Comment envoyer un e-mail au groupe SharePoint dans Microsoft Flow?

Si vous cherchez un moyen d'envoyer rapidement et facilement des e-mails aux groupes SharePoint, vous avez de la chance! Microsoft Flow est un outil puissant qui facilite la configuration des workflows et des tâches automatisés que vous pouvez utiliser pour envoyer des e-mails aux groupes SharePoint. Dans cet article, nous discuterons de la façon d'utiliser Microsoft Flow pour envoyer des e-mails aux groupes SharePoint. Nous couvrirons la configuration du flux, l'ajout des destinataires au flux et l'envoi des e-mails. Avec Microsoft Flow, vous pouvez facilement automatiser vos communications par e-mail et faire le travail rapidement et efficacement.

• Ouvrez Microsoft Flow et créez un nouveau flux.
• Sélectionnez le déclencheur «SharePoint-When Un élément est créé».
• Ajoutez l'action «Envoyer un e-mail» et remplissez le champ des destinataires par e-mail avec le groupe SharePoint.
• Donnez un titre au flux et cliquez sur Enregistrer.

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Comment envoyer un e-mail au groupe SharePoint dans Microsoft Flow?

Microsoft Flow vous permet de créer facilement des workflows et des tâches automatisés pour rationaliser vos processus métier. En utilisant le flux, vous pouvez créer un flux de travail pour envoyer un e-mail à un groupe SharePoint lorsque certaines conditions sont remplies. Cet article vous montrera comment envoyer un e-mail à un groupe SharePoint à l'aide de Microsoft Flow.

Étape 1: Créez un déclencheur de flux

La première étape de la création d'un flux pour envoyer un e-mail à un groupe SharePoint consiste à créer le déclencheur. Un déclencheur est un événement qui démarre le flux. Dans ce cas, le déclencheur peut être une soumission de formulaire, la création d'un élément dans SharePoint ou tout autre événement que vous souhaitez utiliser comme déclencheur du flux.

Pour créer le déclencheur, ouvrez le Flow Designer et cliquez sur le bouton «Créer un flux». Sur l'écran suivant, sélectionnez le déclencheur que vous souhaitez utiliser. Pour cet exemple, nous utiliserons une soumission de formulaire comme déclencheur.

Étape 2: Ajoutez une action SharePoint

Une fois le déclencheur configuré, l'étape suivante consiste à ajouter une action SharePoint. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «+ nouvelle étape» et sélectionnez l'action «SharePoint». Sur l'écran suivant, sélectionnez l'action «Envoyer un e-mail».

Sur cet écran, vous devrez saisir les détails du destinataire, tels que l'adresse e-mail, le nom et le nom du groupe SharePoint. Vous pouvez également ajouter des destinataires supplémentaires si nécessaire. Une fois les informations du destinataire entrées, cliquez sur le bouton «Ajouter» pour enregistrer l'action.

Étape 3: Ajouter un corps de message

L'étape suivante consiste à ajouter le corps du message. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «+ nouvelle étape» et sélectionnez l'action «Message Body». Sur l'écran suivant, entrez le corps du message dans la zone de texte. Vous pouvez également ajouter du contenu dynamique au corps du message si nécessaire.

Une fois le corps du message entré, cliquez sur le bouton «Ajouter» pour enregistrer l'action.

Étape 4: Ajoutez une action par e-mail d'envoi

La dernière étape consiste à ajouter une action par e-mail d'envoi. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «+ nouvelle étape» et sélectionnez l'action «Envoyer un e-mail». Sur l'écran suivant, entrez l'adresse e-mail du destinataire et le sujet du message. Vous pouvez également ajouter des destinataires supplémentaires si nécessaire.

Une fois l'adresse e-mail et le sujet entré, cliquez sur le bouton «Ajouter» pour enregistrer l'action.

Étape 5: Testez le flux

Une fois le flux créé, il est important de le tester pour s'assurer qu'il fonctionne correctement. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Tester». Cela exécutera le flux et vous permettra de voir si cela fonctionne correctement.

Si le flux fonctionne correctement, vous devriez voir l'e-mail envoyé au groupe SharePoint. S'il y a des erreurs, vous pouvez les dépanner dans l'onglet «Erreur» du Flow Designer.

Étape 6: Définissez le calendrier

Une fois le flux testé et fonctionné correctement, il est important de définir le calendrier pour le moment. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Planifier» du Flow Designer. Sur cet écran, vous pouvez sélectionner la fréquence à laquelle le flux fonctionnera, comme l'heure, quotidien, hebdomadaire ou mensuel.

Une fois le calendrier défini, le débit s'exécutera automatiquement en fonction du calendrier que vous définissez.

Étape 7: surveiller le flux

Une fois le flux configuré et en cours d'exécution, il est important de le surveiller pour s'assurer qu'il fonctionne correctement. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Moniteur» du Flow Designer. Sur cet écran, vous pouvez voir l'histoire de l'écoulement et toutes les erreurs qui auraient pu se produire.

Si des erreurs se produisent, vous pouvez les dépanner dans l'onglet «Erreur» du Flow Designer.

Étape 8: Partagez le flux

Une fois que le flux fonctionne correctement, vous voudrez peut-être le partager avec d'autres utilisateurs. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Partager» du Flow Designer. Sur cet écran, vous pouvez saisir les adresses e-mail des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le flux.

Une fois les utilisateurs ajoutés, ils pourront accéder au flux et apporter les modifications dont ils ont besoin.

Étape 9: Publiez le flux

Une fois que le flux fonctionne correctement et a été partagé avec les utilisateurs, l'étape suivante consiste à le publier. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Publier» dans le Flow Designer. Sur l'écran suivant, sélectionnez l'environnement vers lequel vous souhaitez publier le flux.

