Comment utiliser les métadonnées dans SharePoint?

Les métadonnées sont un outil important pour vous aider à organiser et à gérer les données dans SharePoint. Il peut être utilisé pour classer le contenu, créer des bibliothèques consultables et même informer la conception de votre site SharePoint. Dans ce guide, nous allons examiner comment utiliser les métadonnées dans SharePoint et explorer les avantages de le faire. À la fin, vous comprendrez mieux pourquoi les métadonnées sont si importantes pour SharePoint et comment l'utiliser à votre avantage.

Qu'est-ce que les métadonnées dans SharePoint?

Les métadonnées sont des données qui décrivent d'autres données. Dans SharePoint, les métadonnées sont utilisées pour stocker et classer les données pour une gestion et une récupération plus faciles. Par exemple, les utilisateurs peuvent attribuer des mots clés à des documents, des images et d'autres données stockées dans SharePoint pour faciliter la recherche d'éléments spécifiques. Les métadonnées peuvent également être utilisées pour définir les relations entre les différents documents et données.

Dans SharePoint, les métadonnées sont stockées dans des colonnes dans les listes et les bibliothèques. Des colonnes peuvent être créées pour contenir tout type de données, y compris le texte, les nombres, les dates et les liens. Les colonnes de métadonnées peuvent être utilisées pour aider à classer et à organiser les données de la même manière qu'un système de dépôt physique peut être utilisé dans un cadre de bureau.

Comment utiliser les métadonnées dans SharePoint?

Il existe de nombreuses façons d'utiliser des métadonnées dans SharePoint. En voici quelques-uns:

Créer des colonnes de métadonnées

La première étape de l'utilisation des métadonnées dans SharePoint consiste à créer des colonnes pour stocker les informations de métadonnées. Les colonnes peuvent être créées dans les listes et les bibliothèques, et peuvent être de n'importe quel type, telles que le texte, les nombres, les dates et les liens. Une fois les colonnes créées, elles peuvent être utilisées pour stocker des informations sur les métadonnées.

Ajouter des métadonnées aux documents et articles

Une fois les colonnes de métadonnées créées, les utilisateurs peuvent ajouter des métadonnées aux documents et articles stockés dans SharePoint. Par exemple, si un document est stocké dans une bibliothèque, les utilisateurs peuvent ajouter des mots clés ou d'autres informations pertinentes au document dans les colonnes de métadonnées. Cela facilite la recherche du document plus tard, car les utilisateurs peuvent rechercher des documents avec des valeurs de métadonnées spécifiques.

Utiliser des métadonnées pour regrouper et filtrer les éléments

Les métadonnées peuvent également être utilisées pour regrouper et filtrer les éléments stockés dans SharePoint. Par exemple, les utilisateurs peuvent filtrer les éléments dans une bibliothèque en fonction d'une valeur de métadonnées spécifique. Cela facilite la recherche des éléments que les utilisateurs recherchent. De plus, les utilisateurs peuvent regrouper les éléments par des valeurs de métadonnées, telles que le regroupement de tous les documents avec un mot-clé spécifique.

Créer des vues basées sur les métadonnées

Les métadonnées peuvent également être utilisées pour créer des vues personnalisées dans SharePoint. Par exemple, les utilisateurs peuvent créer une vue qui affiche tous les documents avec un mot-clé spécifique. Cela facilite la recherche et la visualisation des documents pertinents sans avoir à filtrer manuellement via tous les documents de la bibliothèque.

Créer des workflows basés sur des métadonnées

Les métadonnées peuvent également être utilisées pour créer des workflows personnalisés dans SharePoint. Par exemple, les utilisateurs peuvent créer un flux de travail qui est déclenché lorsqu'un document est téléchargé dans une bibliothèque avec un mot-clé spécifique dans les métadonnées. Cela facilite l'automatise des tâches et des processus dans SharePoint.

Intégrer les métadonnées aux systèmes externes

Les métadonnées peuvent également être utilisées pour intégrer SharePoint à d'autres systèmes externes. Par exemple, les utilisateurs peuvent utiliser des métadonnées pour cartographier les données SharePoint sur des champs de base de données externes, ou pour déclencher des processus externes en fonction des valeurs de métadonnées.

Créer des rapports de métadonnées

Les métadonnées peuvent également être utilisées pour créer des rapports personnalisés dans SharePoint. Par exemple, les utilisateurs peuvent créer des rapports qui affichent tous les documents avec un mot-clé spécifique, ou tous les documents qui ont été téléchargés dans un certain calendrier. Cela facilite le suivi et l'analyse des données stockées dans SharePoint.

Créer des politiques de métadonnées

Enfin, les métadonnées peuvent être utilisées pour créer des politiques dans SharePoint. Par exemple, les utilisateurs peuvent créer des politiques qui nécessitent que certaines valeurs de métadonnées soient entrées avant que les documents puissent être téléchargés dans une bibliothèque. Cela facilite la garantie que les documents sont correctement étiquetés et classés.

