Comment voir qui a affiché un fichier sur SharePoint?

Avez-vous déjà voulu savoir qui a vu vos fichiers sur SharePoint? Il peut être difficile de garder une trace de l'activité sur vos fichiers et documents, surtout s'ils sont accessibles par plusieurs personnes. Cependant, SharePoint propose une excellente fonctionnalité qui vous permet de voir qui a affiché un fichier ou un document. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes de la façon de voir qui a affiché un fichier sur SharePoint.

Voir qui a affiché un fichier sur SharePoint

SharePoint est une puissante plate-forme de collaboration qui peut aider les équipes à collaborer et à partager facilement des fichiers. L'une des principales caractéristiques de SharePoint est la possibilité de suivre qui a affiché un fichier. Cela peut être un excellent moyen de mieux comprendre la popularité d'un fichier ou d'un document ou à qui y accéder. Dans cet article, nous expliquerons comment voir qui a visionné un fichier sur SharePoint.

Comprendre la visualisation des fichiers SharePoint

La fonction de visualisation de fichiers de SharePoint est intégrée à la plate-forme, vous permettant de visualiser facilement qui a accédé à un fichier. Cette fonctionnalité est disponible sur toutes les versions de SharePoint, y compris SharePoint Online et SharePoint Server. Lorsqu'un utilisateur considère un fichier, SharePoint enregistre le nom de l'utilisateur et la date et l'heure de la vue.

Affichage de l'historique de visualisation d'un fichier

Pour afficher l'historique de visualisation d'un fichier, ouvrez d'abord le fichier dans SharePoint. Ensuite, cliquez sur le bouton «Afficher les propriétés» dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Cela ouvrira un panneau sur le côté droit de la page qui contient les propriétés du fichier. Faites défiler vers le bas dans le panneau jusqu'à ce que vous voyiez la section «Historique de visualisation». Cette section répertorie les noms de tous les utilisateurs qui ont affiché le fichier et la date et l'heure de chaque vue.

Créer un rapport

Si vous souhaitez suivre qui a affiché un fichier au fil du temps, vous pouvez créer un rapport pour afficher les données. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Créer un rapport d'affichage» dans la section Historique de visualisation. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre qui vous permet de personnaliser les données incluses dans le rapport. Vous pouvez choisir d'inclure le nom, la date et l'heure de la vue de l'utilisateur, ainsi que d'autres informations. Une fois que vous avez configuré le rapport, cliquez sur le bouton «Créer le rapport». Cela générera un rapport qui peut être téléchargé ou imprimé.

Limites de l'histoire de la visualisation

Il est important de noter que l'historique de visualisation des fichiers de SharePoint n'est pas toujours fiable. D'une part, il n'enregistre pas les vues des utilisateurs anonymes, tels que ceux qui accèdent au fichier à partir d'un site Web public. De plus, l'historique est limité à la version actuelle du fichier. Si un utilisateur considère une version plus ancienne du fichier, cela ne sera pas enregistré dans l'historique de visualisation.

Utilisation d'outils tiers

Si vous devez suivre qui a affiché un fichier au fil du temps, vous voudrez peut-être envisager d'utiliser un outil tiers. Ces outils peuvent être utilisés pour suivre l'historique de visualisation au fil du temps, même pour les utilisateurs anonymes. De plus, ils peuvent suivre les vues des anciennes versions du fichier, ainsi que d'autres données utiles.

Affichage de l'historique de la version d'un fichier

Une autre façon de suivre qui a affiché un fichier est de visualiser l'historique de la version du fichier. Pour ce faire, ouvrez le fichier dans SharePoint et cliquez sur le bouton «Historique de version» dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Cela ouvrira un panneau sur le côté droit de la fenêtre qui contient l'historique de la version du fichier. Il répertorie la date et l'heure de chaque version, ainsi que l'utilisateur qui a créé la version.

Affichage de l'historique de visualisation du site

Enfin, vous pouvez également afficher l'historique de visualisation de l'ensemble du site. Pour ce faire, ouvrez le site dans SharePoint et cliquez sur le bouton «Paramètres du site» dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Cela ouvrira la page des paramètres du site, qui contient une variété d'options. Cliquez sur l'option «Affichage de l'historique» dans la section «Administration du site». Cela ouvrira une page qui contient l'historique de visualisation de l'ensemble du site.

Utilisation d'audit pour suivre les vues des fichiers

Si vous devez suivre les vues des fichiers au fil du temps, vous voudrez peut-être envisager d'utiliser la fonction d'audit de SharePoint. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour suivre toutes les actions prises sur un fichier, y compris les vues. Pour activer l'audit, ouvrez le fichier dans SharePoint et cliquez sur le bouton «Paramètres de stratégie de gestion des informations» dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Sélectionnez l'option «Audit», puis configurez les paramètres comme souhaité. Une fois l'audit activé, toutes les mesures prises sur le fichier seront enregistrées, y compris les vues.

Affichage des journaux d'audit

Une fois l'audit activé, vous pouvez afficher les journaux de toutes les actions prises sur le fichier. Pour ce faire, ouvrez le fichier dans SharePoint et cliquez sur le bouton «Paramètres de stratégie de gestion des informations» dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Sélectionnez l'option «AUDITING LOGS», puis cliquez sur le bouton «Afficher les journaux». Cela ouvrira une page qui contient les journaux de toutes les actions prises sur le fichier, y compris les vues.