Une fois le flux publié, il sera disponible pour tous les utilisateurs de l'environnement.

Étape 10: surveiller et maintenir le flux

La dernière étape consiste à surveiller et à maintenir le flux. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Moniteur» du Flow Designer. Sur cet écran, vous pouvez voir l'histoire de l'écoulement et toutes les erreurs qui auraient pu se produire. Vous pouvez également apporter des modifications à l'écoulement au besoin.

Il est important de surveiller le flux et d'apporter les modifications au besoin pour s'assurer qu'elle fonctionne correctement.

FAQ connexe

Qu'est-ce qu'un flux Microsoft?

Microsoft Flow est un service basé sur le cloud de Microsoft qui permet aux utilisateurs de créer des workflows automatisés entre les applications et les services. Il permet aux utilisateurs d'intégrer des applications, des services et des données, ce qui leur permet d'automatiser les tâches. Avec Microsoft Flow, les utilisateurs peuvent créer des workflows automatisés pour recevoir des notifications, synchroniser les fichiers et collecter des données.

À l'aide de Microsoft Flow, les utilisateurs peuvent facilement créer des workflows qui peuvent les aider à gagner du temps et à automatiser les tâches. Par exemple, ils peuvent créer un workflow qui envoie un e-mail à un groupe SharePoint chaque fois qu'un nouvel élément est créé dans une liste.

Comment envoyer un e-mail au groupe SharePoint dans Microsoft Flow?

Pour envoyer un e-mail à un groupe SharePoint à l'aide de Microsoft Flow, vous devez utiliser l'action «Envoyer un e-mail». Cette action vous permet d'envoyer un e-mail à un ou plusieurs destinataires, y compris un groupe SharePoint. Vous pouvez configurer l'e-mail pour inclure un sujet, un corps et une pièce jointe.

Une fois que vous avez configuré l'e-mail, vous pouvez utiliser la section «Trigger» et «Condition» pour définir lorsque l'e-mail doit être envoyé. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un e-mail à un groupe SharePoint chaque fois qu'un nouvel élément est créé dans une liste, vous pouvez définir le déclencheur sur «Lorsqu'un nouvel élément est créé» et définir la condition sur «Si l'élément de liste est créé ". Cela garantira que l'e-mail est envoyé chaque fois qu'un nouvel élément est créé dans la liste.

Quel est l'avantage d'envoyer des e-mails aux groupes SharePoint?

Le principal avantage de l'envoi de courriels aux groupes SharePoint est qu'il vous permet de communiquer rapidement et facilement avec de grands groupes de personnes. Vous pouvez utiliser Microsoft Flow pour envoyer des e-mails à un groupe SharePoint, et les destinataires recevront l'e-mail dans leur boîte de réception. C'est un excellent moyen d'informer rapidement un grand groupe de personnes des mises à jour ou des changements importants.

De plus, l'envoi de courriels aux groupes SharePoint peut aider à réduire l'encombrement dans votre boîte de réception. Lorsque vous utilisez Microsoft Flow pour envoyer des e-mails à un groupe SharePoint, vous n'aurez plus à envoyer manuellement un e-mail à chaque destinataire individuel. Cela peut vous faire gagner du temps et vous aider à garantir que les messages importants sont livrés aux bonnes personnes.

Quelles sont les limites de l'envoi d'e-mails aux groupes SharePoint?

L'une des principales limites de l'envoi d'e-mails aux groupes SharePoint est que vous ne pouvez pas personnaliser l'e-mail pour chaque destinataire individuel. Lorsque vous envoyez un e-mail à un groupe SharePoint, l'e-mail sera envoyé à tous les membres du groupe à la fois. Cela signifie que vous ne pouvez pas inclure des informations personnalisées dans l'e-mail pour chaque destinataire individuel.

De plus, lorsque vous envoyez des e-mails aux groupes SharePoint, vous ne pouvez pas suivre les réponses individuelles ou mesurer l'efficacité de l'e-mail. Lorsque vous envoyez un e-mail à un groupe SharePoint, vous ne pouvez pas suivre qui a ouvert l'e-mail ou qui a cliqué sur les liens inclus dans l'e-mail. Cela signifie que vous ne pouvez pas mesurer l'efficacité de l'e-mail ou le taux de réponse.

Comment puis-je suivre l'efficacité des e-mails envoyés aux groupes SharePoint?

La meilleure façon de suivre l'efficacité des e-mails envoyés aux groupes SharePoint est d'utiliser Microsoft Flow Analytics. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de suivre le nombre d'e-mails envoyés, le nombre d'ouverture et combien de destinataires ont cliqué sur les liens inclus dans l'e-mail. Cela peut vous aider à mesurer l'efficacité de l'e-mail et à suivre le taux de réponse.

De plus, vous pouvez utiliser la fonction d'analyse pour suivre les réponses individuelles. Cela vous permet de voir qui a ouvert l'e-mail et qui a cliqué sur tous les liens. Cela peut vous aider à comprendre quels destinataires sont plus susceptibles de répondre à vos e-mails et lesquels peuvent avoir besoin de plus d'attention.

En conclusion, l'envoi de courriels à un groupe SharePoint dans Microsoft Flow est facile et simple. Avec l'aide de ce tutoriel, vous avez maintenant les connaissances nécessaires pour le faire. Tout ce que vous avez à faire est de saisir les informations nécessaires et de sélectionner la bonne action pour envoyer l'e-mail. N'oubliez pas de personnaliser l'e-mail pour vous assurer que tous les membres du groupe reçoivent les informations nécessaires. Avec Microsoft Flow, l'envoi d'e-mails à un groupe SharePoint n'a jamais été aussi simple.