Comment archiver des documents dans SharePoint?

L'organisation et l'archivage des documents peuvent être une tâche intimidante, en particulier dans les grandes entreprises. Il est important de trouver un moyen de stocker des documents à la fois sécurisés et facilement accessibles. C’est là que SharePoint entre en jeu. SharePoint est un système de gestion de documents basé sur le cloud, ce qui facilite le stockage, d’organiser et de partager des documents avec des collègues. Dans cet article, vous apprendrez à archiver des documents dans SharePoint afin que vous puissiez garder vos documents organisés et sécurisés.

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Comment archiver des documents dans SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de gestion de documents qui permet aux utilisateurs de stocker, d'accéder et de partager des documents avec des collègues, des clients et d'autres utilisateurs. C'est un excellent moyen de gérer les documents et peut être utilisé pour stocker, partager et collaborer sur des documents de manière sécurisée. Les documents d'archivage dans SharePoint sont un excellent moyen de garder les documents organisés, sûrs et accessibles pour une utilisation future.

Qu'est-ce que l'archivage des documents?

L'archivage des documents est le processus d'organisation et de stockage des documents dans un emplacement sécurisé pour une utilisation future. Les documents peuvent être archivés de diverses manières, comme dans les classeurs physiques, dans un système de classement électronique ou dans un système basé sur le cloud tel que SharePoint. Les documents d'archivage dans SharePoint permet aux utilisateurs de stocker, d'accéder et de partager des documents de manière sécurisée.

Avantages de l'archivage des documents dans SharePoint

Les documents d'archivage dans SharePoint présentent plusieurs avantages. Il permet aux utilisateurs de stocker, d'accéder et de partager des documents dans un environnement sécurisé. Les documents peuvent être facilement recherchés et récupérés en cas de besoin. Les documents sont organisés et peuvent être facilement accessibles par plusieurs utilisateurs. Les documents sont également sauvegardés régulièrement, garantissant que les documents sont sûrs et sécurisés.

Étapes pour archiver les documents dans SharePoint

Étape 1: Créez une bibliothèque de documents

La première étape pour archiver les documents dans SharePoint consiste à créer une bibliothèque de documents. Une bibliothèque de documents est un type spécial de dossier qui peut être utilisé pour stocker et organiser des documents. Une bibliothèque de documents peut être créée dans le site SharePoint ou dans un sous-site. La bibliothèque de documents peut être personnalisée en ajoutant des colonnes, en créant des vues et en définissant des autorisations.

Étape 2: Téléchargez le document

Une fois la bibliothèque de documents créée, le document peut être téléchargé dans la bibliothèque. Les documents peuvent être téléchargés à partir de l'ordinateur, à partir d'une bibliothèque de documents existante ou à partir d'une adresse Web. Le document peut être téléchargé comme un seul fichier ou plusieurs fichiers.

Étape 3: définir les propriétés du document

Une fois le document téléchargé, il est important de définir les propriétés du document. La définition des propriétés du document permet aux utilisateurs de localiser et de récupérer facilement le document en cas de besoin. Les propriétés du document peuvent inclure le titre du document, la description du document, le type de document, la version du document, l'auteur de document, les mots clés du document et l'état du document.

Étape 4: définir les autorisations

L'étape suivante consiste à définir des autorisations pour le document. Les autorisations peuvent être définies pour contrôler qui peut accéder et afficher le document. Les autorisations peuvent être définies pour permettre uniquement à certains utilisateurs d'accéder au document ou pour permettre à tous les utilisateurs d'accéder au document. Les autorisations peuvent également être définies pour permettre uniquement à certains utilisateurs de modifier le document.

Étape 5: Créer une version de document

L'étape suivante consiste à créer une version de document. Les versions de documents permettent aux utilisateurs de suivre les modifications apportées à un document. Les versions de document peuvent être créées manuellement ou automatiquement. Les versions de document manuel sont créées lorsque les utilisateurs apportent des modifications à un document. Les versions de document automatisées sont créées lorsqu'un document est téléchargé sur SharePoint.

Étape 6: Créez une vue de document

L'étape suivante consiste à créer une vue de document. Une vue de document permet aux utilisateurs d'afficher le document de manière spécifique. Des vues de document peuvent être créées pour afficher les documents par titre, date, auteur ou autres critères. Les vues de document peuvent également être utilisées pour créer des rapports et des graphiques à partir des documents.

Étape 7: Partagez le document

L'étape suivante consiste à partager le document. Le partage du document permet à d'autres utilisateurs d'accéder et de visualiser le document. Les documents peuvent être partagés avec les utilisateurs au sein de l'organisation ou avec des utilisateurs externes. Les documents peuvent être partagés avec des utilisateurs spécifiques ou avec tous les utilisateurs qui ont accès à la bibliothèque de documents.

