Pouvez-vous suivre les changements dans SharePoint?

Cherchez-vous un moyen de suivre les changements dans SharePoint? Si c'est le cas, vous êtes au bon endroit! SharePoint est un outil puissant pour les entreprises et les organisations, et sa capacité à suivre les changements peut aider à garantir la précision et la responsabilité en matière de documents importants. Dans cet article, nous discuterons de ce qu'est SharePoint, les différentes façons de suivre les changements et pourquoi il est important de le faire.

SharePoint est une puissante plate-forme de collaboration qui vous aide à suivre les changements. Vous pouvez suivre les modifications dans SharePoint en utilisant l'historique des versions, l'enregistrement / le départ, les workflows d'approbation et les ensembles de documents. L'historique de la version maintient un enregistrement des modifications d'un document, vous permettant de visualiser et de restaurer les versions précédentes. L'enregistrement et le départ aident à s'assurer qu'une seule personne peut éditer un document à la fois. Les workflows d'approbation font l'objet de documents d'approbation avant de pouvoir être publiés. Les ensembles de documents vous permettent de regrouper les documents connexes et de suivre les modifications de l'ensemble entier.

SharePoint est une puissante plate-forme d'applications commerciales de Microsoft, offrant un environnement sécurisé et collaboratif pour les entreprises de toutes tailles. L'une des fonctionnalités puissantes offre SharePoint est la possibilité de suivre les modifications apportées aux documents, listes et autres contenus stockés dans la plate-forme.

Le suivi des modifications dans SharePoint peut être bénéfique de diverses manières, y compris en garantissant que toutes les modifications sont enregistrées et que tous les utilisateurs sont tenus à jour avec la dernière version du contenu. Cet article donne un aperçu de la façon de suivre les changements dans SharePoint, ainsi que des avantages que cette fonctionnalité offre.

Comprendre la fonction de modifications de la piste

La fonction de modifications de la piste dans SharePoint est un outil puissant qui permet aux utilisateurs de suivre, afficher et comparer les modifications apportées au contenu stocké dans la plate-forme. La fonctionnalité est activée par défaut dans SharePoint, permettant aux utilisateurs d'accéder facilement aux informations de suivi pour n'importe quel élément. Lorsqu'il est activé, la fonction de modifications de la piste enregistrera automatiquement toutes les modifications apportées au contenu, y compris qui a apporté la modification et lorsque la modification a été effectuée.

La fonction de modifications de la piste est également utile en matière de collaboration, car elle permet aux utilisateurs de comparer les modifications apportées à un document ou à une liste et à identifier facilement qui a apporté les modifications. Cela élimine la nécessité pour les utilisateurs de comparer manuellement les versions d'un document ou d'une liste pour identifier les modifications.

Afficher les rapports des modifications de la piste

Une fois la fonction de modification de la piste activée, les utilisateurs peuvent facilement afficher les informations de suivi pour tout élément stocké dans SharePoint. Pour afficher les informations de suivi, ouvrez simplement l'élément et sélectionnez l'option «Afficher la piste» dans le ruban. Cela ouvrira le rapport des modifications de la piste, qui affichera une liste complète de toutes les modifications apportées à l'élément.

Le rapport des modifications de la piste comprendra la date et l'heure à laquelle le changement a été effectué, l'utilisateur qui a effectué le changement, le type de changement qui a été effectué et une description du changement. Le rapport permet également aux utilisateurs de filtrer les résultats par date, utilisateur et type de changement, ce qui facilite la recherche des informations dont vous avez besoin.

Avantages du suivi des changements dans SharePoint

Le suivi des changements dans SharePoint offre une variété d'avantages pour les entreprises de toutes tailles. En suivant les modifications, les entreprises peuvent s'assurer que toutes les modifications apportées au contenu stockées dans la plate-forme sont enregistrées et visibles pour tous les utilisateurs. Cela élimine la nécessité pour les utilisateurs de comparer manuellement les versions d'un document ou d'une liste pour identifier les modifications, ce qui permet d'économiser du temps et des efforts.

