Comment créer un fichier Excel partagé dans SharePoint?

Avez-vous besoin de collaborer sur un fichier Excel auprès de votre équipe mais vous ne savez pas comment? SharePoint fournit un moyen facile de créer un fichier Excel partagé, afin que plusieurs personnes puissent y travailler simultanément et suivre les modifications. Dans cet article, vous apprendrez à créer un fichier Excel partagé dans SharePoint, ainsi que quelques conseils et astuces pour vous aider à en tirer le meilleur parti.

Comment créer un fichier Excel partagé dans SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de collaboration en ligne qui permet aux utilisateurs de créer, partager et gérer des fichiers en un seul endroit. C'est un excellent outil pour les entreprises qui ont besoin de partager et de collaborer sur des documents, des feuilles de calcul, des présentations, etc. L'une des fonctionnalités les plus populaires de SharePoint est sa capacité à créer et à gérer des fichiers Excel partagés. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes pour créer un fichier Excel partagé dans SharePoint.

Créer le fichier

La première étape pour créer un fichier Excel partagé dans SharePoint consiste à créer le fichier lui-même. Vous pouvez le faire en vous connectant à votre compte SharePoint et en cliquant sur l'onglet «Fichiers» dans la barre de navigation supérieure. De là, vous pourrez créer un nouveau fichier en cliquant sur le bouton «+ nouveau». Dans le menu déroulant, sélectionnez «Fichier Excel» et cliquez sur «Créer» pour commencer à créer votre fichier.

Une fois que vous avez créé le fichier, il apparaîtra dans la section «récente» de la page «Fichiers». Pour accéder au fichier et commencer à le modifier, cliquez simplement sur le nom du fichier et il s'ouvrira dans l'éditeur en ligne Excel. Vous pouvez maintenant commencer à saisir des données dans la feuille de calcul et à la personnaliser comme bon vous semble.

Partager le fichier

Une fois que vous avez créé le fichier Excel, vous devrez le partager avec d'autres utilisateurs afin qu'ils puissent y accéder et le modifier. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Partager» dans le coin supérieur droit de l'éditeur en ligne Excel. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle où vous pouvez saisir les adresses e-mail des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez également ajouter un message personnalisé si vous le souhaitez.

Une fois que vous avez ajouté les utilisateurs, vous pouvez définir les niveaux d'autorisation pour chaque utilisateur. Cela contrôlera ce que chaque utilisateur peut faire avec le fichier, par exemple s'il peut le modifier, le supprimer ou le voir. Une fois que vous avez défini les niveaux d'autorisation, cliquez sur le bouton "Partager" pour envoyer les demandes de partage.

Accéder au fichier

Une fois que vous avez partagé le fichier, les utilisateurs avec lesquels vous l'avez partagé pourront y accéder. Ils peuvent le faire en se connectant à leur compte SharePoint et en cliquant sur l'onglet «Fichiers» dans la barre de navigation supérieure. De là, ils pourront accéder au fichier en cliquant sur l'onglet «Partager avec moi». Le fichier apparaîtra dans cet onglet et ils peuvent cliquer dessus pour l'ouvrir dans l'éditeur en ligne Excel.

Une fois le fichier ouvert, les utilisateurs peuvent commencer à le modifier et à collaborer entre eux. Ils peuvent également utiliser l'onglet «Commentaires» pour laisser des commentaires sur des cellules spécifiques et garder une trace des modifications qui ont été apportées. Cela permet à tout le monde de rester à jour sur la dernière version de la feuille de calcul.

Modifier le fichier

Une fois que les utilisateurs ont accédé au fichier, ils peuvent commencer à le modifier. Pour ce faire, ils peuvent cliquer sur une cellule pour le sélectionner et commencer à saisir des données. Ils peuvent également utiliser la barre d'outils en haut de la page pour formater le texte, insérer des images ou des graphiques, etc. Une fois qu'ils ont terminé, ils peuvent cliquer sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer les modifications.

S'ils ont besoin d'apporter plus de modifications plus tard, ils peuvent cliquer sur le bouton «Modifier» pour revenir au mode d'édition. Cela leur permettra d'apporter d'autres modifications au fichier et de les enregistrer lorsqu'ils auront terminé. Il est important de se rappeler de sauvegarder le fichier régulièrement pour s'assurer que tout le monde travaille sur la version la plus à jour.

Partagez le fichier mis à jour

Une fois que les utilisateurs auront terminé les modifications du fichier, ils devront partager la version mise à jour avec les autres utilisateurs. Pour ce faire, ils peuvent cliquer sur le bouton «Partager» dans le coin supérieur droit de l'éditeur en ligne Excel. Cela ouvrira la même fenêtre contextuelle qu'auparavant et ils peuvent ajouter les mêmes utilisateurs qu'auparavant. Le fichier mis à jour sera ensuite envoyé aux utilisateurs.

Une fois que les utilisateurs ont accès au fichier mis à jour, ils peuvent l'ouvrir et recommencer à y collaborer. Ils peuvent également utiliser l'onglet «Commentaires» pour laisser les commentaires et garder une trace des modifications qui ont été apportées. Cela permet à tout le monde de rester à jour sur la dernière version de la feuille de calcul.

