Excel est l'un des outils d'analyse de données les plus populaires et les plus utilisés disponibles, et avec la bonne connaissance, il peut être un outil incroyablement puissant. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin de faire partager un fichier Excel dans SharePoint? Cela peut ouvrir un monde de possibilités de collaboration, permettant à plusieurs personnes d'accéder au même fichier et d'apporter des modifications en temps réel. Dans cet article, nous allons examiner les étapes nécessaires pour faire partager un fichier Excel dans SharePoint, ainsi que quelques conseils sur la façon de tirer le meilleur parti du processus. Préparez-vous à déverrouiller le potentiel d'Excel et SharePoint Collaboration! Il est facile de fabriquer un fichier Excel partagé dans SharePoint. Suivez ces étapes: Ouvrez votre site SharePoint. Accédez à la bibliothèque de documents où vous souhaitez télécharger votre fichier Excel. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger et cliquez sur le bouton «Télécharger». Ouvrez le fichier que vous venez de télécharger, cliquez sur le bouton «Partager». Entrez le nom ou l'adresse e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier et cliquez sur le bouton «Envoyer». Confirmez les autorisations que vous souhaitez leur donner, généralement «modifier». Comment faire partager un fichier Excel dans SharePoint? Faire un fichier Excel partageable dans SharePoint est un processus facile qui ne nécessite que quelques étapes. SharePoint est une plate-forme puissante pour la collaboration, et le partage des fichiers Excel peut aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement. Avec SharePoint, les utilisateurs peuvent stocker, partager et gérer des documents, tels que les fichiers Excel, dans un environnement sécurisé. Voici comment rendre un fichier Excel partageable dans SharePoint. Étape 1: Ouvrez SharePoint et téléchargez le fichier Excel La première étape consiste à ouvrir le site Web SharePoint et à se connecter avec les informations d'identification de l'utilisateur. Une fois connecté, l'utilisateur doit sélectionner l'option «Ajouter un élément» dans le menu de navigation supérieure. Cela ouvrira une fenêtre qui permet à l'utilisateur de télécharger le fichier Excel qu'il souhaite partager. Une fois le fichier téléchargé, l'utilisateur peut passer à l'étape suivante. Étape 2: Créez un lien partageable Une fois le fichier téléchargé, l'utilisateur doit sélectionner le fichier et cliquer sur le bouton «Partager». Cela ouvrira une fenêtre avec diverses options pour partager le fichier. L'utilisateur doit sélectionner l'option «Créer un lien», qui générera une URL partageable pour le fichier. Cette URL peut être copiée et partagée avec quiconque a besoin d'accéder au fichier. Étape 3: Gérer l'accès aux fichiers L'utilisateur peut également choisir de gérer l'accès au fichier, en sélectionnant le bouton «Gérer l'accès». Cela ouvrira une fenêtre où l'utilisateur peut spécifier qui a accès au fichier et quel type d'accès il a. Les niveaux d'accès sont uniquement sur la vue, la lecture / l'écriture et le contrôle complet. Selon la préférence de l'utilisateur, il peut choisir le niveau d'accès qu'il souhaite accorder à chaque utilisateur. Étape 4: Partagez le fichier Une fois que l'utilisateur est satisfait des niveaux d'accès qu'il a définis, il peut cliquer sur le bouton «Partager» pour envoyer le lien partageable aux personnes avec lesquelles il souhaite partager le fichier. Cela ouvrira une fenêtre où l'utilisateur peut saisir les adresses e-mail des personnes avec lesquelles il souhaite partager le fichier. L'utilisateur peut également ajouter un message personnel à l'invitation Share. Étape 5: Surveiller l'accès au fichier partagé L'utilisateur peut également surveiller qui a accédé au fichier et lorsque, en sélectionnant à nouveau le bouton «Gérer l'accès». Cela ouvrira une fenêtre qui affiche la liste des personnes avec lesquelles le fichier a été partagé, ainsi que l'heure et la date du dernier accès. L'utilisateur peut également révoquer l'accès au fichier si nécessaire. Étape 6: modifiez le fichier Une fois le fichier partagé, l'utilisateur peut également modifier le fichier si nécessaire. L'utilisateur doit sélectionner l'option «Modifier» dans le menu de navigation supérieure. Cela ouvrira le fichier dans Excel Online, où l'utilisateur peut apporter des modifications au fichier. Les modifications seront enregistrées automatiquement et la version mise à jour du fichier sera disponible pour les personnes avec lesquelles il a été partagé. Étape 7: Gérez la version du fichier L'utilisateur peut également choisir de gérer les versions du fichier, en sélectionnant l'option «Gérer les versions» dans le menu de navigation supérieure. Cela ouvrira une fenêtre qui affiche la liste des versions du fichier, ainsi que l'heure et la date de chaque version. L'utilisateur peut supprimer toutes les versions du fichier dont il n'a plus besoin ou restaurer des versions qui auraient pu être supprimées par erreur. Étape 8: Partagez à nouveau le fichier L'utilisateur peut également choisir de partager à nouveau le fichier, si nécessaire. Ils doivent sélectionner le bouton «Partager» dans le menu de navigation supérieure. Cela ouvrira une fenêtre où l'utilisateur peut saisir les adresses e-mail des personnes avec lesquelles il souhaite partager le