Comment utiliser SharePoint comme système de gestion de documents?
SharePoint est un outil de gestion de documents incroyablement puissant qui peut aider les entreprises de toutes tailles à rationaliser leurs processus de partage de documents et de collaboration. Avec SharePoint, vous pouvez stocker, organiser et accéder aux documents de n'importe où, sur n'importe quel appareil. Dans cet article, nous examinerons comment vous pouvez utiliser SharePoint pour rendre la gestion des documents plus facile et plus efficace dans votre organisation.
Qu'est-ce que la gestion des documents SharePoint?
SharePoint Document Management est une plate-forme basée sur le cloud qui permet aux entreprises de stocker, d'organiser et de partager des documents. Il fournit une interface facile à utiliser pour gérer et partager des documents, vous pouvez donc accéder rapidement aux documents dont vous avez besoin. Avec une bibliothèque centralisée, il est facile de suivre les documents et de s'assurer que tout le monde a accès aux versions les plus à jour.
Avantages de la gestion des documents SharePoint
SharePoint Document Management offre un certain nombre d'avantages clés pour les entreprises. Ceux-ci incluent:
- Organisation - En centralisant les documents, il est plus facile de les suivre et de s'assurer que tout le monde a accès aux versions les plus récentes.
- Collaboration - SharePoint permet aux équipes de collaborer sur des documents en temps réel, ce qui facilite la réalisation des projets plus rapidement.
- Sécurité - SharePoint a des fonctionnalités de sécurité intégrées, vous pouvez donc être sûr que vos documents sont sûrs et sécurisés.
- Flexibilité - Avec SharePoint, vous pouvez accéder à vos documents à partir de n'importe quel appareil, à tout moment, n'importe où.
Début avec SharePoint Document Management
Pour commencer avec SharePoint Document Management, vous devrez créer un site SharePoint. Il s'agit d'un processus simple et peut être fait en quelques clics. Une fois que vous avez créé votre site, vous pouvez commencer à ajouter des documents et à configurer des bibliothèques.
Configuration des bibliothèques de documents
Les bibliothèques de documents sont le fondement de la gestion des documents SharePoint. C'est là que vous stockez vos documents et gardez-les organisés. Vous pouvez créer plusieurs bibliothèques pour différents départements ou projets et configurer des vues personnalisées pour faciliter la recherche des documents dont vous avez besoin.
Création d'ensembles de documents
Les ensembles de documents vous permettent de regrouper les documents connexes ensemble. Cela facilite la recherche des documents dont vous avez besoin et garantit que tout le monde a accès à la même version. Vous pouvez créer des ensembles de documents pour des projets spécifiques ou des membres de l'équipe, puis ajouter des documents à l'ensemble.
Contrôle de version
La gestion des documents SharePoint permet de suivre facilement les modifications et de s'assurer que tout le monde a accès aux versions les plus à jour. Vous pouvez configurer le contrôle de version pour suivre automatiquement les modifications et créer de nouvelles versions pour chaque mise à jour. Cela facilite la recherche de la version la plus récente d'un document.
Enregistrement et paiement des documents
L'enregistrement et le départ sont une caractéristique clé de la gestion des documents SharePoint. Lorsqu'un document est vérifié, seul l'utilisateur qui l'a vérifié peut le modifier. Cela empêche plusieurs utilisateurs de modifier le même document en même temps. Lorsqu'un document est enregistré, tous les autres utilisateurs pourront afficher et modifier le document.
Documer les métadonnées
Les métadonnées sont des données sur les données, et c'est un élément clé de la gestion des documents SharePoint. En ajoutant des métadonnées aux documents, vous pouvez facilement rechercher et trouver des documents. Vous pouvez également utiliser des métadonnées pour classer les documents et les rendre plus faciles à trouver.
Documenter les workflows
Les workflows de documents sont une partie importante de la gestion des documents SharePoint. Ils vous permettent d'automatiser les processus, tels que les approbations de documents et les avis de documents. Vous pouvez créer des workflows personnalisés pour différents types de documents, afin que vous puissiez vous assurer que les documents sont approuvés avant leur publication.
Documer les autorisations
Les autorisations de documents sont une partie importante de la gestion des documents SharePoint. Vous pouvez configurer des autorisations pour chaque bibliothèque de documents pour contrôler qui a accès aux documents. Vous pouvez également configurer des autorisations pour des documents individuels, afin que vous ne puissiez vous assurer que certaines personnes ont accès à des documents spécifiques.
Recherche de documents
La gestion des documents SharePoint facilite la recherche de documents. Vous pouvez rechercher par mot-clé, auteur, date ou tout autre champ de métadonnées. Cela facilite la recherche rapidement des documents dont vous avez besoin.
