Comment faire une fusion de courrier dans Outlook d'Excel?

Envoyant des lettres à plusieurs personnes peut être un processus long, mais avec Microsoft Outlook et Excel, vous pouvez facilement rationaliser le processus avec une fusion de courrier. Si vous vous demandez comment faire une fusion de courrier dans Outlook depuis Excel, ce guide vous guidera dans le processus étape par étape pour créer rapidement des e-mails personnalisés pour plusieurs contacts.

Comment utiliser Mail Merge dans Outlook d'Excel?

Mail Merge est une fonctionnalité avancée de Microsoft Outlook et Excel qui permet aux utilisateurs d'envoyer le même e-mail à plusieurs contacts dans Outlook à l'aide d'Excel. Cette fonctionnalité aide les utilisateurs à gagner du temps, car ils n'ont pas à composer manuellement un e-mail pour chaque destinataire. Dans cet article, nous discuterons de la façon de faire une fusion de courrier dans Outlook d'Excel.

Étape 1: Préparez la feuille de calcul Excel

La première étape pour effectuer une fusion de courrier d'Outlook et Excel est de préparer la feuille de calcul Excel. Cette feuille de calcul doit inclure les coordonnées des destinataires qui comprennent leur nom, leur adresse e-mail et d'autres détails pertinents. Assurez-vous que la feuille de calcul est organisée, car elle facilitera le processus. De plus, vous pouvez également inclure des champs personnalisés tels que le nom du destinataire ou le nom de l'entreprise, si nécessaire.

Étape 2: Démarrez la fusion du courrier dans Outlook

Une fois la feuille de calcul Excel prête, l'étape suivante consiste à démarrer la fusion du courrier dans Outlook. Pour ce faire, ouvrez l'application Outlook et sélectionnez l'onglet «envoi» dans le ruban. Cliquez ensuite sur le bouton «Démarrer la fusion du courrier» et sélectionnez l'option «Messages par e-mail». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre avec diverses options pour composer l'e-mail.

Étape 3: Insérez les informations du destinataire

Dans cette étape, vous devez insérer les informations du destinataire de la feuille de calcul Excel. Pour ce faire, cliquez sur l'option «Sélectionnez les destinataires» et sélectionnez l'option «Utiliser la liste existante». Ensuite, sélectionnez le fichier Excel et cliquez sur «Ouvrir». Cela ajoutera les coordonnées de tous les destinataires à la fenêtre. Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés tels que le nom du destinataire ou le nom de l'entreprise, si nécessaire.

Étape 4: Composez l'e-mail

Une fois les informations du destinataire ajoutées, l'étape suivante consiste à composer l'e-mail. Vous pouvez utiliser les différentes options de l'onglet «envoies» du ruban pour ajouter des images, des hyperliens et d'autres éléments à l'e-mail. De plus, vous pouvez également ajouter des champs personnalisés tels que le nom du destinataire ou le nom de l'entreprise.

Étape 5: Envoyez l'e-mail

Une fois l'e-mail composé, cliquez sur le bouton «Finisir & Fusiter» et sélectionnez l'option «Envoyer des messages par e-mail». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous devez saisir le sujet de l'e-mail et spécifier le format de messagerie. Cliquez ensuite sur le bouton «Envoyer un e-mail» pour envoyer l'e-mail à tous les destinataires de la liste.

Étape 6: Suivre les e-mails envoyés

La dernière étape pour effectuer une fusion de courrier à partir d'Outlook et Excel est de suivre les e-mails envoyés. Pour ce faire, ouvrez l'application Outlook et sélectionnez le dossier «Éléments envoyés». Ensuite, consultez les e-mails envoyés pour voir s'ils ont été livrés avec succès. De plus, vous pouvez également vérifier le dossier «rebondi» pour voir si des e-mails n’ont été livrés en raison d’erreurs.

FAQ connexe

1. Qu'est-ce qu'une fusion de courrier?

Une fusion de courrier est un processus qui vous permet d'envoyer des e-mails ou des lettres personnalisés à plusieurs destinataires à la fois. C'est un excellent moyen de rationaliser la communication avec de grands groupes de personnes, comme l'envoi de newsletters ou d'invitations. Le processus consiste à créer un modèle dans un programme comme Microsoft Word, puis à importer des données à partir d'un programme comme Microsoft Excel. Les données sont ensuite fusionnées dans le modèle, créant des messages individualisés pour chaque destinataire.

2. Qu'est-ce qui est requis pour une fusion de courrier?

Une fusion de courrier nécessite un modèle et des données. Le modèle est le document que vous utiliserez comme point de départ pour la fusion du courrier, et les données sont les informations que vous utiliserez pour personnaliser les messages individuels. Les données peuvent provenir d'une feuille de calcul, d'un carnet d'adresses ou d'une autre base de données. Vous devrez avoir à la fois le modèle et les données du même programme, comme Microsoft Word et Excel.

3. Comment puis-je faire une fusion de courrier dans Outlook d'Excel?

Pour faire une fusion de courrier dans Outlook depuis Excel, vous devez d'abord créer un modèle dans Outlook. Vous pouvez le faire en créant un nouvel e-mail ou en utilisant un modèle de la bibliothèque Outlook. Une fois que vous avez le modèle, vous pouvez importer les données d'Excel. Vous pouvez le faire en sélectionnant l'onglet «Mail Merge» dans Outlook, puis en sélectionnant l'option «Importer depuis Excel». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez sélectionner le fichier Excel que vous souhaitez importer.

4. Que se passe-t-il après avoir importé les données d'Excel?

Une fois que vous avez importé les données d'Excel, vous pourrez utiliser les données pour personnaliser les messages. Vous pouvez le faire en insérant des balises de fusion dans le modèle. Chaque balise sera remplacée par les données correspondantes du fichier Excel. Cela vous permet de personnaliser chaque message, tel que l'inclusion du nom, de l'adresse ou d'autres informations du destinataire. Une fois le modèle terminé, vous pouvez prévisualiser les messages et les envoyer.

5. Comment puis-je prévisualiser les messages?

Une fois le modèle terminé, vous pouvez prévisualiser les messages en sélectionnant le bouton «Aperçu». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez voir à quoi ressemblera les messages lorsqu'ils seront envoyés. Vous pouvez également apporter les modifications nécessaires avant d'envoyer les messages.

6. Comment envoyer les messages?

Une fois que vous avez prévisualisé les messages et apporté les modifications nécessaires, vous pouvez envoyer les messages en sélectionnant le bouton «Envoyer». Cela ouvrira une fenêtre où vous pourrez saisir les adresses e-mail des destinataires et personnaliser la ligne d'objet. Une fois que vous avez entré les informations nécessaires, vous pouvez cliquer sur «Envoyer» pour envoyer les messages.

En suivant les étapes décrites dans cet article, vous ne devriez avoir aucun mal à configurer une fusion de courrier dans Outlook d'Excel. Avec cet outil puissant, vous pouvez rapidement créer des envois personnalisés et gagner du temps sur les tâches de communication à grande échelle. Donc, si vous avez besoin de contacter rapidement un grand groupe de personnes, Microsoft Outlook et Excel sont les outils parfaits pour faire le travail.