Comment télécharger des documents dans SharePoint?

Si vous cherchez un moyen efficace de collaborer sur des documents avec votre équipe, SharePoint est pour vous. En téléchargeant des documents dans SharePoint, vous pouvez accéder et les partager avec quiconque a accès au site. Dans cet article, nous allons parcourir les étapes de la façon de télécharger des documents dans SharePoint et d'expliquer les avantages de le faire. Commençons!

langue.

Comment télécharger des documents dans SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration basée sur le Web qui permet aux organisations de partager et de gérer des documents, des données et des applications. Il s'agit d'un excellent outil pour la gestion des documents et permet aux utilisateurs de télécharger facilement des documents sur leurs sites SharePoint. Dans cet article, nous discuterons des étapes pour télécharger des documents dans SharePoint.

Première étape: connectez-vous à SharePoint

La première étape pour télécharger des documents dans SharePoint consiste à se connecter à votre site SharePoint. Pour ce faire, vous devrez avoir les autorisations appropriées pour accéder au site. Une fois que vous êtes connecté, vous pourrez afficher les documents et les dossiers déjà présents dans le site.

Deuxième étape: préparer des documents pour le téléchargement

Avant de pouvoir télécharger des documents dans SharePoint, vous devrez vous assurer qu'ils sont dans un format de fichier compatible. SharePoint prend en charge une gamme de types de fichiers, notamment .docx, .pdf, .xlsx, .ppt, .jpg, .png et bien d'autres. Une fois que vous avez assuré que vos fichiers sont dans un format de fichier compatible, vous pouvez commencer le processus de téléchargement.

Troisième étape: téléchargement de documents

Maintenant que vous êtes connecté à SharePoint et que vos documents sont dans un format de fichier compatible, vous pouvez commencer le processus de téléchargement. Pour télécharger des documents dans SharePoint, vous devrez naviguer vers la bibliothèque ou le dossier sur lequel vous souhaitez télécharger les documents. Une fois que vous êtes à l'emplacement correct, cliquez sur le bouton «Télécharger» et sélectionnez les documents que vous souhaitez télécharger.

Quatrième étape: ajout de métadonnées

Une fois que vos documents ont été téléchargés dans SharePoint, vous devrez leur ajouter des métadonnées. Les métadonnées sont des informations sur le document qui aide à les classer et à les classer. Il peut inclure des mots clés, des descriptions, des balises et d'autres informations pour rendre les documents plus faciles à trouver. Pour ajouter des métadonnées à un document, accédez à la bibliothèque de documents ou à un dossier et sélectionnez le document que vous souhaitez modifier. Une fois que vous avez ouvert le document, vous pouvez ajouter les métadonnées appropriées.

Cinquième étape: Partager des documents

Une fois vos documents téléchargés et que les métadonnées ont été ajoutées, vous pouvez les partager avec d'autres utilisateurs. Pour ce faire, vous devrez naviguer vers la bibliothèque ou le dossier contenant les documents et sélectionner les documents que vous souhaitez partager. Vous pouvez ensuite utiliser le bouton «Partager» pour partager les documents avec les utilisateurs appropriés.

Six six: Gérer les autorisations

Lorsque vous partagez des documents avec d'autres utilisateurs, vous devrez gérer les autorisations pour chaque utilisateur. Cela signifie définir le niveau d'accès approprié pour chaque utilisateur. Pour ce faire, vous devrez naviguer vers la bibliothèque ou le dossier contenant les documents et sélectionner le document pour lequel vous souhaitez gérer les autorisations. Une fois que vous avez ouvert le document, vous pouvez ajouter les autorisations appropriées pour chaque utilisateur.

Sept étape: créer des liens

Une fois vos documents téléchargés et partagés, vous pouvez créer des liens vers les documents. Cela permet aux utilisateurs d'accéder aux documents à partir de n'importe quel emplacement. Pour créer un lien vers un document, accédez à la bibliothèque ou au dossier contenant le document et sélectionnez le document pour lequel vous souhaitez créer un lien. Une fois que vous avez ouvert le document, vous pouvez utiliser le bouton «Créer un lien» pour créer une URL pour le document.

Huitième étape: Contrôle de la version

Lorsque vous téléchargez des documents dans SharePoint, vous devrez considérer le contrôle de la version. Il s'agit du processus de suivi des modifications d'un document au fil du temps. Pour gérer le contrôle de version, vous devrez naviguer vers la bibliothèque ou le dossier contenant le document et sélectionner le document pour lequel vous souhaitez gérer le contrôle de version. Une fois que vous avez ouvert le document, vous pouvez utiliser le bouton «Historique des versions» pour afficher l'historique du document.

