Comment appliquer l'étiquette de rétention dans SharePoint en ligne?

Voulez-vous savoir comment appliquer une étiquette de rétention dans SharePoint en ligne? C'est un processus simple qui nécessite un effort minimal, mais qui peut faire une énorme différence dans la façon dont vous organisez et gérez vos fichiers. Dans cet article, nous passerons en revue les étapes pour appliquer une étiquette de rétention dans SharePoint Online et comment nous assurer que vos données sont correctement sécurisées. Donc, si vous cherchez à profiter des fonctionnalités puissantes de SharePoint Online, lisez la suite pour savoir comment appliquer une étiquette de rétention avec facilité.

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Qu'est-ce que l'étiquette de rétention dans SharePoint Online?

Les étiquettes de rétention dans SharePoint Online sont une fonctionnalité qui aide à classer, appliquer et appliquer des politiques de rétention sur le contenu stocké dans SharePoint Online. Il permet aux organisations de classer leurs documents et de contenu en fonction des différentes catégories et d'appliquer des politiques de rétention qui régissent la durée de stockage du contenu et lorsqu'il sera supprimé. Cela garantit que les documents et le contenu sont stockés de manière organisée et que toutes les informations nécessaires sont conservées pour une utilisation future.

Avantages de l'utilisation des étiquettes de rétention dans SharePoint en ligne

L'un des principaux avantages de l'utilisation des étiquettes de rétention dans SharePoint Online est qu'il aide les organisations à maintenir un système de gestion de documents cohérent. Avec l'aide de cette fonctionnalité, les organisations peuvent classer le contenu en fonction de leurs différentes catégories et appliquer des politiques de rétention qui régissent la durée du contenu et lorsqu'elle sera supprimée. Cela garantit que les documents et le contenu sont stockés de manière organisée et que toutes les informations nécessaires sont conservées pour une utilisation future.

De plus, les étiquettes de rétention dans SharePoint Online contribuent également à réduire la quantité de travaux manuels requis pour suivre les documents et le contenu. La fonctionnalité applique automatiquement les politiques de rétention au contenu et garantit que toutes les informations nécessaires sont conservées. Cela permet de rationaliser le processus de gestion des documents et garantit que toutes les informations nécessaires sont disponibles chaque fois qu'elles sont nécessaires.

Comment appliquer les étiquettes de rétention dans SharePoint en ligne?

Étape 1: Créez une étiquette de rétention

La première étape de l'application des étiquettes de rétention dans SharePoint Online consiste à créer une étiquette de rétention. Pour ce faire, ouvrez le Centre d'administration en ligne SharePoint et sélectionnez l'option de rétention des étiquettes. Cela ouvrira une page où vous pouvez créer une nouvelle étiquette de rétention. Entrez un nom pour l'étiquette, puis sélectionnez le type de contenu auquel l'étiquette doit s'appliquer.

Étape 2: Configurer les paramètres de rétention

L'étape suivante consiste à configurer les paramètres de rétention de l'étiquette. Cela comprend la définition de la période de temps pour laquelle le contenu doit être conservé et toutes les autres conditions qui doivent être appliquées. Lorsque cela est fait, cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer l'étiquette.

Étape 3: Appliquez l'étiquette de rétention

La dernière étape consiste à appliquer l'étiquette de rétention au contenu. Pour ce faire, ouvrez le document ou le contenu auquel vous souhaitez appliquer l'étiquette, puis sélectionnez l'option des étiquettes de rétention. Dans le menu déroulant, sélectionnez l'étiquette de rétention que vous avez créée, puis cliquez sur le bouton Appliquer. Cela appliquera l'étiquette de rétention au contenu et s'assurera que les politiques de rétention nécessaires sont appliquées.

Étape 4: Surveiller les étiquettes de rétention

La dernière étape consiste à surveiller les étiquettes de rétention pour s'assurer que les politiques de rétention nécessaires sont appliquées. Pour ce faire, ouvrez le Centre d'administration en ligne SharePoint et sélectionnez l'option de rétention des étiquettes. Cela ouvrira une page où vous pourrez consulter toutes les étiquettes de rétention qui ont été créées et leurs politiques de rétention associées. Vous pouvez également afficher les détails de tout contenu associé à l'étiquette de rétention. Cela vous aidera à vous assurer que les politiques de rétention nécessaires sont appliquées et appliquées.

Considérations pour appliquer les étiquettes de rétention

Avant d'appliquer des étiquettes de rétention dans SharePoint en ligne, il est important de considérer ce qui suit:

• Assurez-vous que les politiques de rétention conviennent au contenu stocké.
• Vérifiez que la période pour laquelle le contenu doit être conservé convient.
• Assurez-vous que l'étiquette de rétention est appliquée à tout le contenu nécessaire.
• Surveillez régulièrement les étiquettes de rétention pour s'assurer que les politiques de rétention nécessaires sont appliquées.

Conclusion

Les étiquettes de rétention dans SharePoint Online sont une fonctionnalité qui aide à classer, appliquer et appliquer des politiques de rétention sur le contenu stocké dans SharePoint Online. Il permet aux organisations de classer leurs documents et de contenu en fonction des différentes catégories et d'appliquer des politiques de rétention qui régissent la durée de stockage du contenu et lorsqu'il sera supprimé. Cela garantit que les documents et le contenu sont stockés de manière organisée et que toutes les informations nécessaires sont conservées pour une utilisation future. Le processus d'application des étiquettes de rétention dans SharePoint Online consiste à créer une étiquette de rétention, à configurer les paramètres de rétention, à appliquer l'étiquette au contenu et à surveiller les étiquettes pour s'assurer que les politiques de rétention nécessaires sont appliquées. Il est important de considérer les considérations susmentionnées avant d'appliquer des étiquettes de rétention dans SharePoint Online.

