Comment partager le lien SharePoint vers les utilisateurs externes?

Le partage de fichiers et de documents avec des utilisateurs externes peut être une entreprise délicate. Que vous utilisiez un service de partage de fichiers comme Dropbox ou une plate-forme de collaboration comme SharePoint, il est important de vous assurer que vous accordez les droits d'accès nécessaires aux bons utilisateurs. Dans cet article, nous examinerons comment partager un lien SharePoint vers les utilisateurs externes et les différentes options qui vous sont disponibles.

Comment partager le lien SharePoint vers les utilisateurs externes

SharePoint est une puissante plate-forme de collaboration qui permet aux équipes de partager facilement des documents, de gérer des projets et de collaborer en temps réel. C'est également un excellent moyen de partager des informations avec les utilisateurs externes. Dans cet article, nous examinerons comment partager le lien SharePoint vers les utilisateurs externes.

Identifier le partage des autorisations

La première étape du partage d'un lien SharePoint avec un utilisateur externe consiste à identifier les autorisations de partage. Selon le type d'informations que vous partagez, vous devrez peut-être configurer différents niveaux d'accès. Par exemple, si vous partagez des informations confidentielles, vous souhaiterez peut-être configurer un niveau d'accès restreint afin que seuls certains utilisateurs aient accès aux informations.

Créer un lien SharePoint

Une fois que vous avez identifié les autorisations de partage, l'étape suivante consiste à créer un lien SharePoint. Cela peut être fait dans la section «Partage» du site SharePoint. À partir d'ici, vous pouvez créer un nouveau lien ou en modifier un existant. Lors de la création d'un nouveau lien, vous pouvez définir les autorisations de partage, ajouter une description et personnaliser le lien.

Partagez le lien

Une fois le lien créé, l'étape suivante consiste à le partager avec l'utilisateur externe. Cela peut être fait en envoyant le lien par e-mail ou message instantané. Vous pouvez également partager le lien sur les réseaux sociaux ou dans un forum en ligne.

Surveiller l'accès

Une fois le lien partagé, il est important de surveiller l'accès. Vous pouvez le faire en vérifiant les journaux SharePoint pour voir qui a accédé au lien et quand. Cela vous permet de vous assurer que le lien est utilisé comme prévu et par les bonnes personnes.

Définir une date d'expiration

Si vous souhaitez limiter l'accès au lien, vous pouvez définir une date d'expiration. Cela vous permet de contrôler la durée du lien actif et d'empêcher un accès non autorisé.

Désactiver le lien

Si nécessaire, vous pouvez également désactiver le lien à tout moment. Cela empêchera tout accès supplémentaire au lien et garantira que les informations sont maintenues en sécurité.

Créer un code d'accès

Si vous souhaitez ajouter une couche de sécurité supplémentaire, vous pouvez également créer un code d'accès pour le lien. Ce code devra être entré par l'utilisateur avant de pouvoir accéder au lien.

Utilisation des liens de piste

Il est également possible de suivre l'utilisation des liens en utilisant un service tiers tel que Google Analytics. Cela vous permettra de voir combien de personnes accèdent au lien et d'où.

Protéger les informations sensibles

Enfin, il est important de se rappeler de protéger les informations sensibles lors du partage d'un lien SharePoint. Il est préférable d'utiliser une connexion sécurisée et de crypter les données pour s'assurer qu'elle est maintenue à l'abri de l'accès non autorisé.

FAQ connexe

Comment partager un lien SharePoint vers des utilisateurs externes?

Réponse: Pour partager un lien SharePoint vers des utilisateurs externes, vous devez d'abord avoir un environnement SharePoint avec le partage externe activé. Une fois que vous avez activé le partage externe, vous pouvez utiliser la fonction de partage pour envoyer un lien à l'utilisateur externe. L'utilisateur pourra alors accéder au contenu via le lien que vous leur avez envoyé.

Pour envoyer le lien, vous pouvez soit utiliser l'option de partage dans le ruban de la bibliothèque de documents ou de la liste, ou vous pouvez copier le lien du document et l'envoyer par e-mail. Lorsque l'utilisateur externe reçoit le lien, il sera invité à se connecter avec ses propres informations d'identification pour accéder au contenu.

Le partage d'un lien SharePoint avec les utilisateurs externes est un processus simple qui ne nécessite aucune connaissance technique. Tout ce que vous avez à faire est de fournir le lien vers l'utilisateur externe, et ils pourront accéder au document ou au fichier. Avec les bonnes étapes, vous pouvez facilement partager les liens SharePoint avec les utilisateurs externes et vous assurer qu'ils obtiennent les informations dont ils ont besoin.