Comment partager des fichiers dans des équipes Microsoft avec des utilisateurs externes?

Le partage de fichiers avec des utilisateurs externes peut être une tâche délicate si vous essayez de le faire à l'aide d'équipes Microsoft. Heureusement, vous pouvez prendre quelques étapes faciles pour assurer une expérience de partage de fichiers réussie. Dans ce guide, nous vous guiderons à travers les étapes de partage de fichiers avec des utilisateurs externes dans les équipes Microsoft. Ce guide couvrira comment ajouter des utilisateurs externes, créer un canal privé pour partager des fichiers et assurer un transfert de fichiers sécurisé. Avec ces étapes simples, vous pourrez facilement partager des fichiers avec des utilisateurs externes dans les équipes Microsoft.

Partage de fichiers avec des utilisateurs externes à l'aide d'équipes Microsoft

Microsoft Teams est une plate-forme de collaboration idéale pour travailler avec des utilisateurs internes et externes. Il permet aux utilisateurs de partager facilement des fichiers, de communiquer et de collaborer avec des collègues et des utilisateurs externes. Dans cet article, nous examinerons comment partager des fichiers avec des utilisateurs externes dans les équipes Microsoft.

Le partage de fichiers avec des utilisateurs externes dans les équipes Microsoft est un processus simple. Microsoft Teams permet aux utilisateurs externes d'être invités à rejoindre une équipe et à accéder facilement aux fichiers qui ont été partagés avec eux. Cela signifie que les utilisateurs externes peuvent collaborer et partager facilement des fichiers avec les utilisateurs internes.

La première étape du partage de fichiers avec des utilisateurs externes dans les équipes de Microsoft est de les inviter à rejoindre l'équipe. Cela peut être fait en accédant à l'onglet «Inviter People» dans les paramètres des équipes et en entrant l'adresse e-mail de l'utilisateur externe. Une fois que l'utilisateur externe a été invité à rejoindre l'équipe, il pourra accéder à tous les fichiers qui ont été partagés avec eux.

Ajout des utilisateurs externes à un canal

Une fois que l'utilisateur externe a été invité à rejoindre l'équipe, il peut ensuite être ajouté à un canal spécifique. Cela peut être fait en accédant à l'onglet «Ajouter des personnes» dans les paramètres de la chaîne et en entrant l'adresse e-mail de l'utilisateur externe. Une fois l'utilisateur externe ajouté au canal, il pourra accéder à tous les fichiers qui ont été partagés avec eux.

Il est également possible d'ajouter plusieurs utilisateurs externes à un canal à la fois. Pour ce faire, accédez à l'onglet «Ajouter des personnes» dans les paramètres de canal et sélectionnez l'option «Ajouter plusieurs personnes». Cela vous permettra de saisir plusieurs adresses e-mail des utilisateurs externes et de les ajouter tous à la chaîne à la fois.

Partage de fichiers avec des utilisateurs externes

Une fois que l'utilisateur externe a été ajouté à l'équipe ou à la chaîne, il peut alors être autorisé à accéder aux fichiers qui ont été partagés avec eux. Pour ce faire, accédez à l'onglet «Partage» dans les paramètres du fichier et sélectionnez l'option «externe». Cela vous permettra de saisir l'adresse e-mail de l'utilisateur externe et de lui donner la permission d'accéder au fichier.

Il est également possible de partager des fichiers avec plusieurs utilisateurs externes à la fois. Pour ce faire, accédez à l'onglet «Partage» dans les paramètres du fichier et sélectionnez l'option «multiple externe». Cela vous permettra de saisir plusieurs adresses e-mail des utilisateurs externes et de leur donner la permission d'accéder au fichier.

Supprimer les utilisateurs externes d'une équipe

Une fois que l'utilisateur externe a été autorisé à accéder aux fichiers qui ont été partagés avec eux, il est important de se rappeler de les retirer de l'équipe une fois qu'il a terminé sa collaboration. Pour ce faire, accédez à l'onglet «People» dans les paramètres de l'équipe et sélectionnez l'option «Supprimer». Cela vous permettra de supprimer l'utilisateur externe de l'équipe et de vous assurer qu'ils n'ont plus accès à aucun des fichiers qui ont été partagés avec eux.

