Comment joindre des fichiers de SharePoint à Email?

Le courrier électronique des fichiers de SharePoint peut être un excellent moyen de partager des documents importants avec les collègues, les clients et autres contacts. Dans ce guide, nous vous montrerons comment joindre facilement des fichiers de SharePoint à un e-mail. Nous couvrirons les étapes pour Outlook et Gmail, ainsi que sur la façon de partager des documents à partir de l'application SharePoint. À la fin de cet article, vous pourrez partager en toute sécurité n'importe quel fichier à partir de votre compte SharePoint auprès de toute personne que vous choisissez.

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Comment joindre des fichiers de SharePoint à Email?

SharePoint est une excellente plate-forme pour stocker, gérer et partager des fichiers. Il est facile à utiliser et peut être accessible de n'importe où. Cependant, l'une des tâches les plus courantes que les utilisateurs peuvent avoir besoin de faire est de connecter des fichiers de SharePoint à un e-mail. Cela peut être un peu délicat, mais avec les bonnes étapes et les bonnes outils, ce n'est pas trop difficile.

Accéder aux fichiers depuis SharePoint

Afin de joindre des fichiers de SharePoint à un e-mail, les utilisateurs doivent d'abord avoir accès au fichier qu'ils souhaitent joindre. Pour ce faire, les utilisateurs devront ouvrir le site SharePoint et accéder à la bibliothèque ou un dossier de documents qui contient le fichier. Une fois que l'utilisateur est à l'emplacement correct, il devra cliquer avec le bouton droit sur le fichier et sélectionner «Copier».

Lorsque les utilisateurs copient le fichier, ils auront la possibilité de l'enregistrer sur leur ordinateur ou dans le presse-papiers. Il est important de sélectionner «Enregistrer sur l'ordinateur» afin de pouvoir joindre le fichier à un e-mail. Une fois le fichier enregistré, les utilisateurs peuvent ensuite accéder au fichier depuis leur ordinateur.

Enregistrer le fichier en tant que lien

L'étape suivante consiste à enregistrer le fichier en tant que lien. Cela peut être fait en cliquant avec le bouton droit sur le fichier et en sélectionnant «Copier l'adresse du lien». Cela copiera l'URL du fichier dans le presse-papiers. Les utilisateurs peuvent ensuite coller l'URL dans un e-mail, un document ou un autre emplacement afin de joindre le fichier en tant que lien.

Il est important de noter que lors de l'envoi de liens vers des fichiers stockés dans SharePoint, les utilisateurs doivent être sûrs d'inclure l'URL complète, y compris l'extension de fichier. Cela garantira que le fichier peut être ouvert par le destinataire.

Joindre des fichiers à partir de SharePoint

La dernière étape consiste à joindre le fichier à un e-mail. Pour ce faire, les utilisateurs devront ouvrir leur client de messagerie et créer un nouveau message. Une fois le message ouvert, les utilisateurs peuvent cliquer sur le bouton «attacher» et sélectionner le fichier qu'ils souhaitent attacher dans leur ordinateur. Une fois le fichier joint, les utilisateurs peuvent cliquer sur le bouton «Envoyer» pour envoyer l'e-mail avec le fichier joint.

Il est important de noter que lors de la connexion de fichiers de SharePoint à un e-mail, les utilisateurs doivent s'assurer que la taille du fichier n'est pas trop grande. Certains clients de messagerie ont des limites de la taille des fichiers qui peuvent être joints, il est donc important de vérifier les limites avant l'envoi.

Utilisation d'OneDrive pour partager des fichiers

Une autre option pour les utilisateurs qui souhaitent joindre des fichiers de SharePoint à un e-mail consiste à utiliser OneDrive. OneDrive est une solution de stockage basée sur le cloud qui est intégrée à SharePoint. Les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers sur OneDrive, puis les partager avec d'autres via un lien. C'est un excellent moyen de partager facilement et en toute sécurité les fichiers avec d'autres.

