Comment enregistrer le courrier électronique Outlook à SharePoint?

Si vous avez du mal à enregistrer vos e-mails Outlook à SharePoint, ne vous inquiétez pas; Vous n'êtes pas seul. Beaucoup de gens ont du mal avec ce problème, mais la bonne nouvelle est que c'est relativement facile à faire avec les bons outils. Dans cet article, nous allons voir comment enregistrer les e-mails Outlook à SharePoint rapidement et facilement, afin que vous puissiez continuer votre travail.

Comment enregistrer le courrier électronique Outlook à SharePoint

Enregistrer le courrier électronique Outlook à SharePoint est un excellent moyen de stocker et d'accéder aux e-mails importants de n'importe où. Il vous permet d'organiser, de collaborer et de partager facilement les e-mails avec le reste de l'organisation. Dans cet article, nous vous montrerons comment enregistrer le courrier électronique Outlook à SharePoint.

Étape 1: Configurer SharePoint

Avant de pouvoir enregistrer le courrier électronique Outlook à SharePoint, vous devrez configurer un compte. Si vous utilisez Office 365, vous pouvez accéder à SharePoint en vous connectant au portail Office 365. Une fois que vous avez connecté, vous pourrez créer un nouveau site SharePoint et le configurer à vos besoins.

Une fois que vous avez configuré votre site SharePoint, vous devrez vous assurer que tout le monde dans l'organisation y a accès. Vous pouvez le faire en configurant un groupe SharePoint et en y ajoutant tous les utilisateurs concernés. Cela garantira que tout le monde a accès au même contenu.

Étape 2: Ajoutez le complément SharePoint à Outlook

Une fois que vous avez configuré votre site SharePoint et ajouté les utilisateurs concernés, vous devrez ajouter le complément SharePoint à Outlook. Pour ce faire, ouvrez l'application Outlook et accédez à l'onglet «Store». À partir de là, recherchez le complément «SharePoint» et cliquez sur «Ajouter». Une fois le complément installé, vous pourrez y accéder à partir de l'onglet «Accueil».

Une fois le complément SharePoint installé, vous pourrez enregistrer les e-mails Outlook sur votre site SharePoint. Pour ce faire, ouvrez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer et cliquez sur le bouton «SharePoint» dans le ruban. Cela ouvrira la fenêtre «Enregistrer à SharePoint», où vous pouvez sélectionner le dossier pour enregistrer l'e-mail.

Étape 3: sélectionnez un dossier

Une fois que vous avez ouvert la fenêtre "Enregistrer à SharePoint", vous devrez sélectionner le dossier pour enregistrer l'e-mail. Vous pouvez sélectionner un dossier existant ou en créer un nouveau. Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton «nouveau dossier» et entrez un nom pour le dossier.

Une fois que vous avez sélectionné le dossier, cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer l'e-mail sur SharePoint. L'e-mail sera désormais disponible pour tout le monde dans le groupe SharePoint. Vous pouvez accéder à l'e-mail à partir du dossier auquel vous l'avez enregistré.

Étape 4: Partagez l'e-mail

Une fois que vous avez enregistré l'e-mail à SharePoint, vous pouvez le partager avec le reste de l'organisation. Pour ce faire, ouvrez le dossier auquel vous avez enregistré l'e-mail et cliquez sur le bouton «Partager». Cela ouvrira la fenêtre «Partager», où vous pouvez saisir les noms des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l'e-mail.

Une fois que vous avez entré les noms des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l'e-mail, cliquez sur le bouton «Partager» pour leur envoyer un e-mail avec un lien vers le dossier partagé. Ils pourront ensuite accéder au dossier et à l'e-mail que vous avez enregistré.

Étape 5: Gérer l'e-mail

Une fois que vous avez partagé l'e-mail avec les personnes concernées, vous pouvez le gérer à partir du site SharePoint. Pour ce faire, ouvrez le dossier auquel vous avez enregistré l'e-mail et cliquez sur le bouton «Gérer». Cela ouvrira la fenêtre «Gérer», où vous pouvez afficher la liste des personnes qui ont accès au dossier et à l'e-mail.

De là, vous pouvez ajouter ou supprimer des personnes de la liste, ainsi que créer de nouveaux dossiers et déplacer l'e-mail vers d'autres dossiers. Vous pouvez également supprimer l'e-mail du dossier ou du site de SharePoint entier, si vous n'en avez plus besoin.

Étape 6: Sync Outlook et SharePoint

Une fois que vous avez enregistré l'e-mail à SharePoint, vous pouvez synchroniser Outlook et SharePoint pour vous assurer que les derniers e-mails sont toujours disponibles. Pour ce faire, ouvrez l'application Outlook et accédez à l'onglet «Paramètres». Dans la section «Sync», cliquez sur le bouton «Sync Now» pour démarrer le processus de synchronisation.

Une fois le processus de synchronisation terminé, les derniers e-mails seront disponibles dans Outlook et SharePoint. Cela garantira que tout le monde dans l'organisation a accès aux derniers e-mails, quelle que soit l'application qu'ils utilisent.

Étape 7: sauvegarder les e-mails

Il est important de sauvegarder vos e-mails au cas où quelque chose se produirait sur le site SharePoint. Pour ce faire, ouvrez l'application Outlook et accédez à l'onglet «Fichier». À partir d'ici, sélectionnez l'option «sauvegarder» et choisissez un emplacement pour enregistrer le fichier de sauvegarde.

Une fois le fichier de sauvegarde créé, vous pouvez le stocker dans un endroit sûr ou le télécharger sur un service de stockage cloud pour une protection supplémentaire. Cela garantira que vos e-mails sont sûrs, même si quelque chose arrive au site SharePoint.

