Comment utiliser les métadonnées dans SharePoint?

Les métadonnées sont l'un des outils les plus puissants de l'arsenal d'un utilisateur SharePoint, permettant aux utilisateurs d'organiser et de classer leur contenu, ainsi que de fournir des informations et des informations précieuses sur le contenu. Dans cet article, nous examinerons comment utiliser les métadonnées dans SharePoint pour un avantage maximal, de la création de colonnes de métadonnées et de la gestion des paramètres, de l'utilisation des métadonnées pour améliorer les résultats de recherche et gérer les autorisations. Avec ces informations, vous pouvez commencer à utiliser des métadonnées pour rendre votre expérience SharePoint plus efficace et plus efficace.

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Qu'est-ce que les métadonnées dans SharePoint?

Les métadonnées de SharePoint sont définies comme des données ou des informations sur les données. Il est utilisé pour identifier et organiser le contenu dans SharePoint et permet aux utilisateurs de trouver et de travailler facilement avec les informations dont ils ont besoin. Les métadonnées peuvent être utilisées dans SharePoint pour attribuer des attributs personnalisés aux documents et éléments, permettant aux utilisateurs de rechercher et de filtrer le contenu plus facilement. Par exemple, si un utilisateur devait rechercher un document lié à un client spécifique, il pourrait utiliser des métadonnées pour affiner sa recherche par nom de client.

Les métadonnées peuvent également être utilisées pour attribuer des autorisations au contenu dans SharePoint, permettant aux utilisateurs d'afficher et de modifier uniquement le contenu auquel ils sont autorisés à accéder. Il peut également être utilisé pour créer des relations entre des éléments de contenu, tels que des documents ou des discussions connexes.

Comment utiliser les métadonnées dans SharePoint?

L'utilisation de métadonnées dans SharePoint est facile et simple. La première étape consiste à définir les catégories de métadonnées que vous souhaitez utiliser dans SharePoint. Cela peut être fait en créant une liste de termes de métadonnées qui décrivent les types de contenu que vous stockez dans SharePoint.

Une fois que vous avez défini votre liste de termes de métadonnées, vous pouvez ensuite les attribuer au contenu dans SharePoint. Cela peut être fait en ajoutant les termes de métadonnées à une colonne dans une liste ou une bibliothèque, ou en les ajoutant aux paramètres de navigation des métadonnées d'une liste ou d'une bibliothèque.

Ajout de termes de métadonnées à une liste ou à une bibliothèque

Une fois que vous avez créé votre liste de termes de métadonnées, vous pouvez ensuite les ajouter à une liste ou à une bibliothèque dans SharePoint. Pour ce faire, ouvrez la liste ou la bibliothèque et cliquez sur le lien «Paramètres de la bibliothèque» dans le ruban. Cela ouvrira la page des paramètres de la bibliothèque, qui contient une liste des colonnes associées à la liste ou à la bibliothèque.

Faites défiler jusqu'à la section «Colonnes» et cliquez sur le lien «Ajouter à partir des colonnes de site existante». Cela ouvrira la page «Ajouter des colonnes à partir des colonnes du site», qui contient une liste des colonnes du site disponibles. Faites défiler jusqu'à la section «Metadata» et sélectionnez les termes de métadonnées que vous souhaitez ajouter à la liste ou à la bibliothèque. Cliquez sur «OK» pour ajouter les termes de métadonnées sélectionnés à la liste ou à la bibliothèque.

Ajout de termes de métadonnées aux paramètres de navigation des métadonnées

Les paramètres de navigation des métadonnées vous permettent de créer des relations entre les éléments d'une liste ou d'une bibliothèque. Cela se fait en attribuant des termes de métadonnées aux éléments de la liste ou de la bibliothèque, puis en utilisant les paramètres de navigation des métadonnées pour filtrer les éléments en fonction des termes attribués. Pour ajouter des termes de métadonnées aux paramètres de navigation des métadonnées, ouvrez la liste ou la bibliothèque et cliquez sur le lien «Paramètres de navigation des métadonnées» dans le ruban.