Pour utiliser OneDrive, les utilisateurs devront ouvrir leur compte OneDrive et télécharger le fichier qu'ils souhaitent partager. Une fois le fichier téléchargé, les utilisateurs peuvent alors générer un lien vers le fichier et le partager avec d'autres par e-mail. C'est un excellent moyen de s'assurer que le fichier est sécurisé et qu'il peut être accessible par le destinataire.

Utilisation de SharePoint pour envoyer des fichiers

Enfin, les utilisateurs peuvent également utiliser SharePoint pour envoyer des fichiers directement. Pour ce faire, les utilisateurs devront ouvrir la bibliothèque de documents ou le dossier contenant le fichier qu'ils souhaitent envoyer. Une fois l'utilisateur à l'emplacement correct, il peut sélectionner le fichier et cliquer sur le bouton «Envoyer». Cela ouvrira une nouvelle fenêtre, où les utilisateurs peuvent saisir l'adresse e-mail du destinataire, ainsi qu'un message. Une fois le message envoyé, le destinataire recevra un e-mail avec le fichier joint.

L'utilisation de SharePoint pour envoyer des fichiers est un excellent moyen de s'assurer que le fichier est sécurisé et qu'il ne peut être accessible que par le destinataire. C'est un excellent moyen de s'assurer que les fichiers ne sont pas partagés avec les mauvaises personnes, et que seul le destinataire prévu peut accéder au fichier.

Utilisation de services externes pour envoyer des fichiers

Enfin, les utilisateurs peuvent également utiliser des services externes pour envoyer des fichiers à partir de SharePoint. Il existe de nombreux services qui permettent aux utilisateurs d'envoyer des fichiers volumineux sur Internet. Ces services sont généralement sécurisés et fournissent aux utilisateurs un moyen de partager facilement et en toute sécurité des fichiers avec d'autres. Tout ce que les utilisateurs doivent faire est de télécharger le fichier sur le service, puis de générer un lien qui peut être partagé avec le destinataire.

L'utilisation d'un service externe pour envoyer des fichiers est un excellent moyen de s'assurer que le fichier est sécurisé et qu'il ne peut être accessible que par le destinataire. C'est un excellent moyen de s'assurer que les fichiers ne sont pas partagés avec les mauvaises personnes, et que seul le destinataire prévu peut accéder au fichier.

Conclusion

La connexion de fichiers de SharePoint à un e-mail n'est pas aussi difficile que cela puisse paraître. Avec les bonnes étapes et les bons outils, les utilisateurs peuvent partager facilement et en toute sécurité des fichiers avec d'autres. Que les utilisateurs utilisent OneDrive, SharePoint ou un service externe, ils peuvent être sûrs que leurs fichiers sont sécurisés et que seul le destinataire prévu peut y accéder.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme basée sur le cloud qui fournit des outils de collaboration, un stockage de fichiers sécurisé et une suite d'applications commerciales. Il est conçu pour aider les organisations à travailler ensemble plus efficacement, à partager des informations et à accéder aux ressources de n'importe où. Il permet également aux utilisateurs de créer des sites Web et de gérer des documents, des listes et d'autres contenus.

SharePoint est utilisé par de nombreuses organisations pour partager et gérer des informations, des documents et d'autres données. Il peut être utilisé pour créer des sites Web, partager des documents et gérer les tâches. Il fournit également une plate-forme pour s'intégrer à d'autres systèmes et applications et pour créer des applications personnalisées.

Quels sont les avantages de la connexion de fichiers de SharePoint à Email?

La connexion de fichiers de SharePoint à Email est un excellent moyen de s'assurer que les documents et les informations importants sont stockés et facilement partagés en toute sécurité. En joignant des fichiers de SharePoint vers le courrier électronique, les utilisateurs peuvent partager en toute sécurité des fichiers importants, collaborer sur des documents en temps réel et suivre les modifications et les révisions. De plus, il permet aux utilisateurs de rechercher et d'accéder rapidement à des fichiers à partir de n'importe quel appareil, et de partager des fichiers avec des collègues, des clients et des partenaires.

