Comment suivre les projets dans SharePoint?

Si vous êtes un chef de projet ou un chef d'équipe à la recherche d'un moyen efficace de suivre les projets, SharePoint est une plate-forme idéale à considérer. Avec SharePoint, vous pouvez facilement gérer et suivre les projets avec une large gamme d'outils et de fonctionnalités puissants. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes nécessaires pour suivre les projets dans SharePoint, de la création de plans de projet et du suivi des progrès pour surveiller les performances du projet. Vous apprendrez également comment personnaliser SharePoint pour le suivi des projets et obtenir un aperçu précieux des avantages de l'utilisation de cette plate-forme pour la gestion de projet. Commençons!

pour une meilleure compréhension.

Comment suivre les projets dans SharePoint?

SharePoint permet aux entreprises de suivre les projets, les tâches et autres éléments de leur flux de travail dans un endroit central. Il peut aider les organisations à rationaliser les processus, à mieux collaborer et à améliorer l'efficacité globale de leurs opérations. Dans cet article, nous discuterons de la façon de suivre les projets dans SharePoint afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de la plate-forme.

Étape 1: Configurez un site SharePoint

La première étape pour configurer SharePoint pour suivre les projets consiste à créer un site SharePoint. Vous pouvez le faire facilement en suivant les étapes du Centre d'administration SharePoint ou en utilisant le shell de gestion en ligne SharePoint. Une fois votre site opérationnel, vous pourrez commencer le processus de configuration de votre système de suivi de projet.

Étape 2: créer une liste de projets

Une fois votre site opérationnel, vous devrez créer une liste de projets. Cette liste vous permettra de garder une trace de toutes les tâches et composants de chaque projet. Vous pouvez créer la liste en sélectionnant «Listes» dans le volet de navigation gauche, puis en cliquant sur «Nouvelle liste». Entrez un titre pour la liste, puis choisissez un modèle pour la liste. Les options pour la liste incluent les tâches, le calendrier, les contacts et plus encore.

Étape 3: Ajouter des champs à la liste des projets

Une fois que vous avez créé votre liste de projets, vous devrez ajouter des champs à la liste. Ces champs vous permettront de suivre les informations importantes sur le projet. Des exemples de champs que vous pourriez inclure sont le nom du projet, la date d'échéance, le budget, les progrès et la priorité. Vous pouvez ajouter des champs en cliquant sur «Ajouter des colonnes» dans la page des paramètres de la liste.

Étape 4: Créez un tableau de bord

Une fois que vous avez créé votre liste de projets et ajouté les champs nécessaires, vous devrez créer un tableau de bord. Ce tableau de bord vous permettra de suivre les progrès de vos projets. Vous pouvez créer un tableau de bord en sélectionnant «Tableaux de bord» dans le volet de navigation gauche, puis en cliquant sur «Nouveau tableau de bord». Ici, vous pouvez ajouter divers graphiques et graphiques pour visualiser la progression de vos projets.

Étape 5: Créer des workflows

Les workflows sont des processus automatisés qui peuvent aider à rationaliser le processus de suivi du projet. Par exemple, vous pouvez créer un workflow qui enverra une notification par e-mail lorsqu'une tâche est due ou lorsque un projet est terminé. Vous pouvez créer des workflows en sélectionnant «Workflows» dans le volet de navigation gauche, puis en cliquant sur «Nouveau workflow». Ici, vous pouvez créer un flux de travail qui automatisera certaines tâches et processus.

Étape 6: Créer des rapports

Enfin, vous pouvez créer des rapports pour vous aider à suivre les progrès de vos projets. Vous pouvez créer des rapports en sélectionnant «Rapports» dans le volet de navigation gauche, puis en cliquant sur «Nouveau rapport». Ici, vous pouvez choisir parmi une variété de types de rapports, tels que les rapports de résumé, les rapports de tendance et les rapports de comparaison. Vous pouvez également personnaliser le rapport pour inclure uniquement les informations dont vous avez besoin pour suivre vos projets.

Étape 7: Partagez vos listes de projets avec d'autres équipes

Une fois votre système de suivi de projet configuré, vous pouvez partager vos listes de projets avec d'autres équipes. Cela leur permettra de visualiser les progrès des projets et de faire des mises à jour de la liste selon les besoins. Vous pouvez partager la liste en sélectionnant «Partager» dans la page Paramètres de la liste. Ici, vous pouvez saisir les noms des équipes avec lesquelles vous souhaitez partager la liste.

Étape 8: Créer des modèles de projet

Ensuite, vous pouvez créer des modèles de projet. Cela vous permettra de créer rapidement de nouveaux projets en fonction des modèles existants. Vous pouvez créer des modèles de projet en sélectionnant «Modèles» dans le volet de navigation gauche, puis en cliquant sur «Nouveau modèle». Ici, vous pouvez sélectionner les champs et les workflows que vous souhaitez inclure dans le modèle.

Étape 9: Automatiser les tâches avec Microsoft Flow

Enfin, vous pouvez utiliser Microsoft Flow pour automatiser les tâches liées au suivi du projet. Par exemple, vous pouvez créer un flux qui enverra automatiquement une notification par e-mail lorsqu'une tâche est due. Vous pouvez créer un flux en sélectionnant «flux» dans le volet de navigation gauche, puis en cliquant sur «Nouveau flux». Ici, vous pouvez choisir parmi une variété de modèles pour automatiser vos tâches de suivi de projet.

