Comment baliser les fichiers dans SharePoint?

Vous recherchez un moyen efficace d'organiser et de gérer vos documents numériques stockés dans SharePoint? Les fichiers de marquage peuvent être un moyen facile et efficace de rester organisé et de vous assurer que vos documents sont facilement consultables et accessibles. Dans cet article, nous examinerons comment taguer les fichiers dans SharePoint et comment il peut vous aider à mieux gérer vos documents.

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Comment baliser les fichiers dans SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration en ligne qui permet aux utilisateurs de stocker, de partager et de gérer des documents et d'autres contenus. L'un de ses principaux avantages est la possibilité de taguer facilement les fichiers, ce qui les rend consultables et plus faciles à gérer. Ce guide vous montrera comment baliser les fichiers dans SharePoint.

Étape 1: Accès à la fonctionnalité de marquage

Pour accéder à la fonction de balise, ouvrez le fichier dans la bibliothèque SharePoint, puis sélectionnez l'option «Modifier». Cela ouvrira le fichier dans l'éditeur de documents. Sur le côté droit, vous trouverez la section «Tags & Notes», qui vous permet d'ajouter des balises au fichier.

Étape 2: Ajout de balises

Une fois que vous avez accédé à la fonction de balise, vous pouvez commencer à ajouter des balises au fichier. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Ajouter la balise», puis saisissez les balises que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez ajouter plusieurs balises au même fichier.

Étape 3: Affichage des fichiers tagués

Une fois que vous avez ajouté des balises à un fichier, vous pouvez facilement afficher tous les fichiers qui ont été tagués avec une certaine balise. Pour ce faire, accédez à la vue de la bibliothèque, puis cliquez sur l'onglet «Tags». Vous verrez alors une liste de toutes les balises qui ont été utilisées dans la bibliothèque. Cliquer sur une balise affichera une liste de tous les fichiers qui ont été tagués avec cette balise.

Étape 4: Suppression des balises

Si vous souhaitez supprimer une balise d'un fichier, ouvrez le fichier dans l'éditeur de document, puis accédez à la section «Tags & Notes». Sélectionnez la balise que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur le bouton «Supprimer».

Étape 5: Édition de balises

Si vous souhaitez modifier le nom d'une balise, ouvrez le fichier dans l'éditeur de document, puis accédez à la section «Tags & Notes». Sélectionnez la balise que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le bouton «Modifier». Vous pouvez ensuite saisir le nouveau nom de balise.

Étape 6: Ajout de notes

SharePoint vous permet également d'ajouter des notes aux fichiers. Pour ce faire, ouvrez le fichier dans l'éditeur de documents, puis accédez à la section «Tags & Notes». Cliquez sur le bouton «Ajouter la note», puis saisissez la note que vous souhaitez ajouter.

Étape 7: Affichage des notes

Une fois que vous avez ajouté des notes à un fichier, vous pouvez facilement afficher les notes en ouvrant le fichier dans l'éditeur de document, puis en vous accédant à la section «Tags & Notes». Vous verrez alors une liste de toutes les notes qui ont été ajoutées au fichier.

Étape 8: Édition de notes

Si vous souhaitez modifier une note, ouvrez le fichier dans l'éditeur de documents, puis accédez à la section «Tags & Notes». Sélectionnez la note que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le bouton «Modifier». Vous pouvez ensuite saisir la nouvelle note.

Étape 9: Suppression des notes

Si vous souhaitez supprimer une note, ouvrez le fichier dans l'éditeur de documents, puis accédez à la section «Tags & Notes». Sélectionnez la note que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur le bouton «Supprimer».

Étape 10: publication du fichier

Une fois que vous aurez terminé le balisage et l'ajout de notes au fichier, vous devrez publier le fichier. Pour ce faire, ouvrez le fichier dans l'éditeur de document, puis cliquez sur le bouton «Publier». Cela rendra le fichier visible pour tous les utilisateurs qui ont accès à la bibliothèque.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce qu'une balise de fichier dans SharePoint?

Une balise de fichier est un type de métadonnées dans SharePoint qui peuvent être ajoutées au contenu numérique, telles que les documents, les vidéos, les images et l'audio. Les balises de fichier sont utilisées pour classer et organiser le contenu numérique dans SharePoint et faciliter la recherche. Les balises de fichier peuvent être ajoutées directement à un fichier ou peuvent être ajoutées à une bibliothèque de fichiers.