Gestion des autorisations des utilisateurs

Enfin, vous pouvez également gérer les autorisations utilisateur pour contrôler qui peut afficher un fichier. Pour ce faire, ouvrez le fichier dans SharePoint et cliquez sur le bouton «Autorisations» dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Cela ouvrira un panneau sur le côté droit de la fenêtre qui contient les autorisations du fichier. Vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer les utilisateurs comme vous le souhaitez et définir leurs niveaux d'autorisation. C'est un excellent moyen de s'assurer que seuls les utilisateurs souhaités peuvent afficher le fichier.

Questions fréquemment posées

Comment puis-je voir qui a affiché un fichier sur SharePoint?

Afin de voir qui a affiché un fichier sur SharePoint, vous devez avoir les autorisations appropriées pour accéder aux fonctionnalités d'analyse et de rapport. Si vous avez l'autorisation requise, vous pouvez utiliser la page «Activité du site», située dans la page «Contenu du site». Sur cette page, vous pouvez afficher l'analyse de base sur le fichier, tel que le nombre de vues, le nombre total de personnes qui l'ont vu et le temps moyen passé sur le fichier. De plus, vous pouvez également afficher des informations détaillées sur qui a visualisé le fichier, tel que leur nom, leur adresse e-mail et le temps passé sur le fichier.

L’autre option consiste à utiliser la fonction «Audit Log Reports», qui est disponible dans la page «Paramètres du site». Cette fonctionnalité vous permet d'afficher des rapports détaillés sur qui a accédé au fichier et les actions qu'ils ont effectuées dessus. Cette fonctionnalité vous permet également de filtrer les données en fonction de critères spécifiques, tels que la plage de dates, l'utilisateur et l'action.

De quelles autorisations ai-je besoin pour voir qui a affiché un fichier sur SharePoint?

Afin d'afficher qui a affiché un fichier sur SharePoint, vous devez avoir l'autorisation «Afficher les données d'utilisation». Cette autorisation est généralement accordée aux propriétaires de sites et aux administrateurs, mais peut également être accordé aux utilisateurs individuels. De plus, vous pouvez avoir besoin d'autorisations supplémentaires pour accéder à la fonction «Audit des rapports de journal», en fonction de la configuration particulière du site.

Si vous n'avez pas les autorisations requises, vous devrez peut-être contacter le propriétaire ou l'administrateur du site afin d'accéder aux fonctionnalités d'analyse et de rapport. Alternativement, vous pouvez également être en mesure d'afficher des analyses de base sur le fichier, telles que le nombre de vues et le nombre total de personnes qui l'ont consultée, à partir de la page «Activité du site».

Comment accéder à la page «Activité du site»?

La page «Activité du site» est accessible à partir de la page «Contenu du site», qui est située dans le menu de gauche du site SharePoint. Sur cette page, vous pouvez afficher l'analyse de base sur le fichier, tel que le nombre de vues, le nombre total de personnes qui l'ont vu et le temps moyen passé sur le fichier. De plus, vous pouvez également afficher des informations détaillées sur qui a visualisé le fichier, tel que leur nom, leur adresse e-mail et le temps passé sur le fichier.

Si vous n'avez pas les autorisations requises, vous ne pourrez peut-être pas accéder à cette page. Dans ce cas, vous devrez peut-être contacter le propriétaire ou l'administrateur du site afin d'accéder aux fonctionnalités d'analyse et de rapport.

Comment accéder à la fonctionnalité «Rapports de journaux d'audit»?

La fonction «Audit Log Reports» est située dans la page «Paramètres du site», qui peut être accessible en cliquant sur l'icône du matériel dans le coin supérieur droit du site SharePoint. Une fois que vous êtes dans la page «Paramètres du site», vous pouvez cliquer sur le lien «Audit des rapports de journal» dans le menu de gauche. Cela ouvrira la page «Audit Log Reports», où vous pouvez afficher des rapports détaillés sur qui a accédé au fichier et quelles actions ils ont effectué.

Afin d'accéder à cette fonctionnalité, vous pouvez avoir besoin d'autorisations supplémentaires, en fonction de la configuration particulière du site. Si vous n'avez pas les autorisations requises, vous devrez peut-être contacter le propriétaire ou l'administrateur du site afin d'accéder aux fonctionnalités d'analyse et de rapport.

Quelles informations puis-je obtenir de la fonctionnalité «Audit Log Reports»?

La fonction «Audit Log Reports» vous permet d'afficher des rapports détaillés sur qui a accédé au fichier et les actions qu'ils ont effectuées dessus. Cela comprend des informations telles que le nom de l'utilisateur, l'adresse e-mail et le temps qu'ils ont passé sur le fichier. De plus, vous pouvez également filtrer les données en fonction de critères spécifiques, tels que la plage de dates, l'utilisateur et l'action.

Si vous n'avez pas les autorisations requises, vous ne pourrez peut-être pas accéder à cette fonctionnalité. Dans ce cas, vous devrez peut-être contacter le propriétaire ou l'administrateur du site afin d'accéder aux fonctionnalités d'analyse et de rapport.

Après avoir suivi les étapes ci-dessus, vous devriez maintenant mieux comprendre comment voir qui a visualisé un fichier sur SharePoint. Avec ces connaissances, vous pouvez vous assurer que les bonnes personnes ont accès à vos fichiers et avoir le bon niveau d'accès en tout temps. Vous pouvez également suivre qui a vu ou téléchargé un fichier, vous donnant la tranquillité d'esprit que les fichiers sont sécurisés et utilisés de la manière appropriée.