Cela ouvrira la page «Paramètres de navigation des métadonnées», qui contient une liste des termes de métadonnées disponibles. Sélectionnez les termes de métadonnées que vous souhaitez utiliser dans les paramètres de navigation des métadonnées et cliquez sur «OK» pour enregistrer les modifications.

Configuration de la navigation des métadonnées

Une fois que vous avez ajouté les termes de métadonnées aux paramètres de navigation des métadonnées, vous pouvez ensuite configurer le fonctionnement de la navigation des métadonnées. Pour ce faire, ouvrez la liste ou la bibliothèque et cliquez sur le lien «Paramètres de navigation des métadonnées» dans le ruban. Cela ouvrira la page «Paramètres de navigation des métadonnées», qui contient une liste des termes de métadonnées disponibles.

Sur cette page, vous pouvez configurer le fonctionnement de la navigation des métadonnées. Vous pouvez choisir d'afficher la navigation des métadonnées sous forme de vue d'arbre, un volet filtre ou comme vue à onglets. Vous pouvez également choisir d'afficher les termes de métadonnées en tant qu'arbres extensibles, comme une liste plate ou comme une liste groupée. Vous pouvez également définir l'ordre des termes de métadonnées et configurer le nombre maximum d'éléments à afficher dans la navigation des métadonnées.

Ajout de métadonnées aux articles

Une fois que vous avez configuré les paramètres de navigation des métadonnées, vous pouvez ensuite ajouter des métadonnées aux éléments de la liste ou de la bibliothèque. Pour ce faire, ouvrez la liste ou la bibliothèque et cliquez sur le lien «Modifier les propriétés» dans le ruban. Cela ouvrira la page «Modifier les propriétés», qui contient une liste des termes de métadonnées disponibles. Sélectionnez les termes de métadonnées que vous souhaitez attribuer à l'élément et cliquez sur «Enregistrer» pour enregistrer les modifications.

Filtrage du contenu avec la navigation par métadonnées

Une fois que vous avez ajouté des métadonnées aux éléments de la liste ou de la bibliothèque, vous pouvez ensuite utiliser la navigation des métadonnées pour filtrer le contenu. Pour ce faire, ouvrez la liste ou la bibliothèque et cliquez sur le lien «Navigation des métadonnées» dans le ruban. Cela ouvrira la page «Navigation des métadonnées», qui contient une liste des termes de métadonnées disponibles. Sélectionnez les termes de métadonnées que vous souhaitez utiliser pour filtrer le contenu et cliquez sur «Appliquer» pour appliquer le filtre.

Création de vues axées sur la métadata dans SharePoint

SharePoint vous permet également de créer des vues axées sur les métadonnées dans SharePoint. Pour ce faire, ouvrez la liste ou la bibliothèque et cliquez sur le lien «Créer une vue» dans le ruban. Cela ouvrira la page «Créer une vue», qui contient une liste des types de vue disponibles. Sélectionnez le type d'affichage «motivé par la métadata» et cliquez sur «Créer» pour créer la vue.

Une fois que vous avez créé la vue, vous pouvez ensuite configurer la vue pour filtrer le contenu en fonction des termes de métadonnées que vous avez attribués aux éléments. Pour ce faire, ouvrez la vue et cliquez sur le lien «Modifier la vue» dans le ruban. Cela ouvrira la page «Modifier la vue», qui contient une liste des termes de métadonnées disponibles. Sélectionnez les termes de métadonnées que vous souhaitez utiliser pour filtrer le contenu et cliquez sur «OK» pour enregistrer les modifications.

