Comment créer une colonne de recherche dans SharePoint?

Les colonnes de recherche sont un élément essentiel de SharePoint, permettant aux utilisateurs de stocker et de trouver facilement des données dans les listes SharePoint. Avec une navigation facile et une gestion des données, les colonnes de recherche peuvent être un outil inestimable pour tout utilisateur. Mais que se passe-t-il si vous ne savez pas comment créer une colonne de recherche dans SharePoint? Dans cet article, nous vous guiderons à travers les étapes de création d'une colonne de recherche dans SharePoint et vous aiderons à tirer le meilleur parti de vos données.

Comment créer une colonne de recherche dans SharePoint?

Les colonnes de recherche dans SharePoint vous permettent de créer des relations entre les listes et les bibliothèques dans SharePoint. En utilisant des colonnes de recherche, vous pouvez extraire des données d'une liste ou d'une bibliothèque et de les afficher dans une autre liste ou bibliothèque. Cela peut être très utile pour gérer des données complexes dans SharePoint. Dans cet article, nous discuterons de la façon de créer une colonne de recherche dans SharePoint.

Étape 1: Créez la liste ou la bibliothèque référencée

La première étape de la création d'une colonne de recherche dans SharePoint consiste à créer la liste ou la bibliothèque référencée. Il s'agit de la liste ou de la bibliothèque qui contient les données qui seront référencées dans la colonne de recherche. Pour créer la liste ou la bibliothèque, cliquez sur le lien «Listes et bibliothèques» dans la barre de navigation de gauche du site SharePoint. Cela ouvrira la page «Créer», qui vous permet de créer une nouvelle liste ou une nouvelle bibliothèque. Choisissez l'option appropriée et remplissez les champs requis. Une fois que vous avez créé la liste ou la bibliothèque, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Étape 2: Créez la colonne de recherche

Une fois la liste ou la bibliothèque référencée créée, l'étape suivante consiste à créer la colonne de recherche. Cela peut être fait en sélectionnant la liste ou la bibliothèque où la colonne de recherche sera créée. Ensuite, cliquez sur le lien «Créer la colonne» dans le ruban en haut de la page. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, où vous pouvez sélectionner le type de colonne «Recherche» dans le menu déroulant.

Une fois le type de colonne sélectionné, vous pourrez sélectionner la liste ou la bibliothèque référencée dans le menu déroulant. Vous pouvez également sélectionner quels champs dans la liste ou la bibliothèque référencée doivent être inclus dans la colonne de recherche. Une fois que vous avez sélectionné les champs appropriés, cliquez sur «OK» pour créer la colonne de recherche.

Étape 3: Configurez la colonne de recherche

La dernière étape de la création d'une colonne de recherche dans SharePoint consiste à configurer la colonne. Cela peut être fait en cliquant sur le lien «Modifier les propriétés» dans le ruban en haut de la page. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez configurer les paramètres de la colonne.

Dans les paramètres de la colonne, vous pouvez sélectionner quels champs dans la liste ou la bibliothèque référencée doivent être inclus dans la colonne de recherche. Vous pouvez également configurer si la colonne de recherche devrait ou non autoriser plusieurs valeurs. Une fois que vous avez configuré les paramètres de la colonne, cliquez sur «OK» pour enregistrer vos modifications.

Étape 4: Utilisez la colonne de recherche

Une fois que vous avez configuré la colonne de recherche, il est prêt à être utilisé. La colonne de recherche peut être utilisée pour afficher les données de la liste ou de la bibliothèque référencée dans la liste ou la bibliothèque où la colonne de recherche a été créée. Cela peut être très utile pour gérer des données complexes dans SharePoint.

Étape 5: Modifier la colonne de recherche

Si vous devez apporter des modifications à la colonne de recherche, vous pouvez le faire en cliquant sur le lien «Modifier la colonne» dans le ruban en haut de la page. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pouvez modifier les paramètres de la colonne. Vous pouvez également supprimer la colonne de recherche si vous n'en avez plus besoin.

Étape 6: Supprimer la colonne de recherche

Si vous n'avez plus besoin de la colonne de recherche, vous pouvez le supprimer en cliquant sur le lien «Supprimer la colonne» dans le ruban en haut de la page. Cela supprimera la colonne de recherche de la liste ou de la bibliothèque.

Problèmes communs avec les colonnes de recherche

Il y a quelques problèmes courants qui peuvent survenir lors de l'utilisation de colonnes de recherche dans SharePoint. Le problème le plus courant est que la colonne de recherche n'affiche pas correctement les données de la liste ou de la bibliothèque référencée. Cela peut être causé par des paramètres de colonne incorrects ou par la liste ou la bibliothèque référencée.