fichier. L'utilisateur peut également ajouter un message personnel à l'invitation Share. Étape 9: Supprimer le fichier Enfin, l'utilisateur peut choisir de supprimer le fichier, si nécessaire. L'utilisateur doit sélectionner l'option «Supprimer» dans le menu de navigation supérieure. Cela ouvrira une fenêtre qui incitera l'utilisateur à confirmer la suppression du fichier. Une fois l'utilisateur confirmé, le fichier sera supprimé de SharePoint. Étape 10: Archiver le fichier L'utilisateur peut également choisir d'archiver le fichier, si nécessaire. L'utilisateur doit sélectionner l'option «Archive» dans le menu de navigation supérieure. Cela ouvrira une fenêtre qui incitera l'utilisateur à confirmer l'archivage du fichier. Une fois que l'utilisateur confirme, le fichier sera archivé et supprimé de la liste des fichiers de l'utilisateur dans SharePoint. FAQ connexe Qu'est-ce que SharePoint? SharePoint est une plate-forme technologique basée sur le cloud de Microsoft qui est utilisée pour la collaboration et la gestion du contenu. Il permet aux gens de partager des documents, des fichiers et d'autres données les uns avec les autres facilement et en toute sécurité. Il fournit également une plate-forme pour créer des sites Web, des blogs et d'autres applications Web. SharePoint est souvent utilisé par les entreprises, les organisations et les gouvernements pour faciliter la collaboration et la communication. Comment faire partager un fichier Excel dans SharePoint? Pour faire partager un fichier Excel dans SharePoint, vous devez d'abord télécharger le fichier sur le site SharePoint. Pour ce faire, ouvrez le fichier Excel et sélectionnez Fichier> Enregistrer en tant que SharePoint. Ensuite, vous serez invité à saisir l'URL du site SharePoint où vous souhaitez télécharger le fichier. Une fois le fichier téléchargé, il sera disponible pour tous les utilisateurs ayant accès au site SharePoint. Vous pouvez également rendre le fichier partagé en accédant au site SharePoint et en sélectionnant le fichier. Ensuite, cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit du fichier. Dans la fenêtre de partage, vous pouvez spécifier qui devrait avoir accès au fichier et sélectionner le niveau d'autorisation approprié. Enfin, cliquez sur Partager pour mettre le fichier à la disposition des utilisateurs spécifiés. Comment donner des autorisations pour le fichier Excel partagé dans SharePoint? Après avoir fait partager un fichier Excel dans SharePoint, vous pouvez donner des autorisations pour le fichier. Pour ce faire, accédez au site SharePoint et sélectionnez le fichier. Ensuite, cliquez sur le bouton Partager dans le coin supérieur droit du fichier. Dans la fenêtre de partage, vous pouvez spécifier qui devrait avoir accès au fichier et sélectionner le niveau d'autorisation approprié. Vous pouvez également configurer un groupe d'utilisateurs avec les mêmes autorisations. Pour ce faire, cliquez sur le lien des paramètres avancés dans la fenêtre de partage. Ensuite, sélectionnez l'option pour créer un groupe pour ce fichier et entrez le nom du groupe. Ensuite, sélectionnez le niveau d'autorisation pour le groupe et cliquez sur Créer. Cela créera un nouveau groupe avec le niveau d'autorisation spécifié et mettra le fichier à la disposition de tous les membres du groupe. Quels sont les avantages de l'utilisation de SharePoint pour le partage de fichiers? L'utilisation de SharePoint pour le partage de fichiers offre de nombreux avantages. Premièrement, il est sécurisé et crypté, ce qui signifie que toutes les données sont protégées contre l'accès non autorisé. Deuxièmement, il est facile de partager des fichiers avec plusieurs personnes, car vous pouvez spécifier des autorisations individuelles pour chaque utilisateur ou créer un groupe avec les mêmes autorisations. Troisièmement, SharePoint est accessible à partir de tout appareil connecté à Internet, ce qui le rend idéal pour le travail à distance. Enfin, il s'agit d'une plate-forme basée sur le cloud, ce qui signifie que toutes les données sont stockées en toute sécurité dans le cloud et sont accessibles à partir de n'importe quel appareil. Quelles sont les limites de l'utilisation de SharePoint pour le partage de fichiers? Bien que SharePoint soit une excellente plate-forme pour le partage de fichiers, il existe certaines limites. Tout d'abord, il ne convient pas aux fichiers volumineux, car la taille maximale du fichier est de 250 Mo. Deuxièmement, il peut être difficile de gérer les autorisations pour les groupes plus grands car il n'y a pas de fonctionnalités pour les modifications d'autorisation en vrac. Troisièmement, il ne prend pas en charge certains types de fichiers, tels que les fichiers vidéo et audio. Enfin, il peut ne pas convenir aux organisations ayant des politiques strictes de sécurité des données et de confidentialité, car les données sont stockées dans le cloud et peuvent potentiellement être accessibles par Microsoft. Une fois que vous avez appris à faire partager un fichier Excel dans SharePoint, vous pouvez profiter des fonctionnalités puissantes que cette plate-forme fournit. Vous pouvez rapidement et facilement créer, collaborer, stocker et partager des documents et collaborer avec d'autres utilisateurs. Avec SharePoint, vous pouvez augmenter votre productivité et votre efficacité, ce qui en fait un outil inestimable pour toute organisation.