Ajout de termes de métadonnées aux requêtes de recherche

SharePoint vous permet également d'ajouter des termes de métadonnées aux requêtes de recherche. Pour ce faire, ouvrez la liste ou la bibliothèque et cliquez sur le lien «Rechercher» dans le ruban. Cela ouvrira la page «Recherche», qui contient une liste des champs de recherche disponibles. Sélectionnez le champ «Metadata» et saisissez les termes de métadonnées que vous souhaitez utiliser pour filtrer les résultats. Cliquez sur «Rechercher» pour exécuter la requête.

Utilisation des métadonnées dans le Web Pars de l'éditeur de contenu

Vous pouvez également utiliser des métadonnées dans le Web Pars de l'éditeur de contenu dans SharePoint. Pour ce faire, ouvrez la page où se trouve l'éditeur de contenu WebPart et cliquez sur le lien «Modifier le Web Part» du ruban. Cela ouvrira la page «Modifier le Web Part», qui contient une liste des termes de métadonnées disponibles. Sélectionnez les termes de métadonnées que vous souhaitez utiliser pour filtrer le contenu et cliquez sur «OK» pour enregistrer les modifications.

Utilisation des métadonnées dans SharePoint Designer

SharePoint Designer vous permet également d'utiliser des métadonnées dans vos workflows. Pour ce faire, ouvrez le flux de travail dans SharePoint Designer et cliquez sur l'onglet «Variables». Cela ouvrira l'onglet «Variables», qui contient une liste des termes de métadonnées disponibles. Sélectionnez les termes de métadonnées que vous souhaitez utiliser dans le workflow et cliquez sur «Enregistrer» pour enregistrer les modifications.

Utilisation des métadonnées dans les applications SharePoint

SharePoint vous permet également d'utiliser des métadonnées dans les applications SharePoint. Pour ce faire, ouvrez l'application dans SharePoint et cliquez sur le lien «Paramètres de l'application» dans le ruban. Cela ouvrira la page «Paramètres de l'application», qui contient une liste des termes de métadonnées disponibles. Sélectionnez les termes de métadonnées que vous souhaitez utiliser dans l'application et cliquez sur «Enregistrer» pour enregistrer les modifications.

Utilisation des métadonnées dans SharePoint Workflows

SharePoint vous permet également d'utiliser des métadonnées dans vos workflows. Pour ce faire, ouvrez le flux de travail dans SharePoint Designer et cliquez sur l'onglet «Variables». Cela ouvrira l'onglet «Variables», qui contient une liste des termes de métadonnées disponibles. Sélectionnez les termes de métadonnées que vous souhaitez utiliser dans le workflow et cliquez sur «Enregistrer» pour enregistrer les modifications.

FAQ connexe

Qu'est-ce que les métadonnées?

Les métadonnées sont simplement des données sur les données. Il est utilisé pour décrire et donner un contexte à d'autres données de manière structurée. Les métadonnées peuvent être utilisées pour classer et cataloguer les données, contribuant à faciliter la recherche, la navigation et l'accès. Les métadonnées peuvent également fournir des informations supplémentaires, comme lorsqu'un fichier a été créé, par qui et quelle version il s'agit.

Dans le contexte de SharePoint, les métadonnées peuvent être utilisées pour organiser le contenu et faciliter la recherche et l'utilisation. Cela peut être fait grâce à l'utilisation des fonctionnalités de métadonnées intégrées de SharePoint, telles que les types de contenu et les colonnes.

Comment les métadonnées sont-elles utilisées dans SharePoint?

Les métadonnées peuvent être utilisées dans SharePoint de plusieurs façons. Il peut être utilisé pour organiser et structurer les données, ce qui facilite la recherche et l'utilisation. Les métadonnées peuvent également être utilisées pour fournir un contexte et des informations supplémentaires sur les données, comme lorsqu'ils ont été créés, par qui et quelle version il s'agit.

SharePoint fournit plusieurs outils d'utilisation des métadonnées, tels que les types de contenu et les colonnes. Les types de contenu sont utilisés pour classer les éléments et les rendre plus faciles à trouver. Les colonnes sont utilisées pour stocker des informations supplémentaires sur les articles, comme lorsqu'ils ont été créés, par qui et quelle version ils sont. Les métadonnées peuvent également être utilisées pour contrôler l'accès au contenu, ainsi que pour créer des vues personnalisées de contenu.

