Comment envoyer la fusion de courrier d'Excel?

Si vous cherchez un moyen facile de créer des documents personnalisés à partir d'une grande liste de données dans Excel, vous serez heureux de savoir que la fusion de courrier est l'outil parfait pour ce travail. La fusion de courrier est un processus qui prend les données d'une feuille de calcul et l'inserte dans un document. Dans cet article, nous vous montrerons comment envoyer la fusion par courrier à partir d'Excel avec des instructions étape par étape. Nous vous guiderons tout au long du processus, de la mise en place de la feuille de calcul à la création d'un document final. À la fin de cet article, vous aurez maîtrisé le processus de fusion de courrier et aurez toutes les connaissances dont vous avez besoin pour créer des documents fusionnés par courrier avec facilité.

Message fusion à partir d'Excel - un guide étape par étape

La fusion de courrier est une technique puissante utilisée pour créer des documents personnalisés rapidement et efficacement. Il combine les données d'une feuille de calcul Excel avec le contenu d'un document Word, vous permettant de créer des documents personnalisés tels que des lettres, des e-mails et des étiquettes. Cet article vous guidera tout au long du processus de fusion de courrier à partir d'Excel.

La première étape du processus de fusion par courrier consiste à créer une feuille de calcul Excel contenant toutes les données que vous souhaitez inclure dans le document fusionné. Cela signifie que chaque colonne de la feuille de calcul doit contenir un type de données différent (par exemple, prénom, nom de famille, adresse, etc.). Une fois que vous avez créé la feuille de calcul, vous devrez l'enregistrer en tant que fichier .csv. Cela vous permettra d'importer les données dans Word.

Étape 1: Préparez les données dans Excel

La première étape consiste à préparer les données dans Excel. Cela implique d'organiser les données en colonnes, telles que le prénom, le nom de famille, l'adresse, etc. Une fois les données organisées, elles doivent être enregistrées en tant que fichier .csv. Cela vous permettra d'importer facilement les données dans Word.

Étape 2: Créez le document de fusion de courrier dans Word

L'étape suivante consiste à créer le document dans Word que vous souhaitez fusionner avec les données. Il peut s'agir d'une lettre, d'un e-mail ou d'un modèle d'étiquette. Une fois le document créé, vous devrez insérer les champs de fusion. Cela se fait en cliquant sur le bouton «Insérer le champ de fusion» dans l'onglet Mailings de Word.

Étape 3: Importez les données dans Word

Une fois le document de fusion du courrier configuré, vous devrez importer les données du fichier .csv. Cela se fait en cliquant sur le bouton «Sélectionnez les destinataires» dans l'onglet des envois de mot. Ici, vous pouvez sélectionner le fichier .csv que vous avez créé précédemment et les données seront importées dans le document.

Étape 4: Aperçu et fusionner les données

La dernière étape consiste à prévisualiser et à fusionner les données. Cela se fait en cliquant sur le bouton "Aperçu des résultats" dans l'onglet des envois de mots. Cela vous permettra de visualiser tous les enregistrements qui seront fusionnés dans le document. Une fois que vous êtes satisfait des résultats, vous pouvez cliquer sur le bouton «Terminer et fusionner» pour générer les documents fusionnés.

Étape 5: Enregistrer et imprimer les documents fusionnés

Une fois les documents générés, vous devrez les enregistrer et les imprimer. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton «Enregistrer» dans l'onglet des envois de mot. Cela sauvera tous les documents fusionnés dans un seul fichier. Vous pouvez ensuite imprimer les documents en cliquant sur le bouton «Imprimer» dans l'onglet des envois.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que la fusion du courrier?

Mail Merge est une fonctionnalité des produits Microsoft Office qui permet à un utilisateur de créer un document, tel qu'une lettre, un dépliant ou un formulaire, et de les fusionner avec des données d'une feuille de calcul Excel ou d'une autre source de données. Le résultat est un document personnalisé qui peut être imprimé, envoyé par e-mail ou enregistré en PDF. La fusion du courrier est particulièrement utile lorsque vous devez créer plusieurs documents avec la même mise en page mais un contenu différent.

Qu'est-ce qui est nécessaire pour utiliser la fusion du courrier?

Pour utiliser la fonction de fusion de courrier, vous devrez faire installer la suite Microsoft Office sur votre ordinateur. De plus, vous devrez avoir une source de données, comme une feuille de calcul Excel, qui contient les informations que vous souhaitez utiliser pour remplir votre document.

Comment configurer Mail Merge dans Excel?

Dans Excel, sélectionnez les données que vous souhaitez utiliser pour votre document de fusion de courrier. Ensuite, sélectionnez le bouton Mail Merge dans l'onglet Mailings du ruban. Cela ouvrira l'assistant Mail Merge, qui vous guidera tout au long du processus de configuration et de création de votre document.

Comment créer un document de fusion par courrier?

Une fois que vous avez configuré votre fusion de courrier dans Excel, vous pouvez créer votre document en sélectionnant le modèle souhaité dans l'assistant de fusion par courrier. Vous pourrez ensuite personnaliser le modèle en ajoutant du texte et des images, ainsi qu'en insérant des données à partir de votre source de données. Une fois que vous avez terminé votre document, vous pouvez l'enregistrer en tant que PDF, document Word ou autre type de fichier.

Quels sont les avantages de l'utilisation de la fusion de courrier?

L'utilisation de Mail Merge peut gagner du temps et de l'argent lors de la création de documents avec la même mise en page mais du contenu différent. Il peut également aider à garantir que tous les documents sont personnalisés et précis, car ils sont peuplés directement à partir de la source de données. De plus, la fusion du courrier peut être utilisée pour créer des documents en vrac, ce qui peut aider à gagner du temps et des efforts.

Y a-t-il des inconvénients à utiliser la fusion de courrier?

Le principal inconvénient de la fusion du courrier est qu'il peut prendre un certain temps pour configurer la source de données et que le courrier fusionne lui-même. De plus, si les données ne sont pas formatées correctement, cela peut entraîner des erreurs dans le document. Enfin, si les données de la source de données changent, il peut être difficile de tenir les documents à jour.

MAIL MELGE D'EXCEL à Microsoft Word

Envoyant la fusion d'Excel est un excellent moyen d'économiser du temps et des ressources lors de l'envoi d'un grand nombre de lettres ou de courriels. C'est un processus facile à configurer et peut rendre vos communications plus efficaces et efficaces. Avec les directives fournies dans cet article, vous devriez maintenant avoir les connaissances et la confiance nécessaires pour créer des fusions de courrier à partir d'Excel. Alors qu'attendez-vous? Commencez aujourd'hui et commencez à envoyer ces e-mails et lettres personnalisés.