Conclusion

Le partage de fichiers avec des utilisateurs externes dans les équipes Microsoft est un processus simple. Microsoft Teams permet aux utilisateurs externes d'être invités à rejoindre une équipe et à accéder facilement aux fichiers qui ont été partagés avec eux. Une fois que l'utilisateur externe a été invité à rejoindre l'équipe ou le canal, il peut alors être autorisé à accéder aux fichiers qui ont été partagés avec eux. Il est également important de se rappeler de supprimer l'utilisateur externe de l'équipe une fois qu'ils ont terminé leur collaboration.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que les équipes Microsoft?

Microsoft Teams est une plateforme d'espace de travail et de communication collaborative qui fait partie de la suite de produits Microsoft Office 365. Il permet aux utilisateurs de créer des équipes et des canaux pour la collaboration, la communication et le partage de fichiers. Les équipes fournissent également une variété d'outils pour les réunions en ligne, le chat et le stockage de fichiers.

Comment partager des fichiers dans des équipes Microsoft avec des utilisateurs externes?

Pour partager des fichiers avec des utilisateurs externes dans les équipes Microsoft, vous devez d'abord ajouter les utilisateurs en tant qu'invités au compte d'équipes de votre organisation. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'onglet «Invités» dans les paramètres des équipes et en ajoutant les adresses e-mail des utilisateurs. Une fois les utilisateurs ajoutés, vous pouvez partager des fichiers avec eux en sélectionnant un fichier dans l'onglet Fichiers et en cliquant sur le bouton «Partager». De là, vous pouvez saisir l'adresse e-mail de l'utilisateur externe ou les choisir dans la liste des invités. Vous pouvez également définir des autorisations pour le fichier, par exemple si l'utilisateur peut modifier ou afficher le fichier.

Quels types de fichiers peuvent être partagés dans les équipes Microsoft?

Microsoft Teams prend en charge une large gamme de types de fichiers, y compris des documents Word, des feuilles de calcul Excel, des présentations PowerPoint, des PDF, des images et des fichiers audio et vidéo.

Les fichiers sont-ils partagés dans les équipes Microsoft sécurisées?

Oui, les fichiers partagés dans les équipes Microsoft sont sécurisés. Tous les fichiers stockés dans les équipes sont stockés dans le cloud et cryptés. De plus, les utilisateurs peuvent définir des autorisations pour les fichiers, tels que qui peuvent les afficher ou les modifier, pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux fichiers.

Les utilisateurs externes peuvent-ils modifier des fichiers dans les équipes Microsoft?

Oui, les utilisateurs externes peuvent être autorisés à modifier des fichiers dans les équipes Microsoft. Lorsque vous partagez un fichier avec un utilisateur externe, vous pouvez définir les autorisations pour leur permettre de modifier le fichier.

Que se passe-t-il si je supprime un fichier dans les équipes Microsoft?

Lorsqu'un fichier est supprimé dans les équipes Microsoft, il est déplacé vers le bac de recyclage. Le fichier peut être restauré à partir du bac de recyclage si nécessaire. De plus, les utilisateurs peuvent mettre en place des politiques de rétention dans les équipes pour s'assurer que les fichiers sont conservés pendant une certaine période avant d'être supprimés en permanence.

Le partage de fichiers dans les équipes Microsoft avec des utilisateurs externes est un processus rapide et facile. En quelques clics, vous pouvez facilement partager des documents importants, des feuilles de calcul et d'autres types de fichiers avec des collègues ou des clients. Tant qu'ils ont un compte Microsoft Teams, ils peuvent accéder et revoir les fichiers partagés dans un environnement sécurisé et collaboratif. Alors, qu'attendez-vous? Commencez aujourd'hui et profitez des nombreux avantages de ce puissant outil de collaboration.