Comment marquer des documents dans SharePoint Office 365?

Cherchez-vous un moyen d'organiser vos documents dans SharePoint Office 365? Le marquage des documents est un moyen efficace d'organiser vos documents et de vous faciliter la recherche lorsque vous en avez besoin. Dans cet article, nous discuterons des meilleures pratiques de marquage des documents dans SharePoint Office 365 et comment commencer. Lisez la suite pour en savoir plus sur cet outil organisationnel simple mais puissant.

Comment marquer des documents dans SharePoint Office 365

Le marquage des documents dans SharePoint Office 365 est un moyen efficace de rationaliser la gestion de votre document et de vous assurer que les documents sont faciles à trouver et à accéder. Avec la bonne stratégie de marquage en place, les utilisateurs peuvent rapidement rechercher et trouver les documents dont ils ont besoin avec un minimum d'effort. Cet article fournira un aperçu détaillé de la façon d'étiqueter les documents dans SharePoint Office 365.

Qu'est-ce que le tagging Document?

Le marquage de documents est le processus d'attribution de mots clés ou de «balises» aux documents afin de les classer et de les organiser. Les balises sont généralement utilisées pour décrire le contenu, le but et le public du document, permettant une recherche et une récupération plus efficaces. Cela peut être particulièrement bénéfique pour les organisations qui ont un grand nombre de documents et ont besoin d'un moyen facile de les garder organisés.

Avantages du marquage de documents dans SharePoint Office 365

Le marquage des documents dans SharePoint Office 365 peut offrir un certain nombre d'avantages, tels que:

• Meilleure organisation: le taggage des documents permet aux utilisateurs de rechercher et de récupérer rapidement et facilement les documents dont ils ont besoin.
• Productivité améliorée: en rendant les documents plus faciles à trouver, cela peut réduire le temps passé à les rechercher.
• Sécurité améliorée: avec la bonne stratégie de marquage en place, les utilisateurs peuvent être plus confiants que les documents sensibles sont stockés en toute sécurité.

Comment marquer des documents dans SharePoint Office 365

Le marquage des documents dans SharePoint Office 365 est un processus simple qui peut être achevé en quelques étapes. Voici un guide étape par étape pour vous aider à démarrer:

• Étape 1: Connectez-vous à votre compte SharePoint.
• Étape 2: Ouvrez la bibliothèque de documents où vous souhaitez baliser des documents.
• Étape 3: Sélectionnez le document que vous souhaitez marquer.
• Étape 4: Cliquez sur l'option «Tags & Notes» dans le menu du ruban.
• Étape 5: Entrez les balises que vous souhaitez attribuer au document.
• Étape 6: Cliquez sur «Enregistrer» pour enregistrer les balises.
• Étape 7: Répétez les étapes de chaque document que vous souhaitez marquer.

Meilleures pratiques pour marquer les documents dans SharePoint Office 365

Lors du marquage des documents dans SharePoint Office 365, il est important de garder à l'esprit les meilleures pratiques suivantes:

• Créez un système de balise cohérent: créez un système de balise standardisé facile à comprendre et à utiliser.
• Utilisez des balises claires et descriptives: utilisez des balises qui décrivent clairement et avec précision le contenu, le but et le public du document.
• Gardez les balises à jour: examinez et mettez périodiquement les balises pour vous assurer qu'elles restent pertinentes et exactes.
• Assurez-vous une sécurité appropriée: assurez-vous que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder et modifier les balises.

Comment utiliser les balises dans SharePoint Office 365

Une fois les documents tagués, les utilisateurs peuvent profiter des capacités de recherche et de filtrage dans SharePoint Office 365. Par exemple, les utilisateurs peuvent utiliser l'option «Filtrer par balises» pour localiser rapidement des documents avec des balises spécifiques. De plus, les utilisateurs peuvent utiliser l'option «Rechercher par balises» pour trouver des documents contenant certains mots clés ou phrases.

Comment gérer les balises dans SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 offre également aux utilisateurs la possibilité de gérer les balises et de s'assurer qu'ils restent organisés et à jour. Pour gérer les balises, les utilisateurs peuvent utiliser l'option «Gérer les balises» dans le menu du ruban. Cela permet aux utilisateurs de créer, modifier et supprimer les balises au besoin.

Comment afficher les balises dans SharePoint Office 365

Pour afficher les balises dans SharePoint Office 365, les utilisateurs peuvent utiliser l'option «Afficher les balises» dans le menu du ruban. Cela ouvrira une liste de toutes les balises associées à un document, ce qui facilite la visualisation et la modification des balises selon les besoins.

Conclusion

Le marquage des documents dans SharePoint Office 365 est un moyen efficace de rationaliser la gestion des documents et de s'assurer que les documents sont faciles à trouver et à accéder. En prenant le temps de mettre en œuvre une stratégie de marquage et de suivre les meilleures pratiques de marquage, les utilisateurs peuvent profiter des capacités de recherche et de filtrage dans SharePoint Office 365 pour localiser rapidement les documents.

FAQ connexe

Qu'est-ce que le balisage SharePoint?

