Comment partager un fichier avec SharePoint?

Le partage de fichiers avec SharePoint peut être intimidant si vous n'êtes pas familier avec le processus. Mais, avec les bonnes étapes, vous pouvez partager facilement et en toute sécurité les fichiers avec SharePoint. Dans cet article, nous passerons en revue les bases de la façon de partager un fichier avec SharePoint, y compris les différentes méthodes disponibles, les étapes à suivre et les conseils pour le rendre plus facile. Avec ce guide, vous aurez la confiance nécessaire pour commencer à partager des fichiers avec SharePoint dès aujourd'hui.

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Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une application Web qui permet aux entreprises de collaborer et de partager des informations. Il s'agit d'une plate-forme qui fournit des services de gestion de documents, de collaboration et d'intelligence commerciale. Il est utilisé par les organisations pour stocker, partager et gérer les données. SharePoint est également utilisé pour créer des sites Web, gérer des documents et communiquer avec d'autres utilisateurs.

SharePoint est un produit Microsoft et il est disponible dans une variété de saveurs, y compris une version basée sur le cloud et une version locale. SharePoint est disponible dans le cadre de la suite Office 365 et peut être utilisé pour créer des sites Web et gérer des documents.

Qu'est-ce que le partage de fichiers?

Le partage de fichiers est la pratique de mettre des fichiers à la disposition d'autres utilisateurs. C'est un moyen courant de partager des documents, des images, de la musique et d'autres types de fichiers entre les ordinateurs. Le partage de fichiers peut être effectué directement entre deux ordinateurs ou sur un réseau. Les méthodes de partage de fichiers les plus populaires sont les réseaux, les services cloud et les e-mails.

Le partage de fichiers est une partie importante du processus de collaboration et permet aux utilisateurs de partager des documents, des images, de la musique et d'autres types de fichiers avec d'autres utilisateurs. Cela peut être fait de manière sécurisée ou sur un réseau non garanti.

Comment partager un fichier avec SharePoint?

Étape 1: Créez un site SharePoint

La première étape du partage d'un fichier avec SharePoint consiste à créer un site SharePoint. Cela peut être fait en se connectant au portail Office 365. Une fois connecté, cliquez sur l'onglet «Sites» et sélectionnez l'option pour «créer un site». De là, vous pouvez choisir le type de site que vous souhaitez créer.

Étape 2: Téléchargez votre fichier

Une fois le site SharePoint créé, l'étape suivante consiste à télécharger votre fichier. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton «Télécharger» en haut de la page. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger et cliquez sur le bouton «Ouvrir».

Étape 3: Partagez le fichier

Maintenant que votre fichier a été téléchargé, vous pouvez le partager avec d'autres utilisateurs. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Partager» en haut de la page. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez saisir les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Une fois que vous avez entré les adresses e-mail, cliquez sur le bouton «Partager».

Étape 4: définir les autorisations

L'étape suivante consiste à définir les autorisations du fichier. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton «Autorisations» en haut de la page. De là, vous pouvez choisir qui peut afficher, modifier ou supprimer le fichier. Une fois que vous avez défini les autorisations, cliquez sur le bouton «Enregistrer».

Étape 5: informer les utilisateurs

Une fois le fichier partagé et que les autorisations ont été définies, vous pouvez informer les utilisateurs. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton «Renforcer» en haut de la page. À partir d'ici, vous pouvez saisir un message aux utilisateurs et sélectionner l'option pour «envoyer des notifications par e-mail».

Étape 6: Afficher le fichier

Une fois le fichier partagé et que les utilisateurs ont été informés, ils peuvent afficher le fichier. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton «Afficher» en haut de la page. Cela ouvrira une fenêtre affichant le fichier.

Étape 7: Modifier le fichier

Si les utilisateurs ont les autorisations appropriées, ils peuvent également modifier le fichier. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton «Modifier» en haut de la page. Cela ouvrira une fenêtre permettant aux utilisateurs d'apporter des modifications au fichier.

Étape 8: Supprimer le fichier

Si les utilisateurs ont les autorisations appropriées, ils peuvent supprimer le fichier. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton «Supprimer» en haut de la page. Cela demandera aux utilisateurs de confirmer la suppression du fichier.

Étape 9: Activité de suivi

Une fois le fichier partagé, vous pouvez suivre l'activité sur le fichier. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton «Activité» en haut de la page. Cela ouvrira une fenêtre montrant l'activité du fichier.

