Comment suivre les changements dans SharePoint Excel?

En tant que professionnel, il est important de suivre les modifications apportées à tout document. Pour garantir la précision et la cohérence du travail que vous produisez, vous devez savoir comment suivre les changements dans SharePoint Excel. Dans cet article, nous discuterons des différentes méthodes disponibles pour vous aider à suivre les modifications apportées à vos documents Excel dans SharePoint. Nous fournirons également des conseils et des astuces pour vous aider à rendre le processus de suivi plus facile et plus efficace.

Suivi des changements dans SharePoint Excel

Microsoft SharePoint Excel est un logiciel puissant qui aide les entreprises à rationaliser leurs processus de gestion de documents et de collaboration. En gardant une trace des modifications des documents de manière organisée, les entreprises peuvent facilement identifier toutes les écarts ou erreurs dans leurs documents. Dans cet article, nous examinerons comment vous pouvez suivre les modifications apportées aux documents dans SharePoint Excel.

Étape 1: configurer le contrôle de version

La première étape du suivi des modifications apportées aux documents dans SharePoint Excel est de configurer le contrôle de version. Cela implique la configuration des paramètres de versioning de la bibliothèque de documents dans lesquels le document est stocké. En configurant le contrôle de version, SharePoint gardera une trace de chaque version du document et des modifications apportées à lui. Pour configurer le contrôle de version, accédez simplement aux paramètres de la bibliothèque pour la bibliothèque de documents et cliquez sur «Paramètres de versioning». Ici, vous pouvez choisir la façon dont vous souhaitez que SharePoint suive les modifications du document.

Étape 2: Activer l'audit

Une fois le contrôle de version configuré, vous pouvez activer l'audit dans SharePoint Excel pour suivre les modifications apportées au document. Pour ce faire, accédez aux paramètres de la bibliothèque pour la bibliothèque de documents et cliquez sur «Paramètres d'audit». Ici, vous pouvez choisir d'auditer les modifications apportées au document, comme lorsqu'elle a été créée, modifiée et supprimée. Une fois l'audit activé, SharePoint suivra les modifications apportées au document et les stockera dans le journal d'audit.

Étape 3: Afficher le journal d'audit

Une fois l'audit activé, vous pouvez afficher le journal d'audit dans SharePoint Excel. Pour ce faire, accédez aux paramètres de la bibliothèque pour la bibliothèque de documents et cliquez sur «AUDIT LOG». Ici, vous verrez une liste de toutes les modifications apportées au document, comme qui a apporté les modifications et quand ils ont été apportés. Vous pouvez utiliser le journal d'audit pour identifier rapidement toutes les écarts ou erreurs dans le document.

Étape 4: Suivez les modifications des documents en temps réel

Vous pouvez également suivre les modifications des documents en temps réel dans SharePoint Excel. Pour ce faire, accédez aux paramètres de la bibliothèque pour la bibliothèque de documents et cliquez sur «Tracking en temps réel». Ici, vous pouvez choisir d'activer le suivi en temps réel des modifications apportées au document. Une fois activé, SharePoint suivra les modifications apportées au document et les affichera dans un graphique. Cela vous permet d'identifier rapidement toutes les écarts ou erreurs dans le document.

Étape 5: Créez une alerte

Vous pouvez également créer une alerte dans SharePoint Excel à notifier lorsque des modifications sont apportées au document. Pour ce faire, accédez aux paramètres de la bibliothèque pour la bibliothèque de documents et cliquez sur «Alertes». Ici, vous pouvez choisir de créer une alerte lorsque des modifications sont apportées au document ou lorsqu'un certain utilisateur apporte des modifications au document. Une fois une alerte créée, SharePoint vous informera lorsque des modifications sont apportées au document.

Étape 6: créer un rapport

Une fois que les modifications apportées au document ont été suivies, vous pouvez créer un rapport dans SharePoint Excel pour mieux comprendre les modifications apportées au document au fil du temps. Pour ce faire, accédez aux paramètres de la bibliothèque pour la bibliothèque de documents et cliquez sur «Rapports». Ici, vous pouvez choisir de créer un rapport pour suivre les modifications apportées au document au fil du temps. Le rapport vous montrera un calendrier des modifications apportées au document, telles que qui a apporté les modifications et quand ils ont été apportés.

