Comment vérifier plusieurs fichiers dans SharePoint Office 365?

Cherchez-vous des moyens de rationaliser le processus de vérification de plusieurs fichiers dans SharePoint Office 365? Avec les bonnes étapes et les bonnes outils, il est possible de vérifier plusieurs fichiers rapidement et facilement. Dans cet article, vous apprendrez à vérifier plusieurs fichiers dans SharePoint Office 365, ainsi que les meilleures pratiques pour rationaliser le processus. En suivant ces étapes simples, vous pouvez vous assurer que vos fichiers sont en toute sécurité enregistrés et organisés dans SharePoint Office 365.

Vérifiez plusieurs fichiers dans SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 est une puissante plate-forme cloud pour gérer les fichiers et les documents. Il fournit un moyen facile de stocker et de partager des documents avec d'autres, et il fournit également une méthode efficace de vérification de plusieurs fichiers à la fois. Dans cet article, nous expliquerons comment vérifier plusieurs fichiers dans SharePoint Office 365.

Étape 1: sélectionnez les fichiers

La première étape de la vérification de plusieurs fichiers dans SharePoint Office 365 consiste à sélectionner les fichiers que vous souhaitez vérifier. Vous pouvez sélectionner des fichiers dans votre ordinateur local ou dans un emplacement de réseau. Pour sélectionner les fichiers, ouvrez le dossier contenant les fichiers, sélectionnez les fichiers que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur le bouton «Vérifier».

Lorsque vous cliquez sur le bouton «Recherchez», vous serez présenté avec une boîte de dialogue qui affiche les fichiers que vous avez sélectionnés. Vous pouvez ensuite saisir des commentaires sur les fichiers que vous vérifiez, puis cliquez sur le bouton «Vérifier» pour terminer le processus.

Étape 2: Ajouter des commentaires

Une fois que vous avez sélectionné les fichiers que vous souhaitez vérifier, vous pouvez ajouter des commentaires sur les fichiers. Les commentaires sont facultatifs, mais ils peuvent être utiles pour garder une trace des modifications apportées aux fichiers et pour fournir des informations à d'autres utilisateurs qui peuvent accéder aux fichiers.

Pour ajouter des commentaires, sélectionnez l'onglet «Commentaire» dans la boîte de dialogue, puis entrez vos commentaires dans la zone de texte fournie. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer les commentaires.

Étape 3: vérifiez les fichiers

Une fois que vous avez sélectionné les fichiers et ajouté tout commentaire, vous pouvez vérifier les fichiers. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Vérifiez» dans la zone de dialogue. Il vous sera ensuite demandé de confirmer que vous souhaitez vérifier les fichiers, puis les fichiers seront enregistrés.

Notez que lorsque vous vérifiez plusieurs fichiers, les fichiers seront tous stockés dans le même dossier. Donc, si vous souhaitez vérifier les fichiers à partir de différents dossiers, vous devrez les déplacer vers le même dossier avant de pouvoir les vérifier.

Étape 4: Afficher les fichiers enregistrés

Une fois que vous avez vérifié les fichiers, vous pouvez les afficher dans SharePoint Office 365. Pour ce faire, ouvrez le dossier dans lequel les fichiers ont été enregistrés et cliquez sur l'onglet «Enregistré». Cela affichera une liste des fichiers qui ont été enregistrés. Vous pouvez ensuite cliquer sur le fichier pour l'afficher ou pour apporter des modifications.

Étape 5: Consultez les fichiers

Si vous devez apporter des modifications à un fichier qui a été enregistré, vous pouvez le vérifier hors de SharePoint Office 365. Pour ce faire, ouvrez le fichier, cliquez sur le bouton «Découvrez», puis apportez vos modifications. Une fois que vous avez terminé les modifications, vous pouvez vérifier le fichier.

Étape 6: Gérer les versions des fichiers

SharePoint Office 365 vous permet de gérer différentes versions d'un fichier. Pour ce faire, ouvrez le fichier et cliquez sur l'onglet «Historique de la version». Cela affichera une liste des différentes versions du fichier, et vous pouvez ensuite sélectionner la version que vous souhaitez afficher ou modifier.

Étape 7: ajouter des autorisations aux fichiers

SharePoint Office 365 vous permet également d'ajouter des autorisations aux fichiers. Pour ce faire, ouvrez le fichier, cliquez sur l'onglet «Autorisations», puis sélectionnez les utilisateurs ou les groupes que vous souhaitez donner la permission d'afficher ou de modifier le fichier. Vous pouvez également spécifier le niveau d'accès que vous voulez qu'ils aient.

Étape 8: Partagez des fichiers avec d'autres

Une fois que vous avez vérifié les fichiers et ajouté toute autorisation, vous pouvez partager les fichiers avec d'autres. Pour ce faire, ouvrez le fichier, cliquez sur le bouton «Partage», puis entrez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez également ajouter un message au fichier, si vous le souhaitez.

Étape 9: Supprimer les fichiers

Si vous devez supprimer les fichiers de SharePoint Office 365, vous pouvez le faire en sélectionnant le fichier, en cliquant sur le bouton «Supprimer», puis en confirmant que vous souhaitez supprimer le fichier. Veuillez noter que les fichiers supprimés ne peuvent pas être récupérés.

