Comment enregistrer les modèles de messagerie dans Outlook?

Utilisez-vous Outlook pour envoyer des e-mails et cherchez un moyen de gagner du temps? Si c'est le cas, vous êtes venu au bon endroit. Dans cet article, nous vous montrerons comment enregistrer des modèles de messagerie dans Outlook afin que vous puissiez envoyer rapidement des e-mails sans avoir à les écrire à chaque fois. Nous expliquerons en détail le processus étape par étape et fournirons des conseils utiles pour maximiser votre efficacité. Alors, commençons!

Comment créer et enregistrer des modèles de messagerie dans Outlook

La création et l'enregistrement de modèles de messagerie dans Outlook peuvent aider à gagner du temps et faciliter la réponse aux demandes courantes. Les modèles de messagerie peuvent être créés à partir de zéro ou à partir de messages existants. Ce guide expliquera les étapes pour créer et enregistrer un modèle de messagerie dans Outlook.

Créer un modèle de messagerie à partir de zéro

Pour créer un modèle de messagerie à partir de zéro, ouvrez une nouvelle fenêtre de message dans Outlook. Dans la nouvelle fenêtre de message, cliquez sur l'onglet «Fichier» et sélectionnez «Enregistrer sous». Sélectionnez «Outlook Modèle» dans le menu déroulant «Enregistrer sous le type». Donnez un nom au modèle et cliquez sur «Enregistrer». Le modèle sera enregistré dans le dossier «Mes modèles».

Dans la nouvelle fenêtre de message, commencez à écrire le modèle de messagerie. Incluez tout formatage ou images applicable au besoin. Une fois terminé, cliquez sur l'onglet «Fichier» et sélectionnez «Fermer». Le modèle sera désormais disponible dans le dossier «Mes modèles».

Créer un modèle de messagerie à partir d'un message existant

Pour créer un modèle de messagerie à partir d'un message existant, ouvrez le message dans Outlook. Cliquez sur l'onglet «Fichier» et sélectionnez «Enregistrer sous». Sélectionnez «Outlook Modèle» dans le menu déroulant «Enregistrer sous le type». Donnez un nom au modèle et cliquez sur «Enregistrer». Le modèle sera enregistré dans le dossier «Mes modèles».

Si nécessaire, le modèle de messagerie peut être modifié. Pour ce faire, ouvrez le modèle du dossier «Mes modèles». Faites toutes les modifications souhaitées et cliquez sur l'onglet «Fichier» et sélectionnez «Enregistrer». Le modèle mis à jour sera enregistré dans le dossier «Mes modèles».

Utilisez un modèle de messagerie

Pour utiliser un modèle de messagerie, ouvrez une nouvelle fenêtre de message dans Outlook. Cliquez sur l'onglet «Fichier» et sélectionnez «Ouvrir». Sélectionnez «Choisissez parmi mes modèles» dans le menu déroulant «Ouvrir». Sélectionnez le modèle souhaité dans la liste, cliquez sur «Ouvrir» et le modèle s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre de message.

Le modèle peut ensuite être modifié au besoin. Une fois terminé, cliquez sur l'onglet «Fichier» et sélectionnez «Envoyer». Entrez les informations du destinataire et cliquez sur «Envoyer». L'e-mail sera envoyé à l'aide du modèle.

Gérer les modèles de messagerie

Pour gérer les modèles de messagerie, ouvrez le dossier «Mes modèles». Ici, les modèles existants peuvent être modifiés, supprimés ou partagés. Pour modifier un modèle, double-cliquez-le pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre de message. Faites toutes les modifications souhaitées et cliquez sur l'onglet «Fichier» et sélectionnez «Enregistrer». Pour supprimer un modèle, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton «Supprimer». Pour partager un modèle, sélectionnez-le, cliquez sur le bouton «Partage» et suivez les instructions à l'écran.

Conseils pour créer et utiliser des modèles de messagerie

Créer des lignes d'objet claires

Lors de la création d'un modèle de messagerie, il est important de créer une ligne d'objet claire qui reflète avec précision le contenu de l'e-mail. Cela permettra au destinataire d'identifier rapidement le contenu de l'e-mail et de répondre en conséquence.

Inclure les espaces réservés

L'ajout d'espaces réservés à un modèle de messagerie peut faciliter la personnalisation de l'e-mail pour chaque destinataire. Les espaces réservés peuvent inclure le nom du destinataire, la date ou d'autres informations pertinentes qui peuvent changer en fonction de l'e-mail envoyée.

