Pouvez-vous voir qui a vu un document dans SharePoint?

Alors que la technologie continue d'évoluer, de plus en plus d'entreprises utilisent SharePoint comme plate-forme de partage de documents. Cela permet aux entreprises de collaborer et de partager plus facilement des documents importants avec leur équipe. Cependant, cela laisse beaucoup de gens à se demander, pouvez-vous voir qui a vu un document dans SharePoint? Dans cet article, nous explorerons la réponse à cette question et fournirons des conseils utiles pour gérer l'utilisation des documents dans SharePoint.

Pouvez-vous voir qui a vu un document dans SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration de documents puissante et polyvalente utilisée par des organisations du monde entier. Il est utilisé pour stocker, organiser et partager des documents, permettant aux équipes de collaborer en temps réel.

Une question courante que les utilisateurs ont sur SharePoint est de savoir s'il est possible de savoir qui a visionné un document. La réponse est oui, vous pouvez voir qui a vu un document dans SharePoint. Dans cet article, nous examinerons comment procéder.

Comment voir qui a visionné un document dans SharePoint

La première étape pour afficher qui a affiché un document dans SharePoint est d'ouvrir le document dans la bibliothèque SharePoint. Une fois le document ouvert, cliquez sur l'onglet «Information» dans le ruban en haut de la page. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez voir les propriétés du document.

Dans cette fenêtre, vous verrez une section intitulée «Journal d'audit». Cela vous montrera une liste d'utilisateurs qui ont accédé au document, ainsi que la date et l'heure à laquelle ils y ont accédé. Vous pouvez également voir quel type d'action ils ont pris sur le document, tel que la visualisation, l'édition ou la suppression.

Limites du suivi qui a visionné un document dans SharePoint

Il est important de noter que le journal d'audit ne suit pas toutes les mesures prises sur un document. Par exemple, il ne suit pas qui a lu un document mais n'a enregistré aucun changement. Il ne suit pas non plus les utilisateurs qui ont accédé au document depuis l'extérieur de la bibliothèque SharePoint, comme via un lien direct ou un e-mail.

De plus, le journal d'audit ne suit que les actions prises par les utilisateurs qui ont la permission d'accéder au document. Par conséquent, si un utilisateur n'a pas la permission d'accéder au document, ses actions ne seront pas suivies dans le journal d'audit.

Activation de la journalisation de l'audit dans SharePoint

La journalisation de l'audit est désactivée par défaut dans SharePoint, vous devrez donc l'activer afin d'afficher qui a affiché un document. Pour ce faire, accédez à la page des paramètres du site SharePoint et cliquez sur le lien «Audit des paramètres du journal».

Sur la page des paramètres du journal d'audit, sélectionnez la case «Activer l'audit», puis cliquez sur le bouton «Enregistrer» en bas de la page. Cela permettra la journalisation d'audit pour l'ensemble du site SharePoint.

Affichage du journal d'audit dans SharePoint

Une fois la journalisation d'audit activée, vous pouvez afficher le journal d'audit pour un document particulier en ouvrant le document et en cliquant sur le lien «AUDIT LOG» dans l'onglet Information. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez afficher une liste d'utilisateurs qui ont accédé au document, ainsi que la date et l'heure à laquelle ils y accédèrent.

Configuration de la journalisation de l'audit dans SharePoint

Vous pouvez également configurer la journalisation d'audit pour suivre les actions supplémentaires sur les documents. Pour ce faire, accédez à la page des paramètres du site SharePoint et cliquez sur le lien «Audit des paramètres du journal». Sur la page des paramètres du journal d'audit, vous pouvez sélectionner les actions que vous souhaitez suivre, telles que la visualisation, l'édition ou la suppression.

Exportation du journal d'audit dans SharePoint

Une fois que vous avez configuré la journalisation d'audit, vous pouvez exporter le journal d'audit pour un document particulier. Pour ce faire, ouvrez le document et cliquez sur le lien «Audit Journal» dans l'onglet Information. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez afficher le journal d'audit. Pour exporter le journal d'audit, cliquez sur le bouton «Exporter» en haut de la fenêtre.

Gérer l'accès aux documents dans SharePoint

Si vous êtes préoccupé par qui a accès à un document particulier, vous pouvez gérer l'accès au document en définissant les autorisations. Pour ce faire, ouvrez le document et cliquez sur l'onglet «Autorisations» dans le ruban en haut de la page. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez gérer qui a accès au document.

Restreindre l'accès aux documents dans SharePoint

Vous pouvez également restreindre l'accès aux documents dans SharePoint en définissant les autorisations. Pour ce faire, ouvrez le document et cliquez sur l'onglet «Autorisations» dans le ruban en haut de la page. Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez gérer qui a accès au document.

Vous pouvez ensuite sélectionner la case «restreindre l'accès» et saisir les noms des utilisateurs ou des groupes qui devraient avoir accès au document. Cela restreindra l'accès uniquement à ces utilisateurs ou groupes, empêchant les autres utilisateurs d'accéder au document.

Suivi de l'accès au document dans SharePoint

En conclusion, il est possible de suivre qui a vu un document dans SharePoint. Cela se fait en activant la journalisation d'audit, puis en affichant le journal d'audit pour le document. Il est également possible de gérer l'accès au document en définissant les autorisations et en restreignant l'accès à certains utilisateurs ou groupes.

Questions fréquemment posées

Pouvez-vous voir qui a vu un document dans SharePoint?

Oui, vous pouvez voir qui a vu un document dans SharePoint. SharePoint enregistre les actions des utilisateurs, y compris lorsqu'ils ouvrent un document. Pour afficher qui a consulté un document, accédez à la bibliothèque de documents sur le site SharePoint et ouvrez le document. Cliquez ensuite sur l'onglet «Informations» sur le ruban et sélectionnez l'option «Historique des versions». Cela vous montrera une liste d'utilisateurs qui ont ouvert le document, ainsi que la date et l'heure de chaque vue.

Vous pouvez également afficher les vues du document pendant une période donnée en accédant à la page «Contenu du site» du site SharePoint. Sur le côté gauche, accédez au «contenu du site», puis cliquez sur «Utilisation du site». Cela vous montrera un rapport sur les vues de documents pendant une période de temps. Cela peut vous aider à identifier les documents visualisés et à quelle fréquence.

En ce qui concerne SharePoint, la réponse à la question «Pouvez-vous voir qui a vu un document?» n'est pas un simple oui ou non. Cela dépend de la plate-forme SharePoint utilisée et des paramètres de sécurité appliqués au document. Selon la plate-forme et les paramètres, un propriétaire de document ou un administrateur peut être en mesure de suivre qui a visualisé le document, ou il peut être incapable de le faire. Connaître les capacités de la plate-forme SharePoint et les paramètres de sécurité en place est le meilleur moyen de déterminer qui a accès au document et qui peut l'avoir consulté.