Comment attacher le fichier SharePoint dans l'e-mail Outlook?

Avez-vous du mal à attacher un fichier SharePoint à un e-mail Outlook? Vous n'êtes pas seul. À mesure que la technologie a progressé, il est devenu de plus en plus difficile de garder une trace de la façon d'utiliser efficacement les différents outils et applications. Heureusement, la connexion de fichiers SharePoint aux e-mails Outlook est en fait assez simple. Dans cet article, nous vous montrerons comment attacher facilement les fichiers SharePoint pour Outlook, vous permettant de continuer votre travail de manière transparente.

Joindre des fichiers SharePoint à Outlook Email

Microsoft Outlook et Microsoft SharePoint sont deux des outils les plus populaires pour gérer et organiser des documents pour les entreprises et les particuliers. Les deux programmes sont puissants et souvent utilisés ensemble pour collaborer efficacement sur les documents et les fichiers. Cet article fournira un guide facile sur la façon d'attacher un fichier SharePoint à un e-mail Outlook.

Étape 1: Connectez-vous à SharePoint

La première étape pour attacher un fichier SharePoint à un e-mail Outlook consiste à ouvrir la page SharePoint à laquelle vous avez besoin. Si vous faites partie d'une organisation, votre service informatique vous fournira l'URL pour accéder à la page. Si vous faites partie d'une organisation individuelle ou avez un compte SharePoint personnel, vous pouvez accéder à la page en vous connectant avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Étape 2: Localisez le fichier dans SharePoint

Une fois que vous vous êtes connecté avec succès à SharePoint, vous devrez localiser le fichier que vous souhaitez attacher à votre e-mail Outlook. Selon la taille de votre organisation et le nombre d'utilisateurs, le fichier peut être situé dans un dossier ou une bibliothèque, ou il peut être affiché sur la page principale. Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour localiser le fichier.

Étape 3: ouvrez le fichier

Une fois que vous aurez localisé le fichier, vous devrez l'ouvrir. Cela peut être fait en cliquant sur le nom du fichier. Selon le type de fichier, il peut s'ouvrir dans SharePoint ou dans une fenêtre séparée. Si le fichier est dans un format qui n'est pas pris en charge par SharePoint, le fichier s'ouvrira dans une fenêtre distincte.

Étape 4: Copiez l'URL du fichier

Une fois que vous avez ouvert le fichier, vous devrez copier l'URL de la page. Cela peut être fait en cliquant avec le bouton droit sur la page et en sélectionnant «Copier l'adresse du lien» ou «Copier le lien» dans le menu. Une fois l'URL copiée, vous pouvez fermer la fenêtre.

Étape 5: Ouvrez Outlook et composez le courrier électronique

L'étape suivante consiste à ouvrir Outlook et à composer un nouvel e-mail. Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton «nouveau» dans la page d'accueil Outlook. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez saisir l'adresse e-mail, la ligne d'objet et le message du destinataire.

Étape 6: Joindre le fichier de SharePoint

Une fois l'e-mail composé, vous pouvez joindre le fichier à partir de SharePoint en cliquant sur le bouton «Ajouter» dans la fenêtre des e-mails. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez coller l'URL de fichier que vous avez copiée plus tôt. Une fois l'URL collée, cliquez sur le bouton «attacher» et le fichier sera joint à l'e-mail.

Étape 7: Envoyez l'e-mail

La dernière étape consiste à envoyer l'e-mail avec le fichier joint. Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton «Envoyer» dans la fenêtre de messagerie. Une fois l'e-mail envoyé, le fichier sera joint à l'e-mail.

Conseils pour attacher des fichiers à partir de SharePoint

• Assurez-vous d'avoir l'URL correct pour le fichier.
• Assurez-vous que vous avez les autorisations correctes pour accéder au fichier.
• Si le fichier est dans un format qui n'est pas pris en charge par SharePoint, vous devrez peut-être télécharger le fichier et le joindre à l'e-mail.
• Assurez-vous que la taille du fichier n'est pas trop grande à gérer.

Dépannage

Si vous avez du mal à connecter des fichiers à partir de SharePoint, la première étape consiste à vous assurer que vous disposez des autorisations correctes pour accéder au fichier. Si vous avez encore des problèmes, vous pouvez contacter votre service informatique pour obtenir de l'aide.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration basée sur le Web qui permet aux organisations de partager des documents, de collaborer sur des projets et de gérer le contenu. Il permet aux utilisateurs de stocker, d'organiser, de partager et d'accéder aux informations à partir de n'importe quel appareil avec une connexion Internet. SharePoint peut être utilisé pour créer des sites d'équipe, qui sont des collections de documents, de listes et d'autres ressources disponibles pour les membres d'une équipe. De plus, SharePoint fournit également des fonctionnalités de gestion du contenu, telles que les bibliothèques de documents, les listes et le flux de travail.

