Comment marquer des documents dans SharePoint?

Le marquage des documents dans SharePoint peut être un moyen très efficace de suivre et d'organiser vos documents. Que vous cherchiez à augmenter l'efficacité de votre flux de travail, à classer vos documents ou à faciliter la recherche de ce dont vous avez besoin, les balises SharePoint peuvent vous aider. Dans cet article, nous explorerons les commentaires de l'utilisation des balises dans SharePoint, afin que vous puissiez commencer à marquer des documents et rendre votre système de gestion de documents plus efficace.

Comment marquer des documents dans SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration basée sur le Web qui aide les organisations à gérer et à stocker des documents, à collaborer avec les membres de l'équipe et à partager des fichiers entre différents départements. L'une des fonctionnalités les plus utiles de SharePoint est sa capacité à marquer des documents avec des mots clés, ce qui les rend plus faciles à rechercher et à accéder. Dans cet article, nous expliquerons comment marquer des documents dans SharePoint.

Créer une bibliothèque de balises

La première étape pour marquer les documents dans SharePoint consiste à créer une bibliothèque de balises. Une bibliothèque de balises est une collection de balises qui peuvent être appliquées à des documents pour une recherche et une récupération plus faciles. Pour créer une bibliothèque de balises, accédez à la page Paramètres du site dans SharePoint, puis cliquez sur «Bibliothèques de balises». À partir d'ici, vous pouvez créer une nouvelle bibliothèque de balises en cliquant sur «Créer». Vous pouvez ensuite ajouter des balises à la bibliothèque en entrant un nom et une description pour chaque balise.

Créer une bibliothèque de documents

Une fois que vous avez créé une bibliothèque de balises, l'étape suivante consiste à créer une bibliothèque de documents. Une bibliothèque de documents est un endroit où les documents peuvent être stockés et partagés. Pour créer une bibliothèque de documents, accédez à la page des paramètres du site dans SharePoint, puis cliquez sur «Bibliothèques de documents». À partir d'ici, vous pouvez créer une nouvelle bibliothèque de documents en cliquant sur «Créer». Une fois la bibliothèque créée, vous pouvez ensuite y télécharger des documents.

Tag Documents

Une fois que vous avez créé une bibliothèque de documents, vous pouvez ensuite marquer des documents avec les balises de votre bibliothèque de balises. Pour ce faire, sélectionnez d'abord le document que vous souhaitez taguer. Ensuite, cliquez sur le bouton «Tags» dans le ruban. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez sélectionner la balise que vous souhaitez appliquer au document. Une fois que vous avez sélectionné la balise, cliquez sur «Enregistrer» pour enregistrer la balise. Vous pouvez continuer ce processus pour tous les documents de votre bibliothèque de documents.

Rechercher des documents par balise

Une fois que vous avez marqué tous vos documents, vous pouvez ensuite les rechercher facilement par tag. Pour ce faire, accédez à la bibliothèque de documents dans SharePoint et cliquez sur le bouton «Rechercher» dans le ruban. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez entrer la balise que vous souhaitez rechercher. Une fois que vous avez entré la balise, cliquez sur «Rechercher» et SharePoint renvoie une liste de documents qui ont été tagués avec cette balise.

Ajouter des balises à une bibliothèque de documents

Si vous souhaitez ajouter des balises supplémentaires à une bibliothèque de documents, vous pouvez le faire à partir de l'onglet «Tags» dans le ruban. Ici, vous pouvez ajouter de nouvelles balises à la bibliothèque en tapant le nom et la description de la balise. Une fois que vous avez ajouté la balise, vous pouvez ensuite l'appliquer aux documents de la bibliothèque en sélectionnant le document et en cliquant sur le bouton «Tags» dans le ruban.

Gérer les balises dans une bibliothèque de balises

Si vous avez besoin de gérer les balises de votre bibliothèque de balises, vous pouvez le faire à partir de l'onglet «Gérer» dans le ruban. Ici, vous pouvez afficher toutes les balises de la bibliothèque et modifier leur nom et leur description. Vous pouvez également supprimer des balises de la bibliothèque si vous n'en avez plus besoin.

Tag Documents en vrac

Si vous devez marquer plusieurs documents à la fois, vous pouvez le faire en utilisant l'option «balise en vrac». Cette option peut être trouvée dans l'onglet «Tags» du ruban. Ici, vous pouvez sélectionner plusieurs documents, puis sélectionner la balise que vous souhaitez appliquer à eux. Une fois que vous avez sélectionné la balise, cliquez sur «Enregistrer» pour l'appliquer à tous les documents sélectionnés.

Exporter des balises d'une bibliothèque de balises

Si vous devez exporter les balises de votre bibliothèque de balises, vous pouvez le faire à partir de l'onglet «Exporter» dans le ruban. Ici, vous pouvez sélectionner les balises que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur «Exporter» pour créer un fichier CSV contenant les balises. Ce fichier peut ensuite être utilisé pour importer des balises dans d'autres sites SharePoint ou pour créer des rapports.