Les balises de fichier peuvent être créées avec des noms personnalisés, tels que «Projet X» ou «Campagne marketing». Les administrateurs peuvent également configurer une liste de balises de fichiers prédéfinies afin que les utilisateurs aient des choix prédéfinis lors du taggage des fichiers.

Quels sont les avantages du balisage des fichiers dans SharePoint?

Le marquage des fichiers dans SharePoint facilite la recherche et l'organisation du contenu numérique. Il permet aux utilisateurs de rechercher et de filtrer rapidement tout le contenu numérique d'une bibliothèque SharePoint. Il facilite également le regroupement de fichiers similaires, tels que tous les documents liés à un projet spécifique.

L'utilisation de balises aide également à améliorer la collaboration entre les équipes et les départements. En marquant des fichiers avec des mots clés ou des phrases, les utilisateurs peuvent rapidement identifier quels fichiers sont les plus pertinents pour leur projet ou tâche actuel. Les utilisateurs peuvent également voir quels fichiers ont été récemment modifiés ou mis à jour par d'autres utilisateurs, ce qui facilite le fait de rester au-dessus des modifications et des mises à jour.

Comment balisez-vous les fichiers dans SharePoint?

Le marquage des fichiers dans SharePoint est un processus simple. Tout d'abord, ouvrez la bibliothèque SharePoint et sélectionnez le fichier que vous souhaitez baliser. Dans les propriétés du fichier, sélectionnez le champ «Tags» et entrez le mot clé ou la phrase souhaité. Vous pouvez également sélectionner dans une liste de balises prédéfinies si votre administrateur les a configurés.

Vous pouvez également ajouter des balises lors du téléchargement d'un fichier dans une bibliothèque SharePoint. Lors de la sélection d'un fichier à télécharger, entrez les balises souhaitées dans le champ «Tags». Cela vous fera gagner du temps et facilitera l'organisation du fichier dans la bibliothèque.

Quelle est la différence entre le taggage des fichiers et l'ajout d'étiquettes dans SharePoint?

La principale différence entre le taggage des fichiers et l'ajout d'étiquettes dans SharePoint est la façon dont ils sont utilisés. Les balises de fichier sont utilisées pour organiser le contenu numérique dans une bibliothèque SharePoint, tandis que les étiquettes sont utilisées pour organiser des bibliothèques ou des sites entiers.

Des balises de fichiers sont ajoutées aux fichiers ou documents individuels, tandis que les étiquettes sont ajoutées à la bibliothèque ou au site lui-même. Les étiquettes peuvent également être utilisées pour contrôler l'accès au contenu, tandis que les balises de fichier ne peuvent pas. Les étiquettes peuvent également être utilisées pour catégoriser le contenu, tandis que les balises de fichier ne peuvent pas.

Peut-on ajouter plusieurs balises à un seul fichier dans SharePoint?

Oui, plusieurs balises peuvent être ajoutées à un seul fichier dans SharePoint. Lorsque vous marquez un fichier, entrez les balises souhaitées dans le champ «Tags», séparés par des virgules. Vous pouvez également sélectionner dans une liste de balises prédéfinies si votre administrateur les a configurés.

Vous pouvez également ajouter plusieurs balises lors du téléchargement d'un fichier dans une bibliothèque SharePoint. Lors de la sélection d'un fichier à télécharger, entrez les balises souhaitées dans le champ «Tags», séparés par des virgules. Cela vous fera gagner du temps et facilitera l'organisation du fichier dans la bibliothèque.

SharePoint Comment créer une balise pour les documents

Le marquage des fichiers dans SharePoint est un excellent moyen de garder vos documents organisés et facilement accessibles. Avec la possibilité de taguer des fichiers avec des métadonnées, vous pouvez rapidement trouver des documents pertinents pour un sujet, un utilisateur ou un projet spécifique. En prenant le temps de baliser correctement les fichiers, vous pouvez vous économiser beaucoup de temps et de frustration lorsque vous essayez de localiser un fichier ou des documents. Avec SharePoint, vous avez les outils nécessaires pour apporter l'organisation et l'efficacité à votre système de classement numérique.