SharePoint est un outil puissant pour les organisations, car il peut rationaliser la collaboration, fournir un accès aux informations depuis n'importe quel emplacement et permettre aux utilisateurs de trouver et de partager rapidement des données. Il s'agit d'une partie importante de la suite de produits Microsoft Office 365 et est utilisée par les entreprises de toutes tailles.

Comment attacher un fichier SharePoint à un e-mail Outlook?

Pour joindre un fichier SharePoint à un e-mail Outlook, vous devrez ouvrir le fichier dans un navigateur Web, puis cliquez avec le bouton droit sur le fichier. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez «Copier le lien». Cela copiera l'URL du fichier dans votre presse-papiers.

Ensuite, ouvrez Outlook et créez un nouveau message. Dans le corps du message, collez l'URL du fichier. Lorsque vous envoyez le message, le destinataire pourra cliquer sur le lien pour afficher ou télécharger le fichier. De plus, vous pouvez également joindre le fichier directement à l'e-mail en cliquant sur le bouton «attacher» et en accédant à l'emplacement du fichier dans votre bibliothèque SharePoint.

Quelle est la différence entre la connexion d'un fichier SharePoint et la connexion d'un fichier à partir de votre ordinateur?

La principale différence entre la connexion d'un fichier SharePoint et un fichier de votre ordinateur est l'emplacement du fichier. Lorsque vous joignez un fichier à partir de votre ordinateur, le fichier est stocké sur votre disque dur local ou votre service de stockage cloud. Lorsque vous joignez un fichier SharePoint, le fichier est stocké dans la bibliothèque SharePoint, qui est accessible à toute personne disposant des autorisations correctes.

De plus, lorsque vous joignez un fichier à partir de SharePoint, le destinataire de l'e-mail peut accéder au fichier sans le télécharger. En effet, le fichier est stocké dans le cloud, de sorte que le destinataire peut simplement cliquer sur le lien pour afficher ou télécharger le fichier. Lorsque vous joignez un fichier à partir de votre ordinateur, le destinataire doit télécharger le fichier avant de le visualiser.

Quels sont les avantages de la connexion d'un fichier SharePoint à un e-mail Outlook?

Le principal avantage de la connexion d'un fichier SharePoint à un e-mail Outlook est qu'il vous permet de partager rapidement et facilement des fichiers avec d'autres. Étant donné que le fichier est stocké dans le cloud, le destinataire peut accéder au fichier à partir de n'importe quel appareil avec une connexion Internet. De plus, vous pouvez également suivre qui a accédé au fichier, ainsi que lorsqu'ils y accédés.

Un autre avantage de la connexion d'un fichier SharePoint à un e-mail Outlook est qu'il simplifie le processus de collaboration. Vous pouvez facilement partager des fichiers avec plusieurs personnes et suivre qui a apporté des modifications au fichier. Cela permet de collaborer facilement sur des projets et de maintenir tout le monde à jour avec la dernière version.

Puis-je prévisualiser un fichier SharePoint avant de le joindre à un e-mail Outlook?

Oui, vous pouvez prévisualiser un fichier SharePoint avant de le joindre à un e-mail Outlook. Pour ce faire, vous devrez ouvrir le fichier dans un navigateur Web et cliquer sur le bouton «Aperçu». Cela ouvrira un aperçu du fichier, que vous pouvez consulter avant d'envoyer l'e-mail.

De plus, vous pouvez également utiliser le bouton «Aperçu» pour vérifier si le fichier est à jour avant de le joindre à l'e-mail. Ceci est utile si vous collaborez sur un fichier et que vous souhaitez vous assurer que le destinataire reçoit la dernière version.

Dans quelle mesure la fixation d'un fichier SharePoint à un e-mail Outlook est-il sécurisé?

La connexion d'un fichier SharePoint à un e-mail Outlook est assez sécurisée, tant que les autorisations et les paramètres de sécurité corrects sont en place. Les fichiers SharePoint sont stockés dans le cloud, ce qui signifie qu'ils sont accessibles à toute personne disposant des autorisations correctes. De plus, SharePoint fournit également des fonctionnalités pour définir les niveaux d'accès, tels que les rôles utilisateur et les autorisations de groupe.

De plus, SharePoint a également des fonctionnalités de suivi qui ont accédé à un fichier et lorsqu'ils y accéderont. Cela peut être utile pour s'assurer que le fichier n'est accessible que par les utilisateurs autorisés. Enfin, vous pouvez également utiliser la fonction de chiffrement d'Outlook pour protéger le contenu de l'e-mail.

La connexion de fichiers SharePoint aux e-mails Outlook peut être une tâche intimidante. Mais avec les bons outils et connaissances, cela peut être fait rapidement et facilement. En comprenant les étapes, en configurant les autorisations appropriées et en suivant les instructions, vous pouvez rapidement joindre un fichier à partir de SharePoint à un e-mail Outlook et rendre le processus de partage des documents et des informations plus simples et plus rapides.