Étape 8: surveiller le document

La dernière étape consiste à surveiller le document. La surveillance du document permet aux utilisateurs de suivre les modifications et les mises à jour du document. Les utilisateurs peuvent surveiller le document pour des modifications telles que de nouvelles versions, de nouveaux commentaires ou de nouvelles tâches. La surveillance du document permet aux utilisateurs de rester à jour sur les modifications du document.

Conclusion

Les documents d'archivage dans SharePoint sont un excellent moyen de garder les documents organisés, sécurisés et accessibles. Le processus d'archivage des documents dans SharePoint consiste à créer une bibliothèque de documents, à télécharger le document, à définir les propriétés du document, à définir les autorisations, à créer une version de document, à créer une vue de document, à partager le document et à surveiller le document. Avec ces étapes, les utilisateurs peuvent facilement archiver des documents dans SharePoint.

FAQ connexe

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration Web développée par Microsoft. Il s'agit d'une plate-forme basée sur le cloud qui permet aux équipes et aux organisations de stocker, de partager et de gérer des documents dans un seul espace de travail numérique. SharePoint permet également aux utilisateurs d'accéder et de gérer des documents à partir de n'importe quel appareil, y compris des téléphones, des tablettes ou des ordinateurs.

SharePoint propose également des fonctionnalités supplémentaires, telles que l'automatisation du flux de travail, la gestion du contenu et les capacités de contrôle d'accès, qui permettent aux utilisateurs de partager en toute sécurité des documents avec des utilisateurs ou des équipes externes. La plate-forme propose également des outils de recherche pour aider les utilisateurs à trouver rapidement du contenu et des documents.

Comment archiver des documents dans SharePoint?

Les documents d'archivage dans SharePoint sont rapides et faciles. Tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir la bibliothèque de documents où les documents sont stockés et de sélectionner les documents que vous souhaitez archiver. Ensuite, sélectionnez l'option «Copier à» dans la barre du ruban et choisissez le dossier «Archive».

Une fois que vous avez sélectionné les documents que vous souhaitez archiver, cliquez sur le bouton «Copier». Cela déplacera les documents sélectionnés de leur emplacement actuel vers le dossier «Archive». Les documents seront stockés dans le dossier «Archive», et ils peuvent être facilement accessibles à tout moment.

Quels sont les avantages de l'archivage des documents dans SharePoint?

Les documents d'archivage dans SharePoint présentent plusieurs avantages. D'abord et avant tout, il vous permet de stocker des documents dans un emplacement sécurisé, afin qu'ils soient protégés contre l'accès non autorisé. De plus, il vous aide à organiser et à gérer des documents plus efficacement, car ils sont tous stockés au même endroit.

Les documents d'archivage vous permettent également de rechercher et d'accéder facilement aux documents, car ils sont tous stockés en un seul endroit. De plus, l'archivage des documents dans SharePoint vous permet de suivre les modifications des documents au fil du temps, car toutes les versions d'un document sont stockées au même endroit.

Y a-t-il des limites à l'archivage des documents dans SharePoint?

Oui, il y a certaines limites à l'archivage des documents dans SharePoint. Tout d'abord, la bibliothèque de documents ne peut pas stocker un nombre illimité de documents. À mesure que le nombre de documents dans la bibliothèque augmente, les performances de la bibliothèque diminueront. De plus, SharePoint n'offre pas la possibilité de comprimer des documents, ce qui signifie que les fichiers volumineux peuvent prendre beaucoup d'espace.

De plus, l'archivage des documents dans SharePoint vous oblige à organiser et gérer manuellement des documents. En tant que tel, il peut s'agir d'un processus long, car les documents doivent être déplacés et organisés manuellement.

Comment puis-je assurer la sécurité des documents archivés dans SharePoint?

Pour garantir la sécurité des documents archivés dans SharePoint, vous devez vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux documents. Cela peut être fait en configurant les listes de contrôle d'accès, qui spécifient quels utilisateurs sont autorisés à accéder aux documents. De plus, vous devez vous assurer que les documents sont chiffrés, pour empêcher les utilisateurs non autorisés d'y accéder.

Il est également important d'examiner régulièrement les paramètres de sécurité de la bibliothèque de documents, afin de s'assurer que les utilisateurs non autorisés ne sont pas en mesure d'accéder aux documents. De plus, vous devez régulièrement sauvegarder les documents, pour vous assurer qu'ils ne sont pas perdus en cas de défaillance d'un système.

Les documents d'archivage dans SharePoint sont un excellent moyen de s'assurer que vos documents sont facilement accessibles, stockés en toute sécurité et organisés. Avec SharePoint, vous pouvez gérer vos fichiers de manière sécurisée et organisée, vous aidant à économiser du temps et de l'énergie lors de l'accès et de l'archivage des documents. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pouvez configurer rapidement et facilement une bibliothèque de documents d'archives sur SharePoint et commencer à utiliser les nombreux avantages qu'il offre.