Étape 8: Planifiez les sauvegardes

Pour vous assurer que vos e-mails sont toujours sauvegardés, vous pouvez planifier des sauvegardes régulières. Pour ce faire, ouvrez l'application Outlook et accédez à l'onglet «Paramètres». Dans la section «Sauvegarde», cliquez sur le bouton «Planifier» pour configurer un calendrier de sauvegarde ordinaire.

Une fois que vous avez configuré le calendrier de sauvegarde, vos e-mails seront sauvegardés automatiquement. Cela garantira que vos e-mails sont toujours protégés, même si vous oubliez de les sauvegarder manuellement.

Étape 9: Surveillez le site SharePoint

Une fois que vous avez enregistré vos e-mails à SharePoint, il est important de garder un œil sur le site. Pour ce faire, ouvrez le site SharePoint et accédez à l'onglet «Activité». Ici, vous pouvez voir l'activité sur le site, y compris toutes les modifications qui ont été apportées et qui les ont fabriquées.

Cela vous permettra de suivre les modifications apportées au site, ainsi que sur tous les e-mails qui ont été ajoutés ou supprimés. Cela vous aidera à vous assurer que le site est toujours à jour.

Étape 10: Archiver les e-mails

Enfin, vous pouvez archiver les e-mails pour garder votre site SharePoint organisé et réduire l'encombrement. Pour ce faire, ouvrez l'application Outlook et accédez à l'onglet «Fichier». À partir d'ici, sélectionnez l'option «Archive» et choisissez les e-mails que vous souhaitez archiver. Une fois que vous avez sélectionné les e-mails, cliquez sur le bouton "Archive" pour les déplacer dans le dossier Archive.

Les e-mails d'archivage sont un excellent moyen de garder votre site SharePoint organisé et de réduire l'encombrement. Cela vous aidera également à vous assurer que tous les membres de l'organisation ont accès aux e-mails les plus importants.

FAQ connexe

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration Web de Microsoft qui est utilisée pour partager des documents et des informations entre les personnes au sein d'une organisation. Il fournit un ensemble intégré d'outils et d'applications, tels que les bibliothèques et les listes de documents, pour aider les organisations à stocker, à organiser, suivre et gérer des documents et des informations. Il fournit également des fonctionnalités de workflow et de collaboration, telles que les sites d'équipe et les wikis, pour aider à améliorer la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe.

Comment puis-je enregistrer les e-mails Outlook à SharePoint?

Pour enregistrer les e-mails Outlook à SharePoint, vous devrez connecter votre compte Outlook à votre site SharePoint. Une fois connecté, vous pouvez faire glisser et déposer des e-mails ou des pièces jointes à partir d'Outlook directement dans votre bibliothèque de documents SharePoint. Vous pouvez également enregistrer des e-mails ou des pièces jointes individuelles sur SharePoint à l'aide de l'option Enregistrer comme. Cette option peut être trouvée dans l'onglet Fichier du ruban Outlook. Vous pouvez également enregistrer un dossier de messagerie entier sur SharePoint en utilisant l'option Déplacer vers vers. Cette option peut être trouvée dans l'onglet Home du ruban Outlook.

Comment puis-je m'assurer que mes e-mails Outlook sont sauvegardés à SharePoint?

Pour vous assurer que vos e-mails Outlook sont sauvegardés à SharePoint, vous devrez configurer une bibliothèque ou une liste dans SharePoint pour stocker vos e-mails. Une fois la bibliothèque ou la liste configurée, vous pouvez utiliser le glisser-déposer ou l'enregistrer sous forme de fonctionnalité pour enregistrer les e-mails et les pièces jointes à la bibliothèque ou à la liste. De plus, vous pouvez utiliser le mouvement pour enregistrer des dossiers de messagerie entiers dans la bibliothèque ou la liste. Il est important de noter que vous devrez déplacer manuellement les e-mails vers SharePoint afin de les sauvegarder.

Quels sont les avantages de la sauvegarde des e-mails Outlook à SharePoint?

Enregistrer les e-mails d'Outlook à SharePoint présente un certain nombre d'avantages. En stockant des e-mails et des pièces jointes dans SharePoint, vous pouvez vous assurer que les documents sont sécurisés et accessibles de n'importe où. De plus, SharePoint peut fournir des fonctionnalités supplémentaires, telles que le contrôle des versions et l'automatisation du flux de travail, ce qui peut aider à améliorer la collaboration et l'efficacité. Enfin, SharePoint peut fournir un moyen plus facile de rechercher et d'organiser les e-mails, ce qui facilite la localisation des e-mails rapidement.

Dois-je installer un logiciel pour enregistrer les e-mails Outlook à SharePoint?

Non, vous n'avez pas besoin d'installer de logiciel supplémentaire pour enregistrer les e-mails Outlook à SharePoint. Tout ce que vous avez à faire est de connecter votre compte Outlook à votre site SharePoint à l'aide de la fonction «Connecter à Outlook». Une fois connecté, vous pouvez utiliser le glisser-déposer ou enregistrer en tant que fonctionnalité pour enregistrer les e-mails et les pièces jointes sur SharePoint. De plus, vous pouvez utiliser le mouvement pour enregistrer des dossiers de messagerie entiers sur SharePoint.

En conclusion, enregistrer les e-mails d'Outlook à SharePoint est un moyen facile et efficace de stocker et d'organiser vos e-mails. Cela peut être fait en téléchargeant les e-mails sur votre ordinateur, puis en les téléchargeant sur SharePoint, ou en utilisant un complément tiers qui synchronisera directement vos e-mails Outlook à SharePoint. Quelle que soit la voie que vous empruntez, vous pouvez être sûr que vos e-mails Outlook sont stockés en toute sécurité dans SharePoint et facilement accessibles chaque fois que vous en avez besoin.