Comment créer un flux de travail dans SharePoint Office 365?

La création d'un flux de travail dans SharePoint Office 365 peut être un excellent moyen de rationaliser les processus, de réduire la quantité de travail manuel et d'augmenter l'efficacité sur le lieu de travail. Il peut aider les équipes à collaborer plus facilement, à automatiser certaines tâches et même à exécuter des tâches complexes avec un minimum d'effort. Dans cet article, nous examinerons les étapes de création et de gestion des workflows dans SharePoint Office 365, ainsi que de fournir des conseils pour assurer un flux de travail réussi.

Comment créer un flux de travail dans SharePoint Office 365?

SharePoint Office 365 offre un moyen facile de créer des workflows automatisés pour rationaliser les processus métier. Avec SharePoint, les utilisateurs peuvent rapidement créer et gérer les flux de travail à partir de l'intranet de leur organisation. Dans cet article, nous expliquerons les étapes nécessaires pour créer un flux de travail dans SharePoint Office 365.

Étape 1: Accédez à la page de workflow

La première étape de la création d'un flux de travail dans SharePoint Office 365 consiste à accéder à la page de workflow. Pour ce faire, ouvrez l'intranet de votre organisation et accédez à la page Workflow en cliquant sur le lien «Workflows» dans le volet de navigation de gauche. Une fois que vous êtes sur la page de workflow, vous verrez une liste de workflows existants et la possibilité d'en créer un nouveau.

Étape 2: Créez un nouveau flux de travail

L'étape suivante consiste à créer un nouveau flux de travail. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Créer» en haut de la page. Vous serez ensuite présenté à la possibilité de choisir un modèle ou de créer un flux de travail personnalisé. Si vous choisissez de créer un flux de travail personnalisé, vous serez invité à saisir le nom du workflow, une description et toute information supplémentaire requise.

Étape 3: Concevoir le flux de travail

Une fois que vous avez créé le workflow, vous serez emmené sur la page de conception. Sur cette page, vous pouvez configurer le workflow en ajoutant des actions et des conditions. Les actions sont les étapes qui seront prises lorsque le flux de travail sera déclenché, et les conditions sont les critères qui doivent être remplis pour les actions à prendre. Vous pouvez ajouter des actions et des conditions supplémentaires au besoin.

Étape 4: Configurer les paramètres

L'étape suivante consiste à configurer les paramètres du workflow. Sur cette page, vous pouvez choisir qui peut afficher et modifier le workflow, qui peut démarrer le workflow et lorsque le workflow commencera. Vous pouvez également configurer toutes les notifications ou alertes que vous souhaitez être envoyées lorsque le flux de travail est déclenché.

Étape 5: tester et déboguer le flux de travail

Une fois les paramètres configurés, vous pouvez tester et déboguer le workflow. Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur le bouton «Tester» en haut de la page pour voir comment le flux de travail se comportera lorsqu'il sera déclenché. Vous pouvez également utiliser le bouton «débogage» pour parcourir le workflow et afficher les valeurs de toutes les variables utilisées.

Étape 6: Publiez le workflow

Une fois que vous avez testé et débogu le workflow, vous pouvez le publier en cliquant sur le bouton «Publier». Cela mettra le flux de travail à la disposition de tous les utilisateurs qui ont accès au site SharePoint. Une fois le workflow publié, il peut être déclenché à tout moment.

Étape 7: Surveillez le flux de travail

La dernière étape consiste à surveiller le flux de travail. Cela peut être fait en affichant les progrès du workflow dans la page «Workflows». Vous pouvez également afficher toutes les notifications ou alertes qui ont été envoyées lorsque le flux de travail a été déclenché. Bien sûr, vous pouvez également modifier le flux de travail si nécessaire.

Étape 8: Automatiser le workflow

Une fois que le flux de travail fonctionne correctement, vous pouvez l'automatiser en configurant un calendrier. Cela permettra au flux de travail d'être déclenché régulièrement sans nécessiter aucune intervention manuelle. Vous pouvez configurer le calendrier dans la page «Workflows» en cliquant sur le bouton «Planifier».

Étape 9: Gérer le flux de travail

La dernière étape consiste à gérer le flux de travail. Cela peut être fait en modifiant les paramètres, en ajoutant ou en supprimant des actions et des conditions, et en testant et en débognant le flux de travail. Vous pouvez accéder aux paramètres du workflow dans la page "Workflows" en cliquant sur le bouton "Paramètres".