Les informations de suivi peuvent également être utilisées pour identifier qui a apporté un changement particulier et lorsque le changement a été effectué. Cela facilite l'identification et la résolution de tous les problèmes pouvant résulter des modifications apportées au contenu stocké dans SharePoint. Les informations de suivi peuvent également être utilisées pour garantir que tous les utilisateurs travaillent avec la dernière version du contenu.

Comment activer les changements de piste dans SharePoint

La fonction de modification de la piste est activée par défaut dans SharePoint. Cependant, s'il a été désactivé, il peut être facilement activé par l'administrateur du site. Pour activer la fonctionnalité, accédez à la page «Paramètres du site», puis sélectionnez «Suivre les modifications» dans la section «Administration du site».

Une fois activé, la fonction de modifications de la piste enregistrera automatiquement toutes les modifications apportées à tout contenu stocké dans SharePoint. Les rapports de modifications de la piste sont ensuite accessibles par les utilisateurs à partir de l'option «View Track Changes» dans le ruban.

Comment partager les rapports des modifications de piste

Une fois le rapport sur les modifications de la piste, les utilisateurs peuvent facilement le partager avec d'autres utilisateurs. Pour partager le rapport, cliquez sur le bouton «Partager» dans le ruban. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle où les utilisateurs peuvent saisir les adresses e-mail des utilisateurs avec lesquels ils souhaitent partager le rapport.

Les utilisateurs recevront ensuite un e-mail avec un lien vers le rapport des modifications de la piste. Ils peuvent ensuite afficher et comparer les modifications apportées au contenu stocké dans SharePoint. Cela permet aux utilisateurs de collaborer rapidement et facilement sur le contenu stocké dans la plate-forme.

Comment désactiver les changements de piste dans SharePoint

Si la fonction de modification de la piste n'est plus nécessaire, elle peut être facilement désactivée par l'administrateur du site. Pour désactiver la fonction, accédez à la page «Paramètres du site», puis sélectionnez «Désactiver les modifications de la piste» dans la section «Administration du site».

Une fois désactivé, la fonction de modifications de la piste ne sera plus disponible pour le contenu stocké dans SharePoint. Cependant, les informations de suivi qui étaient déjà enregistrées seront toujours disponibles et sont accessibles par les utilisateurs de l'option «View Track Modices» dans le ruban.

Conseils pour utiliser les changements de piste dans SharePoint

Lorsque vous utilisez la fonction de modifications de la piste dans SharePoint, il existe plusieurs conseils qui peuvent aider à garantir que les utilisateurs tirent le meilleur parti de la fonctionnalité. Voici quelques-uns des conseils les plus importants à garder à l'esprit:

1. Activer la fonctionnalité

Assurez-vous que la fonction de modification de la piste est activée pour tous les contenus stockés dans SharePoint, car cela garantira que toutes les modifications sont enregistrées et visibles pour tous les utilisateurs.

2. Résultats de filtre

Le rapport des modifications de la piste offre la possibilité de filtrer les résultats par date, utilisateur et type de changement, ce qui facilite la recherche des informations dont vous avez besoin.

3. Partager les rapports

Le rapport des modifications de la piste peut être facilement partagé avec d'autres utilisateurs, ce qui leur permet de visualiser et de comparer les modifications apportées au contenu stocké dans SharePoint.

4. Utiliser pour la collaboration

La fonction de changements de piste est utile en matière de collaboration, car elle permet aux utilisateurs d'identifier facilement qui a apporté les modifications et lorsque les modifications ont été apportées.

5. Gardez une trace des versions

La fonction de modification de la piste peut également être utilisée pour s'assurer que tous les utilisateurs travaillent avec la dernière version du contenu.

Conclusion

La fonction de modifications de la piste dans SharePoint est un outil puissant qui permet aux utilisateurs de suivre, afficher et comparer les modifications apportées au contenu stocké dans la plate-forme. La fonctionnalité est activée par défaut et offre une variété d'avantages, notamment en garantissant que toutes les modifications sont enregistrées, que tous les utilisateurs sont tenus à jour avec la dernière version du contenu et que les informations de suivi peuvent être utilisées pour la collaboration. Lorsque vous utilisez la fonction de changements de piste, il est important de ne pas se rappeler d'activer la fonctionnalité, de filtrer les résultats, de partager les rapports et d'utiliser pour la collaboration.