Étape neuf: flux de travail automatisés

Lors du téléchargement des documents dans SharePoint, vous pouvez également configurer des workflows automatisés. Il s'agit du processus de routage automatique des documents via un ensemble d'étapes, telles que l'approbation ou l'examen. Pour configurer un flux de travail automatisé, vous devrez accéder à la bibliothèque ou au dossier contenant le document et sélectionnez le document pour lequel vous souhaitez configurer un workflow. Une fois que vous avez ouvert le document, vous pouvez utiliser le bouton «Workflows» pour créer un workflow.

Étape dix: surveiller les documents

Une fois que vos documents ont été téléchargés et partagés, vous pouvez les surveiller pour vous assurer qu'ils sont utilisés correctement. Pour surveiller les documents, vous devrez naviguer vers la bibliothèque ou le dossier contenant les documents et sélectionner le document que vous souhaitez surveiller. Une fois que vous avez ouvert le document, vous pouvez utiliser le bouton «Moniteur» pour afficher l'utilisation du document.

Conclusion

Le téléchargement des documents dans SharePoint est un processus simple et simple. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez facilement télécharger des documents, ajouter des métadonnées, partager des documents, gérer les autorisations, créer des liens, gérer le contrôle de version, configurer des workflows automatisés et surveiller les documents.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration basée sur le Web qui permet aux organisations de stocker, d'organiser, de partager et d'accéder aux informations de n'importe quel appareil. Il s'agit d'une plate-forme de stockage de documents en ligne qui fournit un moyen sécurisé de stocker, d'organiser, de partager et de gérer des documents et d'autres contenus numériques. SharePoint fournit également une plate-forme de collaboration, permettant aux utilisateurs de travailler ensemble sur des documents, des tâches et des projets en temps réel.

SharePoint propose également des fonctionnalités telles que les bibliothèques de documents, la gestion de la liste, les formulaires personnalisés, le flux de travail, etc. Cela en fait une plate-forme idéale pour les entreprises qui ont besoin de stocker et de partager des documents et d'autres contenus de manière sécurisée et organisée.

Comment télécharger des documents dans SharePoint?

Le téléchargement des documents sur SharePoint est facile. Tout d'abord, ouvrez la bibliothèque de documents ou le dossier où vous souhaitez télécharger le document. Ensuite, cliquez sur le bouton Télécharger et localisez le fichier sur votre ordinateur. Une fois que vous avez sélectionné le fichier, cliquez sur ouvrir pour commencer le processus de téléchargement.

Une fois le processus de téléchargement terminé, SharePoint créera automatiquement un nouveau document dans la bibliothèque. Vous pouvez ensuite afficher le fichier, le modifier et le partager avec d'autres utilisateurs. Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires telles que les balises, les catégories et les métadonnées, pour aider à organiser et rechercher le document.

Quels types de documents puis-je télécharger sur SharePoint?

Vous pouvez télécharger une variété de types de fichiers différents sur SharePoint, y compris les documents Microsoft Office, les PDF, les images et les vidéos. SharePoint prend également en charge une large gamme de types de fichiers tiers, y compris CAD, Photoshop et d'autres fichiers textuels.

De plus, vous pouvez également télécharger des documents à partir d'autres systèmes de stockage basés sur le cloud, tels que Dropbox, Google Drive et OneDrive. Cela vous permet de partager facilement des documents avec d'autres utilisateurs, même s'ils n'ont pas accès au même système de stockage cloud.

Quelle est la taille maximale du fichier pour SharePoint?

La taille maximale du fichier pour SharePoint est de 2 Go pour les fichiers stockés dans une bibliothèque SharePoint. Si vous téléchargez des fichiers à partir d'autres systèmes de stockage basés sur le cloud, la taille maximale du fichier peut varier en fonction du service. De plus, certaines bibliothèques SharePoint peuvent également avoir leurs propres limites de taille de fichier maximales.

Puis-je télécharger plusieurs documents à la fois?

Oui, vous pouvez télécharger plusieurs documents à la fois sur SharePoint. Pour ce faire, sélectionnez simplement les documents que vous souhaitez télécharger, puis cliquez sur le bouton Télécharger. Vous pouvez télécharger jusqu'à cinq documents à la fois, et ils seront tous téléchargés dans le même dossier dans votre bibliothèque.

Une fois les documents téléchargés, vous pouvez les afficher, les modifier et les partager avec d'autres utilisateurs. Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires telles que les balises, les catégories et les métadonnées, pour aider à organiser et rechercher les documents.

Pour conclure, le téléchargement des documents dans SharePoint est un moyen simple, efficace et sécurisé de stocker et de partager des documents avec d'autres. En quelques clics, vous pouvez télécharger n'importe quel document dans SharePoint, vous permettant de partager rapidement et facilement des documents avec des collègues, des amis et de la famille. Avec SharePoint, vous pouvez être assuré en sachant que vos documents sont sûrs et sécurisés.