Étape 10: Surveiller l'activité du fichier

SharePoint Office 365 fournit un moyen facile de surveiller l'activité des fichiers. Pour ce faire, ouvrez le fichier, cliquez sur l'onglet «Activité», puis sélectionnez le délai que vous souhaitez afficher. Cela montrera un calendrier de l'activité du fichier, y compris qui a accédé au fichier et quand.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint Office 365?

SharePoint Office 365 est un service basé sur le cloud de Microsoft qui fournit une plate-forme aux entreprises pour stocker, partager, gérer et collaborer sur des documents. Il s'agit d'un environnement sécurisé et convivial pour la gestion et le partage des documents. SharePoint permet également l'intégration avec d'autres applications Office 365, telles que Word, Excel et PowerPoint.

SharePoint Office 365 permet aux utilisateurs de stocker, partager, gérer et collaborer facilement sur des documents, des images et d'autres fichiers. Il fournit également un environnement sécurisé pour le partage, avec des fonctionnalités telles que le contrôle de version, le suivi des documents et le contrôle d'accès sécurisé.

Comment vérifier plusieurs fichiers dans SharePoint Office 365?

Pour vérifier plusieurs fichiers dans SharePoint Office 365, sélectionnez d'abord les fichiers qui doivent être vérifiés. Ensuite, cliquez avec le bouton droit sur l'un des fichiers sélectionnés et sélectionnez «Vérifier» dans le menu déroulant. Si un utilisateur a la permission de cocher plusieurs fichiers, une boîte de dialogue «Cochez plusieurs éléments» apparaîtra. L'utilisateur peut ensuite sélectionner les fichiers qui doivent être enregistrés et spécifier tous les commentaires qu'il souhaite inclure. Enfin, l'utilisateur peut cliquer sur «Enregistrer» pour terminer le processus.

Pour les utilisateurs avec les autorisations appropriées, SharePoint Office 365 offre également une option «Cochez dans All» dans la boîte de dialogue Cochez plusieurs éléments. Cette option permet aux utilisateurs de vérifier rapidement tous les fichiers sélectionnés à la fois. Il est important de noter que certains fichiers peuvent ne pas être éligibles à l'option «Vérifier entièrement», car ils peuvent nécessiter des commentaires plus détaillés ou un examen plus approfondi.

Quelle est la différence entre l'enregistrement et la vérification d'un fichier?

L'enregistrement et la vérification d'un fichier sont deux processus différents dans SharePoint Office 365. Lorsqu'un fichier est vérifié, il est verrouillé pour que d'autres utilisateurs ne puissent pas le modifier. Cela permet à l'utilisateur qui a vérifié le fichier pour apporter des modifications sans avoir à se soucier des autres utilisateurs apportant des modifications dans le fichier en même temps. Lorsque l'utilisateur a terminé les modifications, il vérifie le fichier, permettant à d'autres utilisateurs d'y accéder et d'apporter des modifications.

La vérification d'un fichier permet également à d'autres utilisateurs de voir les modifications apportées. Cela est fait afin que tous les utilisateurs puissent voir la version la plus à jour du fichier. D'autres utilisateurs peuvent également voir les commentaires qui ont été faits lorsque le fichier a été enregistré.

Qu'est-ce que le contrôle de version?

Le contrôle de version est une fonctionnalité de SharePoint Office 365 qui permet aux utilisateurs de suivre les modifications apportées à un fichier. Lorsqu'un fichier est enregistré, SharePoint crée une «version» du fichier, qui comprend des informations sur les modifications qui ont été apportées. Cela permet aux utilisateurs de voir facilement quelles modifications ont été apportées au fichier, ainsi que qui les a créées.

Le contrôle de version permet également aux utilisateurs de revenir à une ancienne version du fichier si nécessaire. Cela peut être utile si un utilisateur souhaite annuler les modifications apportées, ou s'il souhaite accéder au contenu d'une ancienne version du fichier. SharePoint Office 365 permet également aux utilisateurs de comparer différentes versions d'un fichier, ce qui peut être utile pour déterminer quelle version du fichier est le plus à jour.

Qu'est-ce que le suivi des documents?

Le suivi des documents est une fonctionnalité de SharePoint Office 365 qui permet aux utilisateurs de suivre la progression des documents. Il fournit une piste d'audit de toutes les modifications qui ont été apportées à un document, ainsi que qui les a créées. Cela permet de garantir que tous les utilisateurs travaillent avec la même version du fichier et que toutes les modifications ont été approuvées avant que le document ne soit partagé avec d'autres.

Le suivi des documents permet également aux administrateurs de définir les exigences d'approbation pour les documents, garantissant que toutes les modifications sont examinées et approuvées avant leur publication. Cela permet de garantir que seule la version la plus à jour et la plus précise du document est partagée. Il aide également à rationaliser le processus d'examen et d'approbation, ce qui permet aux équipes de collaborer plus facilement sur des documents.

Une fois que vous avez vérifié tous les fichiers dont vous avez besoin dans SharePoint Office 365, vous aurez une bibliothèque de documents entièrement organisée et sécurisée pour votre entreprise. Avec SharePoint Office 365, vous pouvez facilement partager des documents avec l'équipe, contrôler les révisions et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Avec ces connaissances, vous pourrez maximiser la puissance de SharePoint Office 365 et vous assurer que tous les documents sont au bon endroit au bon moment.