Conclusion

Les métadonnées sont un outil puissant de SharePoint qui peut être utilisé pour organiser, classer et automatiser les données. En créant des colonnes, en ajoutant des métadonnées aux documents et aux éléments, en utilisant des métadonnées pour regrouper et filtrer les éléments, créant des vues basées sur les métadonnées, créant des flux de travail basés sur des métadonnées, intégrant les métadonnées avec des systèmes externes, créant des rapports de métadonnées et créant des politiques de métadonnées, les utilisateurs peuvent maximiser les systèmes externes, la création de rapports de métadonnées et la création de politiques de métadonnées, les utilisateurs peuvent maximiser les systèmes Utilisation des métadonnées dans SharePoint et faciliter la gestion des données.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que les métadonnées?

Les métadonnées sont des données qui décrivent d'autres données. Il est souvent utilisé pour fournir un contexte, une structure ou une organisation à un certain type de données. Les métadonnées sont utilisées dans de nombreux contextes différents, y compris dans SharePoint. Dans SharePoint, les métadonnées sont utilisées pour classer et organiser le contenu, ce qui facilite la recherche et l'accès.

Les métadonnées peuvent être utilisées dans SharePoint de diverses manières, telles que le marquage du contenu avec des mots clés pertinents, la création de catégories et les vues et la création de colonnes de métadonnées. Les colonnes de métadonnées sont des colonnes de données qui peuvent être appliquées aux documents et éléments de SharePoint. Cela facilite la recherche et l'organisation d'éléments qui ont des caractéristiques similaires.

Comment les métadonnées peuvent-elles être utilisées dans SharePoint?

Les métadonnées peuvent être utilisées dans SharePoint pour organiser du contenu, créer des catégories et des documents de balise et des éléments avec des mots clés pertinents. Lorsqu'ils sont utilisés correctement, les métadonnées peuvent faciliter la recherche et l'accès au contenu dans SharePoint.

Les métadonnées peuvent être utilisées dans SharePoint en créant des colonnes de métadonnées. Ces colonnes sont des champs de données qui peuvent être appliquées aux documents et éléments de SharePoint. À l'aide de colonnes de métadonnées, vous pouvez ajouter une variété d'informations pertinentes à vos documents et éléments, tels qu'un titre de document, un auteur, une date créée et même des mots clés. Cela vous permet de trouver et d'organiser rapidement des caractéristiques similaires.

Quels sont les avantages de l'utilisation des métadonnées dans SharePoint?

Le principal avantage de l'utilisation des métadonnées dans SharePoint est qu'il facilite la recherche et l'accès au contenu. En créant des colonnes de métadonnées et des documents de marquage et des éléments avec des mots clés pertinents, vous pouvez rapidement filtrer et trouver du contenu qui a des caractéristiques spécifiques. Cela facilite la recherche et l'accès au contenu dans SharePoint.

Les métadonnées peuvent également être utilisées pour créer des catégories et des vues dans SharePoint. Cela facilite l'organisation du contenu, ainsi que pour partager du contenu avec d'autres utilisateurs. Cela facilite la collaboration avec d'autres utilisateurs, ainsi que pour garantir que le contenu est correctement organisé et facilement accessible.

Comment créez-vous des colonnes de métadonnées dans SharePoint?

La création de colonnes de métadonnées dans SharePoint est un processus assez simple. Tout d'abord, vous devrez ouvrir le site pour lequel vous souhaitez créer des colonnes de métadonnées. Ensuite, vous devrez sélectionner l'option «Contenu du site», que l'on peut trouver dans le menu de navigation de gauche. Ensuite, sélectionnez l'onglet «Listes», puis sélectionnez l'option «Metadata» dans la liste.

Une fois que vous êtes dans la section des métadonnées, cliquez sur le bouton «Ajouter une colonne de métadonnées». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre, où vous pouvez saisir le nom de la colonne, ainsi que le type de données qu'il contiendra. Vous pouvez également définir la colonne pour être requise ou non requise, ainsi que pour définir des valeurs ou des termes spécifiques qui peuvent être utilisés dans la colonne.

Comment utilisez-vous les métadonnées dans SharePoint?

Une fois que vous avez créé des colonnes de métadonnées dans SharePoint, vous pouvez les utiliser pour marquer des documents et des éléments avec des mots clés pertinents. Pour ce faire, ouvrez le document ou l'élément que vous souhaitez taguer, puis sélectionnez l'onglet «Metadata». Ici, vous pouvez sélectionner les colonnes de métadonnées appropriées et saisir les informations pertinentes.

Vous pouvez également utiliser des métadonnées pour créer des catégories et des vues dans SharePoint. Pour ce faire, ouvrez la page «Contenu du site», puis sélectionnez l'onglet «Listes». De là, vous pouvez sélectionner l'option «Metadata», puis sélectionner l'onglet «Catégories» ou «Vues». Ici, vous pouvez créer des catégories et des vues basées sur les colonnes de métadonnées que vous avez créées.

En conclusion, les métadonnées dans SharePoint peuvent être un outil puissant lorsqu'ils sont utilisés correctement. Il vous permet d'organiser, de classer et de rechercher des informations rapidement et facilement, ce qui en fait un excellent moyen de suivre vos documents et autres fichiers. Il peut être utilisé pour améliorer la collaboration, rationaliser les processus et donner accès aux bonnes informations. Avec les bonnes techniques et le savoir-faire, vous pouvez tirer le meilleur parti des métadonnées dans SharePoint et vous assurer que vos documents sont correctement classés et accessibles à tout le monde.