Comment archiver des documents dans SharePoint 2016?

Cherchez-vous un moyen d'organiser et de stocker vos documents de manière sécurisée et efficace? Si c'est le cas, SharePoint 2016 est une excellente solution. Il fournit une plate-forme facile à utiliser pour archiver et organiser des documents de manière sécurisée et efficace. Dans cet article, nous discuterons de la façon d'archiver des documents dans SharePoint 2016 et des avantages de le faire. Alors, commençons!

Comment archiver des documents dans SharePoint 2016?

Aperçu

SharePoint 2016 offre aux utilisateurs la possibilité d'archiver des documents et d'autres contenus pour un stockage à long terme. Cela permet aux utilisateurs de stocker des documents qui ne sont pas régulièrement utilisés mais doivent toujours être conservés pour des raisons juridiques, conformes ou autres. Les documents d'archivage dans SharePoint 2016 sont un processus simple qui peut être complété par les administrateurs et les utilisateurs finaux.

Configuration de SharePoint 2016 pour l'archivage

Avant que les documents puissent être archivés dans SharePoint 2016, la fonction d'archive doit être activée. Cela peut être fait par l'administrateur SharePoint en accédant à la page d'administration centrale et en sélectionnant «Paramètres de demande générale» dans le menu. Une fois sur place, sélectionnez l'option pour activer l'archivage des documents.

Une fois la fonctionnalité activée, l'administrateur doit ensuite configurer les paramètres d'archives. Cela comprend la définition de la destination des archives, la taille maximale de l'archive et le nombre de jours avant qu'un document ne soit considéré comme «expiré» et déplacé automatiquement vers les archives.

Documents d'archivage dans SharePoint 2016

Une fois la fonction d'archive activée et configurée, les utilisateurs peuvent commencer à archiver leurs documents. Cela se fait en accédant à la bibliothèque de documents, en sélectionnant les documents à archiver, puis en sélectionnant l'option «Archive» dans la barre d'outils du ruban. Les documents seront ensuite déplacés vers les archives.

Les utilisateurs peuvent également configurer des règles pour archiver automatiquement des documents qui n'ont pas été accessibles depuis un certain nombre de jours. Cela se fait en sélectionnant les «Paramètres de stratégie de gestion des informations» dans la barre d'outils du ruban, puis en sélectionnant l'option «Archive». À partir de là, les utilisateurs peuvent spécifier le nombre de jours avant qu'un document ne soit automatiquement archivé.

Affichage des documents archivés dans SharePoint 2016

Une fois les documents archivés dans SharePoint 2016, ils peuvent être facilement visualisés et récupérés. Cela se fait en naviguant vers la bibliothèque des archives et en sélectionnant l'option «Afficher Archived» dans la barre d'outils du ruban. Cela affichera tous les documents archivés de la bibliothèque.

Restauration de documents archivés dans SharePoint 2016

Si un utilisateur doit restaurer un document archivé, il peut le faire en accédant à la bibliothèque des archives et en sélectionnant le document à restaurer. Ensuite, sélectionnez l'option «Restaurer» dans la barre d'outils du ruban. Le document sera ensuite restauré à la bibliothèque à partir de laquelle il était à l'origine archivé.

Suppression des documents archivés dans SharePoint 2016

Si un utilisateur doit supprimer un document archivé, il peut le faire en accédant à la bibliothèque des archives et en sélectionnant le document à supprimer. Ensuite, sélectionnez l'option «Supprimer» dans la barre d'outils du ruban. Le document sera ensuite supprimé en permanence.

Sites d'archivage dans SharePoint 2016

En plus d'archiver des documents, SharePoint 2016 permet également aux utilisateurs d'archiver des sites entiers. Cela se fait en naviguant vers le site et en sélectionnant l'option «Archive Site» dans la barre d'outils du ruban. Cela archivera l'intégralité du site, y compris tous les documents et le contenu.

Affichage des sites archivés dans SharePoint 2016

Une fois qu'un site a été archivé dans SharePoint 2016, il peut être facilement visualisé et récupéré. Cela se fait en naviguant vers la bibliothèque des archives et en sélectionnant l'option «Afficher les sites archivés» dans la barre d'outils du ruban. Cela affichera tous les sites archivés de la bibliothèque.

Restauration de sites archivés dans SharePoint 2016

Si un utilisateur doit restaurer un site archivé, il peut le faire en accédant à la bibliothèque des archives et en sélectionnant le site à restaurer. Ensuite, sélectionnez l'option «Restore Site» dans la barre d'outils du ruban. Le site sera ensuite restauré à la bibliothèque à partir de laquelle il était à l'origine archivé.

Suppression des sites archivés dans SharePoint 2016

Si un utilisateur doit supprimer un site archivé, il peut le faire en accédant à la bibliothèque des archives et en sélectionnant le site à supprimer. Ensuite, sélectionnez l'option «Supprimer le site» dans la barre d'outils du ruban. Le site sera ensuite supprimé en permanence.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que l'archivage des documents?

L'archivage des documents est le processus de stockage des documents de manière organisée pour la conservation à long terme. C'est un moyen de stocker des documents de manière organisée et permet une récupération rapide des documents en cas de besoin. Le but de l'archivage des documents est de conserver en toute sécurité des documents pour une référence ou une récupération future.