Le taggage SharePoint est le processus d'ajout d'étiquettes, ou de balises, aux documents afin de les classer et de les organiser. Ces balises permettent aux utilisateurs de localiser rapidement des documents et d'autres contenus liés à un certain sujet ou projet. Les balises peuvent être ajoutées aux documents manuellement par les utilisateurs, ou ils peuvent être ajoutés automatiquement par SharePoint lui-même. Les balises peuvent également être partagées sur plusieurs sites SharePoint, ce qui facilite la recherche et la recherche de documents.

Le balisage SharePoint aide également à augmenter l'engagement des utilisateurs avec le contenu. En permettant aux utilisateurs de trouver rapidement du contenu lié à leurs intérêts, ils sont plus susceptibles d'être engagés et de rester sur le site plus longtemps. Cela peut conduire à une adoption accrue des utilisateurs de SharePoint et à une expérience utilisateur globale améliorée.

Comment puis-je marquer des documents dans SharePoint Office 365?

Le marquage des documents dans SharePoint Office 365 est facile. Dans la bibliothèque de documents, sélectionnez le document que vous souhaitez baliser. Cliquez ensuite sur l'icône «Tags and Notes» dans le ruban. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez entrer les balises que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez ajouter plusieurs balises à chaque document, et ces balises seront visibles pour tous ceux qui ont accès au document.

Une fois qu'une balise a été ajoutée, elle peut être utilisée pour trouver rapidement des documents connexes dans la bibliothèque. Pour rechercher des documents avec une balise particulière, entrez simplement le nom de balise dans la zone de recherche. SharePoint affichera ensuite une liste de tous les documents avec cette balise. Cela facilite la recherche de documents liés à un sujet ou un projet particulier.

Quels sont les avantages du marquage des documents dans SharePoint Office 365?

Le marquage des documents dans SharePoint Office 365 offre un certain nombre d'avantages. Tout d'abord, il permet aux utilisateurs de rechercher rapidement des documents et du contenu connexes. Cela permet aux utilisateurs de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin sans avoir à passer du temps à passer en revue plusieurs documents plusieurs documents.

Deuxièmement, le marquage des documents aide également à améliorer l'engagement des utilisateurs. En permettant aux utilisateurs de trouver rapidement du contenu connexe, ils sont plus susceptibles de rester sur le site plus longtemps et de se livrer davantage au contenu. Cela aide à accroître l'adoption des utilisateurs de SharePoint et améliore l'expérience utilisateur globale. Enfin, le marquage des documents aide également à organiser des documents et du contenu, ce qui permet aux utilisateurs de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin.

Comment gérer les balises dans SharePoint Office 365?

La gestion des balises dans SharePoint Office 365 est facile. Pour gérer les balises, ouvrez la bibliothèque où vous souhaitez gérer les balises. Cliquez ensuite sur l'icône «Tags and Notes» dans le ruban. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez afficher, ajouter et supprimer les balises. Vous pouvez également renommer les balises existantes et ajouter des notes à chaque balise.

De plus, vous pouvez afficher une liste de documents associés à chaque balise. Cela vous permet de trouver rapidement des documents liés à un certain sujet ou projet. Vous pouvez également ajouter des balises aux documents de cette fenêtre, ce qui facilite l'ajout de balises à plusieurs documents à la fois.

Puis-je partager des balises sur plusieurs sites SharePoint?

Oui, vous pouvez partager des balises sur plusieurs sites SharePoint. Pour ce faire, ouvrez la bibliothèque où vous souhaitez partager les balises. Cliquez ensuite sur l'icône «Tags and Notes» dans le ruban. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez afficher, ajouter et supprimer les balises.

Pour partager une balise, cliquez sur le bouton «Partager» à côté de la balise. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez sélectionner les sites SharePoint avec lesquels vous souhaitez partager la balise. Une fois que vous avez sélectionné les sites, cliquez sur «Partage» pour partager la balise avec ces sites. Cela permet aux utilisateurs de trouver rapidement des documents liés à un certain sujet ou projet, quel que soit le site SharePoint sur lequel ils se trouvent.

Puis-je marquer automatiquement les documents dans SharePoint Office 365?

Oui, vous pouvez automatiquement marquer des documents dans SharePoint Office 365. Pour ce faire, ouvrez la bibliothèque où vous souhaitez ajouter les balises. Cliquez ensuite sur l'icône «Tags and Notes» dans le ruban. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez afficher, ajouter et supprimer les balises.

Une fois que vous avez créé les balises que vous souhaitez utiliser, vous pouvez ensuite configurer un workflow de balisage automatisé. Ce flux de travail ajoutera automatiquement des balises aux documents lorsqu'ils sont téléchargés ou modifiés. Cela permet de s'assurer que les documents sont toujours correctement étiquetés et organisés. Le workflow automatisé peut être configuré pour s'exécuter sur un calendrier spécifique ou déclenché par des événements spécifiques.

Le marquage des documents dans SharePoint Office 365 est un moyen incroyablement utile de rester organisé et de localiser rapidement les documents. Avec seulement quelques étapes simples, vous pouvez rapidement configurer des balises et les appliquer à des documents en un rien de temps. Cela peut aider à faciliter la gestion des documents, ainsi que pour s'assurer que tout le monde au bureau est en mesure de trouver rapidement les documents dont ils ont besoin. Avec SharePoint Office 365, vous pouvez faire de la gestion des documents un jeu d'enfant.