Quels sont les avantages de l'utilisation des métadonnées dans SharePoint?

L'utilisation de métadonnées dans SharePoint peut offrir plusieurs avantages. Il peut aider à organiser et à structurer les données, ce qui facilite la recherche et l'utilisation. Les métadonnées peuvent également fournir un contexte et des informations supplémentaires sur les données, comme lorsqu'ils ont été créés, par qui et quelle version il s'agit.

L'utilisation de métadonnées peut également aider à améliorer la collaboration et la communication, car elle peut fournir un langage commun aux utilisateurs à utiliser lors de la discussion et du partage des données. Il peut également être utilisé pour créer des vues personnalisées de contenu, ce qui peut faciliter la recherche et l'accès aux utilisateurs des utilisateurs.

Quels outils peuvent être utilisés pour ajouter des métadonnées dans SharePoint?

SharePoint fournit plusieurs outils pour ajouter des métadonnées, telles que les types de contenu et les colonnes. Les types de contenu sont utilisés pour classer les éléments et les rendre plus faciles à trouver. Les colonnes sont utilisées pour stocker des informations supplémentaires sur les articles, comme lorsqu'ils ont été créés, par qui et quelle version ils sont.

En plus des types de contenu et des colonnes, SharePoint fournit également une variété d'autres outils et fonctionnalités qui peuvent être utilisés pour ajouter des métadonnées, telles que les métadonnées gérées, les mots clés et les vues de liste et de bibliothèque. Ces outils peuvent être utilisés pour créer des vues personnalisées de contenu, ainsi que pour contrôler l'accès au contenu.

Comment configurer des métadonnées dans SharePoint?

La configuration des métadonnées dans SharePoint est relativement simple. La première étape consiste à décider quel type de métadonnées sera utilisée et quelles informations il contiendra. Une fois les métadonnées décidées, l'étape suivante consiste à créer les types de contenu et les colonnes qui seront utilisées pour stocker les métadonnées.

Une fois les types de contenu et les colonnes créées, l'étape suivante consiste à configurer la liste ou les vues de la bibliothèque pour afficher les métadonnées. Cela peut être fait en sélectionnant les colonnes souhaitées et en les commandant comme vous le souhaitez. La dernière étape consiste à configurer tout autre paramètre, tel que les métadonnées gérées et le contrôle d'accès.

Comment les métadonnées peuvent-elles être utilisées pour contrôler l'accès au contenu?

Les métadonnées peuvent être utilisées pour contrôler l'accès au contenu dans SharePoint. Cela peut être fait en configurant des types de contenu avec des niveaux d'accès spécifiques ou en configurant des colonnes contenant des informations utilisateur ou de groupe. Cela peut être utilisé pour restreindre l'accès au contenu en fonction de qui l'a créé ou de qui lui est affecté.

En plus des types de contenu et des colonnes, SharePoint fournit également des fonctionnalités telles que les autorisations au niveau des éléments, qui peuvent être utilisées pour contrôler l'accès à des éléments spécifiques. Cela peut être utilisé en combinaison avec des types de contenu et des colonnes pour créer un système de contrôle d'accès plus granulaire.

En conclusion, l'utilisation de métadonnées dans SharePoint est un excellent moyen de gérer votre contenu numérique, d'augmenter l'efficacité de la recherche et d'améliorer la précision des résultats. Avec l'aide de fonctionnalités telles que les métadonnées gérées, les types de contenu et le filtrage des mots clés, vous pouvez rapidement organiser, stocker et récupérer le contenu le plus pertinent pour votre organisation. Les métadonnées peuvent être utilisées pour garantir que les bonnes personnes accéder aux bonnes informations et que vos utilisateurs trouvent les données dont ils ont besoin rapidement et facilement.