Conclusion

La création d'une colonne de recherche dans SharePoint est un processus simple qui peut être achevé en quelques étapes. En utilisant des colonnes de recherche, vous pouvez créer des relations entre les listes et les bibliothèques dans SharePoint et extraire des données d'une liste ou d'une bibliothèque et l'afficher dans un autre. Cela peut être très utile pour gérer des données complexes dans SharePoint.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce qu'une colonne de recherche dans SharePoint?

Une colonne de recherche dans SharePoint est un type de champ qui fait référence aux données d'une autre liste. Il permet aux utilisateurs de créer des relations entre les listes. Il permet aux utilisateurs de sélectionner une valeur dans une liste d'éléments, tels qu'une liste de contacts, et de l'afficher dans une autre liste. Ce type de colonne est très utile dans les cas où plusieurs listes doivent être liées les unes aux autres.

Les colonnes de recherche peuvent également fournir aux utilisateurs un moyen plus efficace d'afficher des informations, car il leur permet de sélectionner une valeur pré-peuplée dans une autre liste au lieu de saisir manuellement des données dans plusieurs champs.

Comment créer une colonne de recherche dans SharePoint?

La création d'une colonne de recherche dans SharePoint est assez simple. Tout d'abord, vous devrez accéder à la liste à laquelle vous souhaitez ajouter la colonne de recherche. Dans la liste, sélectionnez le bouton «Créer la colonne», puis sélectionnez l'option «Recherche». De là, vous pourrez sélectionner la liste et le champ à partir de laquelle vous souhaitez récupérer les données.

Une fois que vous avez sélectionné la liste et le champ, vous pouvez spécifier des paramètres supplémentaires pour la colonne de recherche. Cela inclut des choses comme l'autoriser plusieurs valeurs, l'autorisation de valeurs vierges et la définition de la valeur par défaut. Après la configuration des paramètres, cliquez sur le bouton «OK» pour enregistrer les modifications.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'une colonne de recherche?

L'utilisation d'une colonne de recherche dans SharePoint offre plusieurs avantages. Tout d'abord, cela aide à créer une relation entre deux listes. Cela permet aux utilisateurs d'accéder facilement aux informations connexes à partir d'une liste dans une autre liste.

Deuxièmement, il contribue à réduire la quantité de saisie manuelle de données. Au lieu d'avoir à saisir manuellement les informations dans plusieurs champs, les utilisateurs peuvent simplement sélectionner une valeur pré-peuplée dans une autre liste. Cela permet de gagner du temps et d'assurer la précision.

Y a-t-il des limites à l'utilisation d'une colonne de recherche?

Oui, il y a certaines limites à l'utilisation d'une colonne de recherche dans SharePoint. Par exemple, la colonne ne peut pas être utilisée dans les champs calculés. De plus, il ne peut pas être utilisé avec des fonctionnalités prêtes à l'emploi telles que le filtrage et le tri.

Enfin, il est également limité à référencer les données d'une liste. Cela signifie que si vous avez besoin de référencer plusieurs listes, vous devrez créer une colonne de recherche distincte pour chaque liste.

Quel est le nombre maximum d'éléments qui peuvent être affichés dans une colonne de recherche?

Le nombre maximum d'éléments qui peuvent être affichés dans une colonne de recherche dans SharePoint est de 500. Si la liste contient plus de 500 éléments, SharePoint affichera un message indiquant que seuls les 500 premiers éléments seront affichés.

Il est également important de noter que le nombre d'éléments qui peuvent être affichés dans une colonne de recherche peuvent être limités par le seuil de vue de la liste. Le seuil de vue de la liste est une limite définie par SharePoint sur le nombre d'éléments qui peuvent être récupérés à partir d'une liste. Si la liste a plus que le nombre de seuils d'éléments, la colonne de recherche ne pourra pas afficher tous les éléments.

Créer des colonnes de recherche dans Microsoft SharePoint

La création de colonnes de recherche dans SharePoint peut être un excellent moyen de gagner du temps lors de la création d'une liste d'éléments. En construisant une colonne de recherche, vous pouvez rapidement identifier les valeurs communes dans une liste, comme le nom, l'adresse ou le numéro de téléphone d'un client. Avec quelques étapes simples, vous pouvez facilement créer une colonne de recherche dans SharePoint et commencer à gagner du temps.