Gérer les autorisations et l'accès

SharePoint vous permet également de gérer les autorisations et les niveaux d'accès des utilisateurs avec lesquels vous avez partagé le fichier. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Gérer l'accès» dans le coin supérieur droit de l'éditeur en ligne Excel. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle où vous pouvez afficher la liste des utilisateurs, leurs niveaux d'autorisation et leurs niveaux d'accès.

À partir de cette fenêtre, vous pouvez modifier les niveaux d'autorisation et d'accès pour chaque utilisateur. Vous pouvez également ajouter de nouveaux utilisateurs à la liste, supprimer les utilisateurs ou révoquer l'accès à certains utilisateurs. Une fois que vous avez terminé les modifications, cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer les modifications.

Suivre les changements

SharePoint vous permet également de suivre facilement les modifications apportées au fichier Excel partagé. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Historique des versions» dans le coin supérieur droit de l'éditeur en ligne Excel. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle qui affiche une liste de versions du fichier, qui a apporté les modifications, lorsque les modifications ont été apportées, et plus encore. À partir de cette fenêtre, vous pouvez afficher les modifications qui ont été apportées et restaurer une version précédente si nécessaire.

Vous pouvez également utiliser l'onglet «Commentaires» pour afficher tous les commentaires qui ont été laissés dans le fichier. Cela facilite le suivi des modifications et des conversations qui ont été conçues sur le fichier. Cela peut être particulièrement utile si vous avez besoin de trouver quelque chose qui a été discuté dans une version précédente du fichier.

Exporter le fichier

Enfin, SharePoint vous permet également d'exporter le fichier Excel partagé vers d'autres formats. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Exporter» dans le coin supérieur droit de l'éditeur en ligne Excel. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle où vous pouvez choisir le format auquel vous souhaitez exporter le fichier. Vous pouvez choisir d'exporter le fichier vers un PDF, Excel ou un autre format de fichier.

Une fois que vous avez sélectionné le format, cliquez sur le bouton "Exporter" pour enregistrer le fichier. Le fichier sera ensuite enregistré sur votre ordinateur et vous pouvez l'ouvrir dans le format sélectionné. Cela vous permet de partager facilement le fichier avec d'autres utilisateurs qui n'ont peut-être pas accès à SharePoint.

Afficher l'activité du fichier

SharePoint vous permet également d'afficher l'activité du fichier Excel partagé. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Activité» dans le coin supérieur droit de l'éditeur en ligne Excel. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle où vous pouvez afficher la liste des utilisateurs qui ont accédé au fichier et lorsqu'ils y accéderont. Vous pouvez également afficher toutes les modifications apportées au fichier et qui les a fabriquées.

Cela facilite le suivi qui a accédé au fichier et quand. Cela peut être utile si vous devez suivre qui consulte le fichier ou assurez-vous que tout le monde reste à jour avec la dernière version.

Gérer le fichier

Enfin, SharePoint vous permet également de gérer le fichier Excel partagé. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Gérer» dans le coin supérieur droit de l'éditeur en ligne Excel. Cela ouvrira une fenêtre contextuelle où vous pouvez afficher les paramètres du fichier et apporter les modifications nécessaires. Vous pouvez également supprimer le fichier, le déplacer ou le partager avec d'autres utilisateurs.

Cela facilite le maintien du fichier et s'assure que tout le monde a accès à la version la plus récente. Il vous permet également de partager facilement le fichier avec d'autres utilisateurs qui peuvent ne pas avoir accès à SharePoint.

FAQ connexe

Comment créer un fichier Excel partagé dans SharePoint?

Réponse: Pour créer un fichier Excel partagé dans SharePoint, vous devez d'abord avoir accès à un site SharePoint où vous pouvez créer et stocker le fichier. Une fois que vous avez accès, vous pouvez créer le fichier en cliquant sur le bouton «nouveau» sur le côté gauche de la page et en sélectionnant un fichier Excel. Vous pouvez ensuite enregistrer le fichier sur le site SharePoint.

Une fois le fichier enregistré, vous pouvez cliquer sur le bouton «Partager» en haut de la page, ce qui vous permettra de donner à d'autres utilisateurs un accès au fichier. Vous pouvez choisir de donner à des utilisateurs une vue, à modifier ou un accès complet au contrôle. Une fois que vous avez sélectionné le niveau d'accès pour chaque utilisateur, cliquez sur «Partage» pour enregistrer les modifications et rendre le fichier disponible pour que d'autres puissent afficher et / ou modifier.

La création d'un fichier Excel partagé dans SharePoint peut être une tâche intimidante si vous ne savez pas par où commencer. Cependant, avec l'aide de ce guide étape par étape, vous avez désormais facilement les outils et les connaissances pour créer un fichier Excel partagé dans SharePoint. En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pouvez créer un fichier Excel partagé dans SharePoint sur lequel votre équipe peut accéder et collaborer rapidement et efficacement. Alors qu'attendez-vous? Commencez aujourd'hui!