FAQ connexe

Question 1: Qu'est-ce que SharePoint?

Réponse: SharePoint est une plate-forme de collaboration basée sur le Web développée par Microsoft. Il s'agit d'une plate-forme qui permet aux organisations, aux équipes et aux individus de stocker, de partager et de gérer des informations dans un environnement sécurisé et fiable. SharePoint fournit une suite d'outils pour la gestion des documents, la collaboration et la gestion du contenu, et est utilisé par des organisations de toutes tailles, des petites entreprises aux grandes entreprises.

SharePoint est également utilisé pour la gestion de contenu de l'entreprise, les portails Intranet et la collaboration entre les utilisateurs, les équipes et les organisations. Il s'agit d'un outil polyvalent pour gérer des documents, des fichiers et d'autres contenus, et il est utilisé par de nombreuses organisations pour stocker et gérer leurs données.

Question 2: Comment la piste SharePoint change-t-elle?

Réponse: SharePoint permet aux utilisateurs de suivre les modifications des documents stockés dans la plate-forme. Lorsqu'un document est créé, SharePoint conservera un enregistrement de la version originale et de toutes les modifications ultérieures apportées. Cette fonctionnalité facilite la suite de l'histoire d'un document, notamment qui a changé quoi, quand et pourquoi.

De plus, SharePoint dispose également d'une fonctionnalité de versioning, qui permet aux utilisateurs de enregistrer différentes versions d'un document lorsqu'ils sont modifiés. Cela facilite le retour à une version précédente si nécessaire. Avec la fonction de versioning, il est également possible de comparer différentes versions d'un document pour voir quels modifications ont été apportées et par qui.

Question 3: Quels sont les avantages du suivi des changements dans SharePoint?

Réponse: Le suivi des changements dans SharePoint offre un certain nombre d'avantages pour les organisations. En gardant un enregistrement des modifications des documents, il est plus facile de suivre qui apporte des modifications et quand. Cela permet de garantir que les documents sont à jour et précis, et que toutes les modifications sont correctement documentées.

De plus, les modifications de suivi contribuent également à garantir que l'intégrité des documents est maintenue. En gardant un dossier de modifications, il est possible d'identifier et de résoudre les problèmes qui peuvent survenir en raison de modifications incorrectes ou d'accès non autorisé. Cela permet de garantir que les documents sont sécurisés et protégés contre les menaces de sécurité potentielles.

Question 4: Quel type d'informations est suivi dans SharePoint?

Réponse: SharePoint suit une variété d'informations lorsque des modifications sont apportées aux documents stockés dans la plate-forme. Cela inclut la date et l'heure du changement, l'utilisateur qui a effectué la modification et le type de changement (comme l'ajout, la suppression ou la modification d'un document). SharePoint garde également une trace du contenu du document, y compris le texte, les images et autres éléments modifiés.

De plus, SharePoint suit également des informations sur le document lui-même, tels que son nom, sa taille et toutes les métadonnées supplémentaires qui y sont associées. Cela permet d'identifier facilement quels documents ont été modifiés et par qui.

Question 5: Est-il possible d'annuler les changements dans SharePoint?

Réponse: Oui, il est possible d'annuler les changements de SharePoint. La fonction de versioning permet aux utilisateurs de revenir à une version précédente d'un document si nécessaire. Cela facilite l'annulation des modifications indésirables qui ont été apportées.

De plus, SharePoint permet également aux utilisateurs de restaurer des documents supprimés, tant qu'ils ont été supprimés au cours des 30 derniers jours. Cela garantit que les documents ne sont pas perdus ou supprimés en permanence, et permettent de défaire toute suppression accidentelle ou indésirable.

En conclusion, le suivi des changements dans SharePoint est un outil important pour toute organisation qui souhaite suivre les progrès et s'assurer que leurs documents sont actuels et à jour. Avec ses fonctionnalités faciles à utiliser et ses capacités de suivi complètes, SharePoint facilite la révision et le suivi des modifications. Que vous soyez un propriétaire d'entreprise, un cadre ou un pigiste, SharePoint peut vous aider à garder une trace de vos documents et changements rapidement et facilement.