Étape 10: Suivez vos projets à l'aide de SharePoint

Maintenant que vous avez configuré votre système de suivi de projet dans SharePoint, vous pouvez commencer à suivre vos projets. Vous pouvez afficher les progrès de vos projets en visualisant la liste des projets, le tableau de bord et les rapports. Vous pouvez également partager la liste des projets avec d'autres équipes, créer des modèles de projet et automatiser les tâches avec Microsoft Flow.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration Web développée par Microsoft. Il permet aux utilisateurs de stocker, d'organiser, de partager et d'accéder aux informations de n'importe quel appareil. Il est couramment utilisé pour la gestion des documents, la gestion de projet et la gestion du contenu. SharePoint fournit également des outils pour l'intelligence commerciale, l'automatisation du flux de travail et la création de sites Web.

SharePoint est utilisé par de nombreuses organisations pour collaborer sur des projets et gérer le contenu. C'est un choix populaire pour les entreprises de toutes tailles, car il est hautement personnalisable et offre une variété de fonctionnalités qui peuvent être adaptées aux besoins d'une organisation spécifique.

Quels sont les avantages du suivi des projets dans SharePoint?

L'utilisation de SharePoint pour suivre les projets offre aux organisations une meilleure visibilité sur les progrès de leurs projets. Il leur permet de suivre les étapes du projet, de fixer des délais et de suivre les progrès de leurs projets. Cela aide les organisations à rester au courant de leurs projets et à s'assurer qu'elles sont terminées à temps et dans le budget.

SharePoint offre également aux utilisateurs la possibilité de collaborer sur des projets en temps réel. Cela permet aux membres de l'équipe de communiquer rapidement et facilement et de rester à jour avec les progrès de leurs projets. Il permet également aux équipes de partager facilement des documents et d'autres informations liées au projet, ce qui peut aider à rationaliser le processus de gestion de projet.

Comment configurer un système de suivi de projet dans SharePoint?

Pour configurer un système de suivi de projet dans SharePoint, les utilisateurs devront d'abord créer un nouveau site de projet. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton «Créer» dans le coin supérieur droit de la page d'accueil SharePoint. De là, les utilisateurs peuvent sélectionner un modèle pour leur site de projet et le personnaliser pour répondre à leurs besoins.

Une fois le site du projet configuré, les utilisateurs peuvent ensuite ajouter des tâches, les affecter aux membres de l'équipe et suivre les progrès de leurs projets. Ils peuvent également définir les dates et les rappels d'échéance, ajouter des notes et des commentaires et partager des documents et d'autres informations liées au projet.

Quelles fonctionnalités sont disponibles lors du suivi des projets dans SharePoint?

Lors du suivi des projets dans SharePoint, les utilisateurs ont accès à une variété de fonctionnalités qui peuvent les aider à gérer leurs projets plus efficacement. Ces fonctionnalités incluent la possibilité d'attribuer des tâches aux membres de l'équipe, de régler les délais et de suivre les progrès de leurs projets. Ils ont également accès à une variété d'outils de collaboration, tels que la possibilité de partager des documents, de commenter les tâches et d'envoyer des notifications aux membres de l'équipe.

En outre, SharePoint donne également aux utilisateurs un accès aux outils de l'intelligence professionnelle. Ces outils permettent aux utilisateurs de mieux comprendre leurs projets, tels que le coût, le calendrier et le taux d'achèvement. Cela peut les aider à prendre de meilleures décisions et à optimiser les performances de leurs projets.

Et si j'ai besoin d'aide pour suivre les projets dans SharePoint?

Si les utilisateurs ont besoin d'aide pour suivre les projets dans SharePoint, ils peuvent trouver une variété de ressources en ligne. Microsoft fournit une gamme de tutoriels et d'articles de support qui peuvent aider les utilisateurs à démarrer avec SharePoint. De plus, il existe également un certain nombre de services et d'outils tiers qui peuvent aider les utilisateurs à gérer leurs projets plus efficacement.

Les utilisateurs peuvent également trouver une variété de forums et de communautés en ligne où ils peuvent poser des questions et obtenir des réponses des utilisateurs expérimentés de SharePoint. Ces forums peuvent être une excellente ressource pour les utilisateurs qui ont besoin d'aide avec leurs projets SharePoint. Enfin, les utilisateurs peuvent également contacter Microsoft pour une aide et une assistance supplémentaires.

Comme vous pouvez le voir, le suivi des projets dans SharePoint est un moyen efficace et efficace de rester organisé et de s'assurer que les tâches sont effectuées en temps opportun. Avec son interface facile à utiliser, les équipes peuvent facilement collaborer et garder tout le monde dans la boucle. Les capacités de suivi puissantes de SharePoint fournissent la plate-forme parfaite pour s'assurer que les projets restent sur la bonne voie et fournissent les résultats souhaités. Avec les fonctionnalités de suivi complètes de SharePoint, il n'y a aucune excuse pour ne pas rester organisé et en plus de vos projets.