Expiration du document
La gestion des documents SharePoint facilite également la définition des dates d'expiration des documents. Ceci est utile si vous devez vous assurer que les documents sont mis à jour régulièrement. Vous pouvez définir une date d'expiration pour chaque document, puis SharePoint vous alertera lorsque le document doit expirer.
FAQ connexe
Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents?
Un système de gestion de documents (DMS) est un système informatique utilisé pour stocker, gérer et suivre les documents et réduire le papier. Un DMS organise des documents et les rend plus faciles à trouver, à accéder et à partager avec des collègues. Il peut également aider à automatiser le processus de gestion des documents, ce qui facilite la gestion d'un grand volume de documents.
SharePoint est un système de gestion de documents basé sur le Web qui permet aux organisations de stocker et de partager des documents, ainsi que de collaborer sur des projets. Il peut également être utilisé pour gérer et suivre les documents, ainsi que rationaliser le processus de gestion des documents.
Comment SharePoint peut-il être utilisé comme système de gestion de documents?
SharePoint peut être utilisé comme système de gestion de documents (DMS) en créant des bibliothèques de documents où les documents peuvent être stockés et gérés. Les bibliothèques de documents peuvent être personnalisées pour contenir des métadonnées, ce qui facilite la recherche et la trier des documents. Les documents peuvent également être partagés avec d'autres utilisateurs, permettant la collaboration. SharePoint fournit également des capacités de flux de travail, qui peuvent être utilisées pour automatiser le processus de gestion des documents.
De plus, SharePoint fournit des fonctionnalités telles que le contrôle de version, qui permet aux utilisateurs de suivre les modifications des documents au fil du temps, et d'enregistrer / vérifier, qui permet aux utilisateurs de contrôler qui peut apporter des modifications aux documents. Ces fonctionnalités peuvent aider à garantir que les documents sont à jour et précis.
Quels sont les avantages de l'utilisation de SharePoint comme système de gestion de documents?
L'utilisation de SharePoint comme système de gestion de documents (DMS) peut offrir de nombreux avantages. Il peut aider à réduire le besoin de copies papier des documents et à simplifier le stockage et la récupération des documents. En fournissant des fonctionnalités telles que le contrôle de version et l'enregistrement / le paiement, il peut également aider à garantir que les documents sont à jour et précis.
SharePoint peut également être utilisé pour collaborer sur des projets et des documents en temps réel. Cela peut aider à améliorer la productivité car les utilisateurs peuvent travailler ensemble sur des documents, et contribue également à réduire les coûts associés à l'envoi de documents dans les deux sens. Il peut également être utilisé pour automatiser le processus de gestion des documents, ce qui peut améliorer l'efficacité et réduire le travail manuel.
Quelles sont les limites de l'utilisation de SharePoint comme système de gestion des documents?
Comme pour tout système de gestion de documents (DMS), il existe certaines limites à l'utilisation de SharePoint comme DMS. Par exemple, SharePoint peut être difficile à configurer et à maintenir, et oblige une personne ayant des connaissances techniques pour la gérer.
De plus, SharePoint n'est pas aussi sécurisé que les autres systèmes de gestion des documents et nécessite des mesures de sécurité supplémentaires pour s'assurer que les documents sont maintenus en sécurité. Il ne fournit pas non plus le même niveau de contrôle sur les documents que les autres DMS, tels que la possibilité de définir les droits d'accès pour les documents individuels.
Comment SharePoint peut-il être utilisé pour collaborer sur des documents?
SharePoint peut être utilisé pour collaborer sur des documents en temps réel. Les documents peuvent être stockés dans des bibliothèques de documents et partagés avec d'autres utilisateurs, permettant la collaboration. SharePoint fournit également des fonctionnalités telles que le contrôle de la version et l'enregistrement / le paiement, ce qui peut aider à garantir que les documents sont à jour et précis.
De plus, SharePoint fournit une fonction de chat, qui permet aux utilisateurs de communiquer et de collaborer sur des documents en temps réel. Il peut également être utilisé pour configurer des workflows, qui peuvent être utilisés pour automatiser le processus de gestion des documents. Cela facilite la gestion d'un grand volume de documents et rationalise le processus de gestion des documents.
SharePoint fournit un puissant système de gestion de documents qui peut être utilisé pour stocker, organiser et partager des fichiers en toute sécurité. Sa combinaison de fonctionnalités, telles que le contrôle de version de document, les vues de la bibliothèque de documents et les capacités de glisser-déposer, en fait un système idéal pour les entreprises de toutes tailles. Ce système peut vous aider à rationaliser les processus, à gagner du temps et de l'argent et augmenter la collaboration et la productivité de votre entreprise. Avec SharePoint, vous pouvez vous assurer que vos documents sont correctement organisés, stockés et partagés en toute sécurité.