Les documents d'archivage sont importants pour toute organisation car il garantit que les documents importants sont accessibles rapidement et facilement, et que les documents sont stockés en toute sécurité dans un format numérique facile à accéder et à utiliser.

Comment SharePoint 2016 peut-il être utilisé pour archiver des documents?

SharePoint 2016, la plate-forme de collaboration basée sur le cloud de Microsoft, est une excellente option pour archiver des documents. SharePoint 2016 permet aux utilisateurs de stocker, de suivre et de gérer des documents en un seul endroit, ce qui facilite la recherche de documents rapidement et facilement. Il fournit également des mesures de sécurité et de conformité, notamment le chiffrement et l'audit des données, afin que les documents soient maintenus et sécurisés.

SharePoint 2016 permet également aux utilisateurs de créer des bibliothèques de documents, où les documents peuvent être stockés, organisés et récupérés rapidement. Les documents peuvent être facilement partagés avec d'autres et les utilisateurs peuvent collaborer sur des documents en temps réel. SharePoint 2016 permet également aux utilisateurs de définir des autorisations afin que seul le personnel autorisé puisse accéder et modifier des documents.

Quels sont les avantages de l'archivage des documents dans SharePoint 2016?

Les documents d'archivage dans SharePoint 2016 offrent de nombreux avantages. En utilisant SharePoint 2016, les documents peuvent être stockés en toute sécurité et facilement accessibles, en réduisant le temps nécessaire pour trouver un document. SharePoint 2016 permet également aux utilisateurs de définir des autorisations afin que seul le personnel autorisé puisse accéder et modifier des documents. De plus, SharePoint 2016 fournit des capacités de chiffrement et d'audit de données, ce qui en fait une option sécurisée et conforme pour l'archivage des documents.

SharePoint 2016 permet également aux utilisateurs de collaborer sur des documents en temps réel et de partager facilement des documents avec d'autres. De plus, les utilisateurs peuvent créer des bibliothèques de documents, où les documents peuvent être stockés, organisés et récupérés rapidement. Ces fonctionnalités font de SharePoint 2016 une option idéale pour archiver des documents.

Comment configurer l'archivage des documents dans SharePoint 2016?

La mise en place d'archivage des documents dans SharePoint 2016 est relativement simple. La première étape consiste à créer une bibliothèque dans SharePoint 2016, où les documents peuvent être stockés. Une fois la bibliothèque créée, les utilisateurs peuvent télécharger des documents dans la bibliothèque. De là, des documents peuvent être organisés et facilement accessibles.

Ensuite, les utilisateurs peuvent définir des autorisations pour la bibliothèque, afin que seul le personnel autorisé puisse accéder et modifier des documents. De plus, les utilisateurs peuvent configurer des capacités de chiffrement et d'audit de données, afin que les documents soient maintenus en sécurité. Enfin, les utilisateurs peuvent partager des documents avec d'autres et collaborer sur des documents en temps réel.

Quelles sont les meilleures pratiques pour l'archivage des documents dans SharePoint 2016?

Il existe plusieurs meilleures pratiques pour archiver des documents dans SharePoint 2016. Il est important de créer une bibliothèque de documents, où les documents peuvent être stockés, organisés et facilement accessibles. De plus, les utilisateurs doivent définir des autorisations pour la bibliothèque, afin que seul le personnel autorisé puisse accéder et modifier des documents. Il est également important de configurer les capacités de chiffrement et d'audit des données, afin que les documents soient maintenus en sécurité.

Les utilisateurs doivent également profiter des fonctionnalités de collaboration de SharePoint 2016 et partager des documents avec d'autres et collaborer sur des documents en temps réel. De plus, les utilisateurs doivent réexaminer régulièrement la bibliothèque de documents pour s'assurer que les documents sont correctement organisés et stockés. Suivre ces meilleures pratiques garantira que les documents sont stockés en toute sécurité et facilement accessibles dans SharePoint 2016.

Comment puis-je récupérer des documents archivés dans SharePoint 2016?

La récupération des documents archivés dans SharePoint 2016 est relativement simple. La première étape consiste à accéder à la bibliothèque de documents, où les documents sont stockés. De là, les utilisateurs peuvent rechercher le document qu'ils recherchent ou parcourir la bibliothèque pour trouver le document.

Une fois le document situé, les utilisateurs peuvent ouvrir le document ou télécharger le document sur leur ordinateur local. De plus, les utilisateurs peuvent utiliser les fonctionnalités de collaboration de SharePoint 2016, tels que le partage de documents avec d'autres ou la collaboration sur des documents en temps réel. En suivant ces étapes, les utilisateurs peuvent facilement récupérer des documents archivés dans SharePoint 2016.

Les documents d'archivage dans SharePoint 2016 sont un élément essentiel du système de gestion de documents de toute entreprise. Avec les bonnes étapes, vous pouvez vous assurer que tous vos documents sont stockés en toute sécurité et efficacement. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez archiver rapidement et facilement vos documents dans SharePoint 2016, vous donnant la tranquillité d'esprit que vos documents sont sûrs et sécurisés. Avec l'aide de SharePoint 2016, vous pouvez facilement accéder et archiver vos documents, vous offrant un système de gestion de documents plus efficace, organisé et fiable.