Comment activer le versioning dans SharePoint?

Cherchez-vous un moyen facile de préserver et de restaurer différentes versions d'un document ou d'un élément de liste stocké dans votre bibliothèque SharePoint? Le versioning est une excellente fonctionnalité à activer dans votre bibliothèque SharePoint afin que vous puissiez remonter dans le temps et restaurer différentes versions du contenu stocké. Dans cet article, nous allons vous montrer comment activer le versioning dans SharePoint, afin que vous puissiez mieux gérer le contenu stocké dans votre bibliothèque.

Comment activer le versioning dans SharePoint

SharePoint Versioning permet aux utilisateurs de suivre les modifications des documents stockés dans SharePoint. Cela peut être particulièrement utile lorsque plusieurs personnes modifient simultanément le même document. Le versioning permet aux utilisateurs de revenir aux versions précédentes des documents et de vérifier qui a apporté les modifications. Dans cet article, nous expliquerons comment activer le versioning dans SharePoint.

Activer le versioning dans SharePoint

Pour activer le versioning dans SharePoint, vous devrez d'abord ouvrir la bibliothèque de documents où le document est stocké. Vous pouvez le faire en naviguant vers la bibliothèque dans le panneau de navigation de gauche, puis en cliquant sur l'icône de vitesse dans le coin supérieur droit. Cela ouvrira les paramètres de la bibliothèque.

Une fois dans les paramètres de la bibliothèque, faites défiler jusqu'à la section Paramètres de versioning. Cliquez sur le bouton radio à côté de «Créer des versions majeures et mineures (brouillon)». Cela permettra le versioning dans la bibliothèque de documents et permettra aux utilisateurs de suivre toutes les modifications apportées aux documents. Vous pouvez également définir le nombre de versions conservées, ainsi que définir les exigences d'approbation pour les documents. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

Utilisation du versioning dans SharePoint

Une fois que le versioning a été activé dans la bibliothèque, les utilisateurs auront la possibilité de visualiser et de revenir aux versions passées des documents. Pour afficher les versions d'un document, cliquez sur l'icône EllipSis (…) à côté du nom du document. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle qui affiche toutes les versions du document, ainsi que la date à laquelle ils ont été modifiés. Pour revenir à une version passée, cliquez à nouveau sur l'icône EllipSis et sélectionnez «Revertir à cette version».

Vous pouvez également afficher les modifications apportées à un document en cliquant sur l'icône EllipSis et en sélectionnant l'option «Historique de version». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre qui affiche une comparaison côte à côte des versions actuelles et passées du document. Cela vous aidera à identifier les changements apportés et par qui.

Enregistrement et vérification des documents

Lorsque le versioning est activé dans une bibliothèque SharePoint, les utilisateurs doivent consulter un document avant de pouvoir apporter des modifications. Pour consulter un document, cliquez sur l'icône EllipSis et sélectionnez «Découvrez». Cela empêchera d'autres utilisateurs d'apporter des modifications au document jusqu'à ce qu'il soit enregistré.

Une fois que vous avez terminé les modifications du document, cliquez sur l'icône EllipSis et sélectionnez «Enregistrer». Cela enregistrera les modifications du document et la mettra à la disposition des autres utilisateurs à modifier. Vous pouvez également ajouter des commentaires à l'enregistrement pour expliquer les modifications qui ont été apportées.

Restreindre l'accès aux documents

Vous pouvez également restreindre l'accès aux documents dans une bibliothèque SharePoint. Pour ce faire, ouvrez la bibliothèque de documents et cliquez sur l'icône Ellipsis à côté du document que vous souhaitez restreindre. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle avec plusieurs options. Sélectionnez «Gérer les autorisations» pour ouvrir la fenêtre des autorisations.

Dans la fenêtre des autorisations, vous pouvez sélectionner quels utilisateurs ou groupes ont accès au document. Vous pouvez également sélectionner le niveau d'accès à chaque utilisateur ou groupe. Une fois que vous avez apporté vos modifications, cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

Affichage de l'activité dans une bibliothèque de documents

Vous pouvez également afficher l'activité dans une bibliothèque de documents SharePoint. Pour ce faire, ouvrez la bibliothèque de documents et cliquez sur l'onglet «Activité» en haut de la page. Cela ouvrira une liste d'activités récentes dans la bibliothèque, comme lorsque des documents ont été créés ou modifiés, lorsqu'ils ont été enregistrés ou sortis, et qui a apporté les modifications.

Activer l'audit dans une bibliothèque de documents

Vous pouvez également activer l'audit d'une bibliothèque de documents SharePoint. Cela vous permettra de suivre l'activité des utilisateurs dans la bibliothèque et de surveiller qui accéder et de modifier les documents. Pour activer l'audit, ouvrez la bibliothèque de documents et cliquez sur l'icône de vitesse dans le coin supérieur droit. Cela ouvrira les paramètres de la bibliothèque.

