Comment marquer un document dans SharePoint?

Êtes-vous à la recherche d'un moyen facile et efficace d'organiser vos documents stockés dans SharePoint? Le marquage des documents est un excellent moyen de vous aider à gérer et à trouver vos documents rapidement et facilement. Dans cet article, nous discuterons de la façon de marquer un document stocké dans SharePoint et comment il peut vous aider à mieux organiser vos documents.

Comment marquer un document dans SharePoint

Le marquage des documents dans Microsoft SharePoint fournit un moyen organisé et consultable de stocker et de partager des fichiers électroniques. SharePoint est un système de gestion de documents basé sur le Web qui permet le partage de documents collaboratif, le balisage des documents et un accès facile aux documents partagés. En marquant des documents, les utilisateurs peuvent trouver, afficher rapidement et accéder aux documents partagés au sein d'une organisation ou avec des partenaires externes.

Qu'est-ce que le tagging?

Le marquage est un moyen d'étiqueter un document ou un fichier avec un mot-clé ou une phrase. Ce mot clé ou expression est utilisé pour classer et organiser des documents, ce qui les rend plus faciles à trouver et à accéder. Par exemple, si vous avez un document sur les informations des clients, vous pouvez les marquer avec l'expression «données client» ou «Informations client». Cela faciliterait la recherche du document lors de la recherche d'informations sur les clients. Le marquage des documents dans SharePoint est un moyen efficace d'organiser de grandes quantités de données et de permettre aux utilisateurs de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin.

Étapes pour marquer les documents dans SharePoint

Étape 1: Ouvrez la bibliothèque de documents

La première étape pour marquer les documents dans SharePoint consiste à ouvrir la bibliothèque de documents. Pour ce faire, accédez à la page d'accueil SharePoint et cliquez sur le lien «Documents». De là, vous pouvez accéder à la bibliothèque de documents.

Étape 2: sélectionnez le document

Une fois que vous avez ouvert la bibliothèque de documents, vous pouvez sélectionner le document que vous souhaitez marquer. Pour ce faire, cliquez sur la case à cocher à côté du nom du document. Cela sélectionnera le document pour le marquage.

Étape 3: Entrez la balise

Une fois le document sélectionné, vous pouvez entrer la balise. Pour ce faire, cliquez sur le bouton «Tag» en haut de la bibliothèque de documents. Une fenêtre s'ouvrira où vous pourrez saisir la balise. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur «Enregistrer» pour enregistrer la balise.

Étape 4: Ajoutez plus de balises

Si vous avez besoin d'ajouter plus de balises, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton "Ajouter la balise" en bas de la fenêtre "Tag". Vous pouvez ajouter autant de balises que vous devez aider à catégoriser et à organiser le document.

Étape 5: Afficher le document tagué

Une fois que vous avez marqué le document, vous pouvez afficher le document tagué en cliquant sur le bouton «Afficher» en haut de la bibliothèque de documents. Cela ouvrira le document tagué dans une nouvelle fenêtre, où vous pouvez afficher les informations marquées.

Étape 6: Recherchez des documents marqués

Si vous devez rechercher des documents marqués, vous pouvez le faire en utilisant le bouton «Rechercher» en haut de la bibliothèque de documents. Cela ouvrira une fenêtre de recherche où vous pouvez saisir un mot-clé ou une phrase liée au document que vous recherchez. Les résultats de la recherche comprendront des documents qui ont été tagués avec le mot-clé ou la phrase que vous avez entré.

Conclusion

Le marquage des documents dans Microsoft SharePoint est un moyen efficace d'organiser et de partager des fichiers. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez facilement marquer des documents et les rendre plus faciles à trouver et à accéder. À l'aide des balises, vous pouvez rapidement localiser les documents et accéder aux informations dont vous avez besoin.

FAQ connexe

Qu'est-ce que le marquage dans SharePoint?

Le marquage dans SharePoint est un moyen d'organiser le contenu en catégories ou sujets. Il permet aux utilisateurs de catégoriser le contenu sans avoir à utiliser la structure de dossiers traditionnelle. Les balises sont des mots clés ou des phrases associés à un morceau de contenu. Avec le balisage, les utilisateurs peuvent rapidement rechercher et trouver du contenu lié à la balise qu'ils recherchent.

Des balises peuvent être ajoutées aux documents, images, vidéos, pages Web et autres éléments de contenu stockés dans SharePoint. Cela permet aux utilisateurs de trouver rapidement rapidement le contenu qu'ils recherchent.

Comment puis-je marquer un document dans SharePoint?

Le marquage des documents dans SharePoint est un processus simple. Tout d'abord, ouvrez le document que vous souhaitez marquer dans la bibliothèque SharePoint. Ensuite, cliquez sur le bouton «Tag» en haut du document. Cela ouvrira une boîte de dialogue où vous pouvez saisir tous les mots clés ou phrases que vous souhaitez associer au document.

Une fois que vous avez entré vos balises, cliquez sur le bouton «Enregistrer». Cela sauvera les balises sur le document, ce qui permet à d'autres utilisateurs de le trouver plus facilement à l'avenir. Vous pouvez également afficher toutes les balises associées à un document particulier en cliquant sur le bouton «Afficher les balises» en haut du document.

Puis-je rechercher des documents par balises dans SharePoint?

Oui, vous pouvez rechercher des documents par balises dans SharePoint. Pour ce faire, ouvrez la bibliothèque où le document est stocké et cliquez sur le bouton «Tags». Cela ouvrira une zone de recherche où vous pouvez saisir les mots clés ou les phrases associés au document. SharePoint recherchera ensuite la bibliothèque pour tous les documents avec ces balises.

Vous pouvez également utiliser la zone de recherche de balises pour trouver rapidement des documents liés à un sujet particulier. Par exemple, si vous recherchez des documents liés au «marketing», vous pouvez saisir la balise «marketing» et SharePoint affichera tous les documents qui ont été tagués avec ce mot-clé.

Puis-je ajouter des balises à plusieurs documents dans SharePoint?

Oui, vous pouvez ajouter des balises à plusieurs documents dans SharePoint. Pour ce faire, sélectionnez les documents que vous souhaitez baliser, puis cliquez sur le bouton «Tag» en haut de la bibliothèque. Cela ouvrira une boîte de dialogue où vous pouvez saisir les balises que vous souhaitez associer aux documents. Vous pouvez également sélectionner l'option «Appliquer à tous» pour appliquer les mêmes balises à plusieurs documents.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour enregistrer les balises sur les documents sélectionnés. Cela permettra aux utilisateurs de trouver plus facilement rapidement des documents connexes à l'avenir.

Puis-je supprimer des balises des documents dans SharePoint?

Oui, vous pouvez supprimer les balises des documents dans SharePoint. Pour ce faire, ouvrez le document dont vous souhaitez supprimer les balises et cliquez sur le bouton «Supprimer» en haut du document. Cela ouvrira une boîte de dialogue où vous pouvez sélectionner les balises que vous souhaitez supprimer. Une fois que vous avez sélectionné les balises que vous souhaitez supprimer, cliquez sur le bouton «Enregistrer» pour supprimer les balises du document.

Le marquage des documents dans SharePoint est un processus facile qui peut vous aider à organiser rapidement et à trouver des documents. C'est une étape essentielle qui vous aidera à mieux gérer vos documents et à les rendre plus facilement accessibles. Avec quelques étapes simples, vous pouvez marquer rapidement et efficacement les documents dans SharePoint, ce qui facilite la recherche et le partage des informations dont vous avez besoin.