vous pouvez vous assurer que vos utilisateurs externes peuvent travailler en toute sécurité et pratiquement avec vos données.