Dans les paramètres de la bibliothèque, faites défiler vers le bas vers la section des paramètres d'audit. Cochez la case à côté de «Activer l'audit» et sélectionnez les activités que vous souhaitez auditer. Vous pouvez également choisir d'auditer tous les utilisateurs ou uniquement certains utilisateurs ou groupes. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

Activer le flux de travail dans une bibliothèque de documents

Vous pouvez également activer un flux de travail dans une bibliothèque de documents SharePoint. Cela vous permettra de créer un ensemble de règles qui déterminent comment les documents sont créés, modifiés et approuvés. Pour activer un workflow, ouvrez la bibliothèque de documents et cliquez sur l'icône du matériel dans le coin supérieur droit. Cela ouvrira les paramètres de la bibliothèque.

Dans les paramètres de la bibliothèque, faites défiler vers le bas vers la section Paramètres du flux de travail. Cochez la case à côté de «Activer le workflow» et sélectionnez le type de workflow que vous souhaitez activer. Vous pouvez également choisir d'activer un flux de travail d'approbation, qui nécessitera que les documents soient approuvés par un ou plusieurs utilisateurs avant de pouvoir être publiés. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

Conclusion

En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez facilement activer le versioning, l'enregistrement et le départ, restreindre l'accès, afficher l'activité et activer le flux de travail dans une bibliothèque de documents SharePoint. Cela vous permettra de suivre les modifications de vos documents, de vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux documents et s'assurent que toutes les modifications sont approuvées avant leur publication.

FAQ connexe

Qu'est-ce que le versioning dans SharePoint?

Le versioning dans SharePoint est une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de stocker, de suivre et de restaurer les versions précédentes d'un fichier. Il permet aux utilisateurs de voir qui a apporté des modifications à un fichier, lorsqu'ils ont été apportés et quelles modifications ont été apportées.

Le versioning peut être utilisé pour aider à gérer les modifications d'un fichier, garantissant que seules les modifications approuvées sont apportées et que toutes les modifications apportées sont suivies et peuvent être revenues si nécessaire.

Comment activer le versioning dans SharePoint?

Pour activer le versioning dans SharePoint, allez d'abord à la bibliothèque ou à la liste où vous souhaitez activer le versioning. Ensuite, sélectionnez l'onglet Bibliothèque ou liste dans le ruban, puis cliquez sur le bouton Paramètres de la bibliothèque ou paramètres de liste. Dans la page Paramètres, cliquez sur le lien des paramètres de versioning. Sur la page des paramètres de versioning, vous pouvez ensuite sélectionner les options de versioning que vous souhaitez activer. Vous pouvez choisir d'activer le versioning pour les grandes versions, les versions mineures, et vous pouvez également choisir de limiter le nombre de versions enregistrées.

Une fois que vous avez choisi les options de versioning que vous souhaitez activer, cliquez sur le bouton OK pour enregistrer vos modifications. Le versioning sera désormais activé pour la bibliothèque ou la liste que vous avez sélectionnée.

Quels sont les avantages du versioning dans SharePoint?

Le principal avantage du versioning dans SharePoint est qu'il permet aux utilisateurs de suivre les modifications apportées à un fichier. Cela permet de garantir que toutes les modifications apportées sont approuvées et que la version d'origine du fichier peut être restaurée si nécessaire.

Le versioning permet également aux utilisateurs de se remettre rapidement des modifications ou des erreurs accidentelles. Si une erreur est commise, les utilisateurs peuvent simplement restaurer le fichier dans une version précédente. Cela peut gagner du temps et des efforts qui seraient nécessaires pour corriger manuellement l'erreur.

Quelles sont les limites du versioning dans SharePoint?

La principale limitation du versioning dans SharePoint est qu'elle peut occuper beaucoup d'espace de stockage. Comme plus de versions d'un fichier sont enregistrées et stockées, la quantité de stockage utilisée par le fichier peut augmenter considérablement. Cela peut être un problème si l'espace de stockage est limité.

Il est également important de noter que le versioning ne suit que les modifications apportées à un fichier. Il ne suit pas qui a apporté les modifications ou lorsque les modifications ont été apportées. Cela peut rendre difficile d'identifier qui a apporté des modifications à un fichier et lorsqu'ils ont été fabriqués.

Quelles sont les meilleures pratiques pour le versioning dans SharePoint?

La meilleure pratique pour le versioning dans SharePoint est de limiter le nombre de versions enregistrées. Cela peut aider à réduire la quantité d'espace de stockage utilisé par un fichier et aide également à garantir que seules les versions les plus récentes d'un fichier sont disponibles.

Une autre meilleure pratique consiste à s'assurer que les utilisateurs sont conscients de la fonction de versioning et de son fonctionnement. Cela peut aider à garantir que les utilisateurs sont conscients des options de versioning et peuvent s'assurer que les modifications sont correctement suivis et approuvés.

En activant le versioning dans SharePoint, vous pouvez facilement gérer et restaurer les versions de documents précédentes, ainsi que les modifications de suivi de vos documents. Avec le versioning activé, vous pouvez facilement afficher, enregistrer et restaurer les versions précédentes d'un fichier en quelques clics simples. Avec cette fonctionnalité, vous serez plus productif et confiant de savoir que vos documents sont correctement stockés et gérés.