Un autre avantage de la connexion de fichiers de SharePoint vers le courrier électronique est qu'il permet aux utilisateurs de contrôler qui a accès aux fichiers. Il permet également aux utilisateurs de suivre qui a vu les fichiers et les modifications apportées. En définissant les autorisations et en ajoutant des utilisateurs individuels, les utilisateurs peuvent contrôler qui peut accéder aux fichiers et adapter leur accès au contenu.

Comment joindre des fichiers de SharePoint à Email?

La connexion de fichiers de SharePoint vers le courrier électronique est un processus simple. Tout d'abord, ouvrez la bibliothèque de documents SharePoint et sélectionnez le document que vous souhaitez joindre. Cliquez sur l'ellipsine (…) à côté du document, puis sélectionnez «Envoyer un e-mail à un lien». Cela lancera votre client de messagerie avec un lien vers le fichier déjà inclus dans le corps de l'e-mail.

Si vous souhaitez joindre le fichier lui-même, au lieu d'un lien, cliquez sur l'ellipSis (…) à côté du document et sélectionnez «Télécharger une copie». Cela téléchargera le fichier sur votre ordinateur. Vous pouvez ensuite joindre le fichier à votre e-mail. Assurez-vous d'ajuster la taille de la fixation si nécessaire afin de l'envoyer avec succès.

Y a-t-il des risques de sécurité associés à la connexion de fichiers de SharePoint à un e-mail?

Oui, il existe des risques de sécurité associés à la connexion de fichiers de SharePoint vers un e-mail. Selon le type de fichier, le fichier peut contenir des données sensibles qui pourraient être exposées si elles ne sont pas correctement sécurisées. De plus, il est important de s'assurer que le fichier n'est pas ouvert ou édité par les utilisateurs non autorisés.

Pour minimiser le risque de violations de sécurité, il est important d'utiliser des protocoles de transfert de fichiers sécurisés et de crypter le fichier avant de l'envoyer. De plus, les utilisateurs devraient envisager d'utiliser un service de partage de fichiers tiers pour s'assurer que le fichier est stocké en toute sécurité et non exposé aux utilisateurs non autorisés.

Quelles sont les limites de taille des fichiers pour les pièces jointes de SharePoint à Email?

La limite de taille du fichier pour les pièces jointes de SharePoint à Email dépendra du fournisseur de messagerie et du type de pièce jointe. Généralement, la plupart des prestataires ont une taille de fixation maximale de 25 Mo. Cependant, certains prestataires peuvent avoir des limites plus élevées ou inférieures. De plus, il est important de noter que certains types de fichiers, tels que des images et des vidéos, peuvent avoir des limites de taille de fichier supplémentaires.

Il est également important de considérer la taille de la pièce jointe lors de l'envoi de fichiers volumineux. Si le fichier est trop grand, il peut ne pas être envoyé avec succès ou peut prendre beaucoup de temps à télécharger. Pour assurer une livraison réussie, il est préférable de compresser le fichier avant de l'envoyer ou de le diviser en plusieurs pièces jointes.

En conclusion, la connexion de fichiers de SharePoint à Email est un processus relativement simple. Avec l'aide de l'application SharePoint, vous pouvez facilement télécharger des fichiers du cloud vers votre e-mail. Vous pouvez également utiliser le site Web SharePoint pour faire glisser et supprimer les fichiers du cloud. Ce processus peut être utilisé pour envoyer rapidement et efficacement des fichiers à vos collègues ou à d'autres contacts. Avec ces connaissances, vous pouvez utiliser SharePoint pour joindre des fichiers à vos e-mails et vous assurer que vos fichiers importants sont envoyés en toute sécurité.