Créer plusieurs modèles

La création de plusieurs modèles peut aider à gagner du temps lors de la réponse aux demandes courantes. Avoir un modèle pour chaque type d'enquête facilitera la réponse rapide et avec précision à chacun.

Testez le modèle

Avant d'envoyer un modèle de messagerie, il est important de le tester pour s'assurer qu'il fonctionne correctement. L'envoi d'un e-mail de test peut vous aider à s'assurer que les espaces réservés fonctionnent correctement et que tout le formatage est correct.

Questions fréquemment posées

Question 1: Qu'est-ce qu'un modèle de messagerie Outlook?

Un modèle de messagerie Outlook est un message électronique pré-fait qui peut être utilisé comme modèle pour créer de nouveaux e-mails. Il comprend le formatage prédéfini, le texte et la mise en page, ce qui rend plus facile et plus rapide de composer des messages. Les modèles de messagerie peuvent être utilisés pour envoyer des messages similaires à plusieurs personnes, telles que les newsletters, les e-mails promotionnels ou les salutations de vacances.

Question 2: Quels sont les avantages de l'utilisation de modèles de messagerie Outlook?

L'utilisation de modèles d'e-mail Outlook fait gagner du temps, car le modèle peut être utilisé comme modèle pour créer rapidement de nouveaux e-mails. Il garantit également la cohérence, car tous les e-mails utilisant le même modèle auront le même format, texte et mise en page. Enfin, les modèles d'e-mail Outlook peuvent être personnalisés avec des informations spécifiques au destinataire, telles que des noms ou des adresses, ce qui facilite l'envoi de messages personnalisés.

Question 3: Comment créer un modèle de messagerie Outlook?

La création d'un modèle d'e-mail Outlook est facile. Tout d'abord, créez un nouveau message et formatez-le comme souhaité. Ensuite, entrez le texte du modèle et enregistrez-le en tant que fichier avec une extension .oft. Enfin, accédez à l'onglet Fichier et sélectionnez Enregistrer en tant que modèle Outlook pour enregistrer le modèle pour une utilisation future.

Question 4: Comment puis-je accéder aux modèles de messagerie enregistrés dans Outlook?

Les modèles d'e-mail enregistrés Outlook sont stockés dans le dossier Outlook Modèle. Pour accéder au dossier, accédez à l'onglet Home et sélectionnez un nouvel e-mail. Dans la nouvelle fenêtre de message, sélectionnez le menu déroulant à côté du nouveau bouton et choisissez le formulaire. Ensuite, dans la fenêtre Choisissez le formulaire, sélectionnez les modèles d'utilisateur dans le système de fichiers et choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser.

Question 5: Comment insérer des informations dans un modèle de messagerie Outlook?

Une fois que vous avez sélectionné le modèle de messagerie Outlook que vous souhaitez utiliser, vous pouvez insérer des informations spécifiques au destinataire dans le modèle. Pour ce faire, utilisez la commande insert Merge Field. Cette commande insérera un espace réservé dans le modèle qui sera remplacé par les informations appropriées lorsque le message sera envoyé.

Question 6: Comment envoyer un modèle de messagerie Outlook?

Une fois que vous avez créé et personnalisé un modèle de messagerie Outlook, vous pouvez l'envoyer en sélectionnant le bouton Envoyer dans la fenêtre du message. Si vous souhaitez enregistrer le message en tant que brouillon, sélectionnez le bouton Enregistrer. Vous pouvez également enregistrer le message en tant que modèle Outlook en sélectionnant l'onglet Fichier et en choisissant Enregistrer AS. Sélectionnez le modèle Outlook pour enregistrer le modèle pour une utilisation future.

Comment enregistrer un modèle de messagerie dans Outlook | Modèles de messagerie Outlook Office 365

La possibilité d'enregistrer des modèles de messagerie dans Outlook peut vous faire gagner du temps et des efforts lors de l'envoi d'e-mails. Cela peut être d'une grande aide pour rationaliser votre flux de travail, vous permettant de vous concentrer sur d'autres tâches. Avec les étapes décrites dans cet article, vous pouvez facilement enregistrer et utiliser des modèles de messagerie dans Outlook sans tracas. Maintenant que vous savez comment enregistrer des modèles de messagerie dans Outlook, allez-y et commencez à créer des modèles dès aujourd'hui!