FAQ connexe

Qu'est-ce qu'une étiquette de rétention dans SharePoint en ligne?

Une étiquette de rétention dans SharePoint Online est une fonctionnalité qui aide les utilisateurs à classer et à gérer le contenu. Il fournit un moyen de classer et de protéger le contenu en fonction des règles spécifiques. Il permet également aux utilisateurs d'attribuer une période de rétention au contenu, ce qui détermine la durée du contenu avant d'être supprimé ou archivé.

Les étiquettes de rétention dans SharePoint Online sont conçues pour aider les organisations à se conformer aux politiques d'entreprise, aux réglementations juridiques et aux normes de l'industrie. Il permet de garantir que des contrôles appropriés sont en place pour protéger le contenu, tout en offrant aux utilisateurs la possibilité de rechercher et de trouver du contenu rapidement et efficacement.

Comment appliquer l'étiquette de rétention dans SharePoint en ligne?

L'application d'une étiquette de rétention dans SharePoint Online est relativement simple. Tout d'abord, les utilisateurs doivent sélectionner le contenu qu'ils souhaitent classer et sélectionner l'option d'étiquette de rétention. Les paramètres de l'étiquette de rétention devront ensuite être configurés, y compris la période de rétention et tout autre critère selon les besoins. Une fois les paramètres configurés, les utilisateurs peuvent alors appliquer l'étiquette de rétention au contenu sélectionné.

L'étiquette de rétention sera ensuite automatiquement appliquée au contenu et toutes les règles et politiques associées seront appliquées. L'étiquette de rétention restera en vigueur jusqu'à ce que la période de rétention spécifiée soit atteinte ou que le contenu soit supprimé manuellement. Pendant la période de rétention, les utilisateurs pourront afficher, mettre à jour ou supprimer le contenu selon les besoins.

Quels sont les avantages de l'utilisation des étiquettes de rétention dans SharePoint en ligne?

Le principal avantage de l'utilisation des étiquettes de rétention dans SharePoint Online est qu'elle aide les organisations à se conformer aux politiques d'entreprise, aux réglementations juridiques et aux normes de l'industrie. De plus, il permet de garantir que des contrôles appropriés sont en place pour protéger le contenu, tout en offrant aux utilisateurs la possibilité de rechercher et de trouver du contenu rapidement et efficacement.

L'utilisation des étiquettes de rétention aide également les organisations à réduire le risque de violations de données, car elle garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au contenu. De plus, les étiquettes de rétention peuvent être utilisées pour automatiser le processus d'archivage et de suppression du contenu, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources. En outre, les étiquettes de rétention peuvent être utilisées pour s'assurer que le contenu est correctement classé et géré conformément aux politiques d'entreprise.

Quelles fonctionnalités sont incluses avec les étiquettes de rétention dans SharePoint Online?

Les étiquettes de rétention dans SharePoint Online incluent plusieurs fonctionnalités pour aider les utilisateurs à classer et à gérer le contenu. Ces fonctionnalités incluent la possibilité d'attribuer une période de rétention au contenu, qui détermine la durée du contenu avant d'être supprimée ou archivée. De plus, les utilisateurs peuvent attribuer des règles et des politiques spécifiques au contenu, tels que qui peut accéder au contenu et quand il doit être supprimé ou archivé.

Les étiquettes de rétention offrent également aux utilisateurs la possibilité de rechercher et de trouver du contenu rapidement et efficacement. De plus, les étiquettes de rétention peuvent être utilisées pour automatiser le processus d'archivage et de suppression du contenu, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources. De plus, les utilisateurs peuvent configurer des notifications à envoyer lorsque la période de rétention du contenu expire.

Quels types de contenu peuvent être étiquetés avec des étiquettes de rétention dans SharePoint en ligne?

Les étiquettes de rétention dans SharePoint Online peuvent être utilisées pour classer et gérer une variété de types de contenu, y compris les documents, les images et les vidéos. De plus, les utilisateurs peuvent utiliser des étiquettes de rétention pour classer les e-mails et autres contenus stockés dans Office 365. De plus, les utilisateurs peuvent attribuer des étiquettes de rétention au contenu stocké dans des systèmes tiers, tels que Dropbox et OneDrive.

Les étiquettes de rétention offrent également aux utilisateurs la possibilité d'attribuer des étiquettes à des dossiers et des sites spécifiques, ce qui peut aider à rationaliser le processus de classification et de gestion du contenu. De plus, les utilisateurs peuvent créer des étiquettes de rétention personnalisées pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Les étiquettes de rétention dans SharePoint en ligne sont-elles sécurisées?

Oui, les étiquettes de rétention dans SharePoint Online sont sécurisées. Ils sont conçus pour aider les organisations à se conformer aux politiques d'entreprise, aux réglementations juridiques et aux normes de l'industrie. De plus, les étiquettes de rétention aident à garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au contenu et que le contenu est géré conformément aux politiques d'entreprise.

L'utilisation des étiquettes de rétention contribue également à réduire le risque de violations de données, car elle garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au contenu. De plus, les étiquettes de rétention peuvent être utilisées pour automatiser le processus d'archivage et de suppression du contenu, ce qui permet de s'assurer que le contenu est correctement géré et éliminé lorsque la période de rétention expire.

Comment appliquer l'étiquette de rétention dans SharePoint | Microsoft

En conclusion, l'application des étiquettes de rétention dans SharePoint Online peut être un excellent moyen de gérer vos données et d'assurer la conformité aux lois et réglementations pertinentes. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez facilement configurer et appliquer des étiquettes de rétention à votre environnement en ligne SharePoint. Avec l'aide de cette solution, vous pouvez garder vos données sécurisées et vous assurer qu'elle est conforme aux lois et réglementations pertinentes.