Étape 10: Partagez le flux de travail

Une fois que le flux de travail fonctionne correctement, vous pouvez le partager avec d'autres utilisateurs de votre organisation. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton «Partager» dans la page «Workflows». Vous pouvez choisir de partager le flux de travail avec des utilisateurs spécifiques ou avec tout le monde dans votre organisation.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce qu'un flux de travail?

Un flux de travail est une série d'étapes automatisées, ou tâches, qui sont effectuées pour atteindre le résultat souhaité. Cela pourrait être n'importe quoi, de l'approbation d'un document à la réalisation d'une analyse des données. Les workflows sont utilisés pour rationaliser les processus et réduire le travail manuel. Ils peuvent également être utilisés pour suivre les progrès et assurer la précision.

SharePoint Office 365 facilite la création et la gestion des workflows. Avec le concepteur de workflow, les utilisateurs peuvent créer des workflows personnalisés en quelques clics. Les flux de travail peuvent être déclenchés par des événements spécifiques, tels qu'un document en cours de téléchargement, ou ils peuvent être déclenchés manuellement par un individu.

Qu'est-ce que SharePoint Office 365?

SharePoint Office 365 est une plate-forme de collaboration basée sur le cloud de Microsoft. Il est utilisé par les entreprises et les organisations pour stocker, organiser, partager et collaborer sur des documents et d'autres contenus. SharePoint Office 365 est disponible en tant que produit autonome ou dans le cadre de la suite Office 365.

SharePoint Office 365 a également des capacités de flux de travail. Avec le concepteur de workflow, les utilisateurs peuvent concevoir et gérer les workflows pour automatiser les tâches, telles que l'approbation des documents ou la gestion des données. Le concepteur de workflow facilite la création et la gestion des workflows, et les utilisateurs peuvent même personnaliser les workflows existants pour répondre à leurs besoins.

Comment créer un flux de travail dans SharePoint Office 365?

La création d'un flux de travail dans SharePoint Office 365 est facile. Tout d'abord, vous devrez ouvrir le concepteur de workflow. Cela se trouve dans la section «Workflows» du site SharePoint. Une fois que le concepteur de workflow est ouvert, vous pouvez créer un nouveau workflow en sélectionnant le bouton «Créer un workflow».

Vous serez ensuite invité à sélectionner un modèle ou à créer un workflow personnalisé. Si vous choisissez de créer un flux de travail personnalisé, vous pourrez spécifier les étapes du flux de travail, ainsi que lorsque le flux de travail devrait démarrer et terminer. Vous pouvez également spécifier des conditions, comme lorsqu'un document est téléchargé ou lorsqu'un utilisateur spécifique se voit attribuer une tâche. Une fois le flux de travail créé, vous pouvez l'activer et commencer à l'utiliser immédiatement.

Puis-je personnaliser un flux de travail existant?

Oui, vous pouvez personnaliser un flux de travail existant dans SharePoint Office 365. Pour ce faire, ouvrez le concepteur de workflow et sélectionnez le workflow que vous souhaitez personnaliser. Vous pourrez alors sélectionner le bouton «Modifier» pour apporter des modifications au workflow.

Vous pouvez apporter des modifications aux étapes de flux de travail, aux conditions et à d'autres paramètres. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des étapes, ou modifier l'ordre des étapes. Une fois que vous avez terminé les modifications, vous pouvez enregistrer le flux de travail et l'activer. Cela appliquera les modifications au flux de travail et il peut être utilisé immédiatement.

Puis-je prévisualiser un workflow?

Oui, vous pouvez prévisualiser un flux de travail dans SharePoint Office 365. Pour ce faire, ouvrez le concepteur de workflow et sélectionnez le workflow que vous souhaitez prévisualiser. Vous pourrez alors sélectionner le bouton «Aperçu» pour voir à quoi ressemblera le workflow.

L'aperçu vous montrera les étapes et conditions de workflow, ainsi qu'une chronologie du moment où le flux de travail sera déclenché. C'est un excellent moyen de tester un flux de travail avant de l'activer. Vous pouvez également apporter des modifications au flux de travail en mode prévisualisation, puis l'activer une fois que vous êtes satisfait des résultats.

En conclusion, la création d'un flux de travail dans SharePoint Office 365 est un excellent moyen de rationaliser et d'automatiser les processus au sein de votre entreprise. Avec la bonne configuration et guidage, vous pouvez utiliser la puissance de SharePoint Office 365 pour vous assurer que les tâches sont effectuées à temps et avec une efficacité maximale. Avec l'aide de SharePoint Office 365, vous pouvez facilement créer et gérer les workflows, vous donnant plus de temps pour vous concentrer sur d'autres aspects importants de votre entreprise.