Importez des balises dans une bibliothèque de balises

Si vous devez importer des balises dans une bibliothèque de balises, vous pouvez le faire à partir de l'onglet «Importer» dans le ruban. Ici, vous pouvez sélectionner le fichier CSV contenant les balises que vous souhaitez importer, puis cliquez sur «Importer» pour ajouter les balises à la bibliothèque. Une fois les balises importées, elles peuvent ensuite être appliquées aux documents de la bibliothèque.

Masquer les balises aux utilisateurs

Si vous avez besoin de masquer certaines balises aux utilisateurs, vous pouvez le faire à partir de l'onglet «Autorisations» du ruban. Ici, vous pouvez sélectionner les balises que vous souhaitez masquer, puis cliquer sur «Enregistrer». Cela empêchera les utilisateurs de voir ou d'utiliser les balises sélectionnées lors du marquage des documents.

Supprimer les balises d'une bibliothèque de balises

Si vous devez supprimer les balises d'une bibliothèque de balises, vous pouvez le faire à partir de l'onglet «Gérer» dans le ruban. Ici, vous pouvez sélectionner les balises que vous souhaitez supprimer, puis cliquer sur «Supprimer». Cela supprimera en permanence les balises de la bibliothèque.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que le tagging Document?

Le marquage de documents est un processus d'attribution d'étiquettes ou de balises aux documents numériques. Ces balises peuvent aider à classer les documents, ainsi qu'à fournir un moyen de rechercher rapidement et facilement un document spécifique. En marquant des documents, les utilisateurs sont en mesure de localiser rapidement des documents liés à un certain sujet ou projet.

Le marquage d'un document peut également aider à améliorer l'organisation d'une bibliothèque de documents, permettant aux utilisateurs de trouver plus facilement des documents. Cela peut aider à améliorer la collaboration au sein d'une organisation et à faciliter le partage de documents entre différents départements ou équipes.

Quels sont les avantages du marquage des documents dans SharePoint?

Le marquage des documents dans SharePoint offre de nombreux avantages, notamment l'amélioration de l'organisation de documents, le partage de documents plus facile et l'amélioration de la collaboration. Le marquage des documents dans SharePoint permet aux utilisateurs de trouver rapidement et facilement des documents liés à un sujet ou un projet spécifique. Cela peut aider à améliorer la collaboration et à faciliter le travail pour les équipes ensemble.

Le marquage des documents dans SharePoint facilite également le partage de documents entre différents départements et équipes. En marquant des documents, les utilisateurs peuvent rapidement trouver des documents pertinents pour un projet ou une tâche et les partager avec l'équipe appropriée. Cela peut aider à améliorer l'efficacité du partage de documents et à faciliter le travail pour les équipes.

Comment marquer des documents dans SharePoint?

Le marquage des documents dans SharePoint est un processus simple. Pour marquer un document dans SharePoint, ouvrez le document dans la bibliothèque SharePoint et cliquez sur le bouton «Tag». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez ajouter des balises pertinentes au document. Vous pouvez ajouter plusieurs balises, ainsi que modifier et supprimer les balises existantes.

Une fois les balises enregistrées, elles seront visibles dans la bibliothèque de documents. Vous pouvez utiliser les balises pour rechercher rapidement des documents liés à un certain sujet ou projet. Cela peut aider à améliorer l'organisation de votre bibliothèque de documents et à faciliter la recherche de documents.

Pouvez-vous marquer plusieurs documents dans SharePoint?

Oui, vous pouvez marquer plusieurs documents dans SharePoint. Pour marquer plusieurs documents, sélectionnez d'abord les documents que vous souhaitez marquer. Cliquez ensuite sur le bouton «Tag» et ajoutez les balises appropriées. Vous pouvez ajouter plusieurs balises à chaque document, ainsi que modifier et supprimer les balises existantes.

Une fois les balises enregistrées, elles seront visibles dans la bibliothèque de documents. Cela peut aider à améliorer l'organisation de votre bibliothèque de documents et à faciliter la recherche de documents liés à un certain sujet ou projet.

Pouvez-vous marquer des documents avec des champs personnalisés dans SharePoint?

Oui, vous pouvez marquer des documents avec des champs personnalisés dans SharePoint. Pour ce faire, ouvrez d'abord le document dans la bibliothèque SharePoint et cliquez sur le bouton «Fields personnalisés». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez ajouter des champs personnalisés au document. Vous pouvez ajouter plusieurs champs personnalisés au document, ainsi que modifier et supprimer les champs personnalisés existants.

Une fois les champs personnalisés enregistrés, ils seront visibles dans la bibliothèque de documents. Cela peut aider à améliorer l'organisation de votre bibliothèque de documents et à faciliter la recherche de documents liés à un certain sujet ou projet. Les champs personnalisés peuvent également être utilisés pour filtrer les documents dans SharePoint, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement et facilement des documents contenant certaines informations.

En conclusion, le marquage des documents dans SharePoint est un excellent moyen d'organiser et de gérer tous vos documents. Le marquage des documents dans SharePoint vous permettra de trouver rapidement et facilement les documents dont vous avez besoin et de garder tout organisé. Avec quelques étapes simples, vous pouvez commencer à marquer vos documents dans SharePoint et vous faciliter la vie.