Étape 10: Gérez le fichier

Enfin, vous pouvez gérer le fichier en cliquant sur le bouton «Gérer» en haut de la page. Cela ouvrira une fenêtre affichant les paramètres du fichier, tels que les autorisations et l'activité.

FAQ connexe

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration basée sur le Web qui permet à plusieurs utilisateurs d'accéder et de partager des documents, des listes et d'autres données. Il fait partie de la suite Microsoft Office et est utilisé par de nombreuses organisations pour gérer les documents et collaborer sur des projets. Il est également utilisé pour créer des sites Web, des blogs et des wikis.

SharePoint permet aux utilisateurs de partager des documents et d'autres fichiers avec des collègues, des clients et des partenaires. Il permet également à plusieurs utilisateurs de modifier et de collaborer simultanément sur des documents.

Comment partager un fichier avec SharePoint?

Pour partager un fichier avec SharePoint, vous devez d'abord télécharger le fichier dans la bibliothèque SharePoint. Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez ensuite le partager avec les utilisateurs souhaités. Pour ce faire, vous devez accéder au fichier dans la bibliothèque et sélectionner l'option «Partager». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez ajouter les adresses e-mail des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez également définir les autorisations pour chaque utilisateur, par exemple s'il peut afficher ou modifier le fichier. Une fois les utilisateurs ajoutés, vous pouvez cliquer sur le bouton «Partager» pour terminer le processus.

Vous pouvez également créer un lien vers le fichier et le partager avec d'autres utilisateurs. Pour ce faire, vous devez sélectionner le fichier dans la bibliothèque, puis cliquez sur l'option «Copier le lien». Vous pouvez ensuite coller le lien dans un e-mail ou un SMS et l'envoyer aux utilisateurs. Les utilisateurs peuvent ensuite cliquer sur le lien pour accéder au fichier.

Quels sont les différents types de fichiers SharePoint?

SharePoint prend en charge un large éventail de types de fichiers, y compris des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des images, des vidéos, des fichiers audio, etc. Il prend également en charge différentes versions du même type de fichier, telles que Word, Excel, PowerPoint et Visio.

SharePoint permet également aux utilisateurs de stocker et de partager des documents dans différents formats, tels que PDF, HTML et XML. Cela permet aux utilisateurs de collaborer sur des documents sans avoir à convertir le fichier en un format différent.

Puis-je partager des fichiers avec des utilisateurs externes?

Oui, SharePoint permet aux utilisateurs de partager des fichiers avec des utilisateurs externes, tels que les clients et les partenaires. Pour ce faire, vous devez créer un lien de partage externe pour le fichier. Ce lien peut ensuite être envoyé aux utilisateurs externes, qui peuvent ensuite accéder au fichier.

Les utilisateurs externes peuvent également être invités à rejoindre un site SharePoint. Cela leur permet d'accéder et de collaborer sur des documents avec les autres membres du site. Pour ce faire, vous devez sélectionner l'option «Inviter» dans le site SharePoint et ajouter les adresses e-mail des utilisateurs externes.

Comment restreindre l'accès à un fichier?

SharePoint permet aux utilisateurs de contrôler qui peut accéder et modifier un fichier en définissant les autorisations. Pour ce faire, vous devez sélectionner le fichier dans la bibliothèque et cliquer sur l'option «Autorisations». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez sélectionner les utilisateurs qui peuvent accéder au fichier et définir leurs autorisations.

Vous pouvez également restreindre l'accès aux fichiers en créant un lien partageable. Ce lien peut être envoyé aux utilisateurs, qui peuvent ensuite accéder au fichier à l'aide du lien. Pour ce faire, vous devez sélectionner le fichier dans la bibliothèque et cliquer sur l'option «Copier le lien». Cela générera un lien qui peut être envoyé aux utilisateurs.

Le partage d'un fichier avec SharePoint est un excellent moyen de collaborer avec d'autres, de stocker et d'accéder aux documents importants et de gérer vos workflows. Le processus est simple à configurer et à utiliser, et peut vous aider à rester organisé et à rester connecté avec votre équipe. Avec les outils et les ressources disponibles, vous pouvez facilement profiter de cette puissante plate-forme de collaboration et profiter de ses nombreuses fonctionnalités.