Étape 7: Restaurer une version précédente

Si vous devez restaurer une version précédente d'un document, vous pouvez le faire dans SharePoint Excel. Pour ce faire, accédez aux paramètres de la bibliothèque pour la bibliothèque de documents et cliquez sur «Historique des versions». Ici, vous verrez une liste de toutes les versions du document et les modifications apportées. Vous pouvez ensuite sélectionner une version précédente du document et la restaurer.

Étape 8: Retourne les modifications

Si vous devez réintégrer les modifications apportées à un document, vous pouvez le faire dans SharePoint Excel. Pour ce faire, accédez aux paramètres de la bibliothèque pour la bibliothèque de documents et cliquez sur «Retour des modifications». Ici, vous pouvez choisir de retourner les modifications apportées au document dans un délai spécifié. Une fois que les modifications sont revenues, SharePoint restaurera le document à sa version précédente.

Étape 9: Surveillez les modifications

Vous pouvez également surveiller les modifications apportées à un document dans SharePoint Excel. Pour ce faire, accédez aux paramètres de la bibliothèque pour la bibliothèque de documents et cliquez sur «Monitor modifications». Ici, vous pouvez sélectionner les utilisateurs que vous souhaitez surveiller et lorsque des modifications sont apportées au document, SharePoint vous informera. Cela vous permet d'identifier rapidement toutes les écarts ou erreurs dans le document.

Étape 10: Comparez les versions

Enfin, vous pouvez comparer les versions d'un document dans SharePoint Excel. Pour ce faire, accédez aux paramètres de la bibliothèque pour la bibliothèque de documents et cliquez sur «Comparez les versions». Ici, vous pouvez sélectionner deux versions du document et les comparer côte à côte. Cela vous permet d'identifier rapidement toutes les écarts ou erreurs dans le document.

FAQ connexe

Qu'est-ce que SharePoint Excel?

SharePoint Excel est un outil Microsoft qui permet aux utilisateurs de collaborer sur des documents Excel avec d'autres utilisateurs. Il permet aux utilisateurs de stocker et de partager des documents Excel, ainsi que de suivre et d'afficher les modifications apportées par d'autres utilisateurs. SharePoint Excel permet également aux utilisateurs d'ajouter des commentaires, d'attribuer des tâches et de gérer les données dans une seule feuille de calcul Excel.

SharePoint Excel fait partie de la suite d'applications Office 365 de Microsoft et est disponible pour les abonnés dans le cadre du package en ligne SharePoint. Il est également disponible en tant que demande autonome pour ceux qui n'ont pas d'abonnement Office 365.

Comment suivre les changements dans SharePoint Excel?

Le suivi des changements dans SharePoint Excel est facile. À partir du ruban en haut du document Excel, sélectionnez l'onglet «Review». À partir de là, sélectionnez «Track Changes», qui permettra le suivi des modifications apportées par d'autres utilisateurs. Lorsqu'un utilisateur apporte un changement, SharePoint Excel marquera le changement avec les initiales de l'utilisateur, ainsi qu'une date et une heure.

Pour afficher les modifications, sélectionnez «Changer l'historique» dans l'onglet «Review». Cela soulèvera un journal de toutes les modifications qui ont été apportées, ainsi que l'utilisateur qui les a fabriqués. Vous pouvez également afficher les modifications elles-mêmes en sélectionnant «Afficher les modifications». Cela fournira une vue côte à côte des versions originales et modifiées du document.

Quels sont les avantages du suivi des changements dans SharePoint Excel?

Le principal avantage du suivi des modifications dans SharePoint Excel est qu'il permet aux utilisateurs de suivre les modifications apportées à un document. Cela facilite la révision des modifications, ainsi que d'identifier qui les a fabriqués. Il permet également aux membres de l'équipe de collaborer plus efficacement, car ils peuvent facilement visualiser les modifications apportées par d'autres utilisateurs.

De plus, le suivi des modifications dans SharePoint Excel permet aux utilisateurs d'ajouter des commentaires au document, d'attribuer des tâches et de gérer les données dans la même tablette de calcul. Cela facilite la gestion du document et y collabore.

Puis-je revenir à une version antérieure d'un document SharePoint Excel?

Oui, vous pouvez revenir à une version antérieure d'un document SharePoint Excel. Dans l'onglet «Review», sélectionnez «Changer History». Cela affichera une liste de toutes les modifications apportées au document, ainsi que l'utilisateur qui les a fabriqués. À partir d'ici, vous pouvez sélectionner la version dans laquelle vous souhaitez revenir et cliquer sur «Retour».

Vous pouvez également afficher une comparaison côte à côte des versions originales et modifiées du document, en sélectionnant «Afficher les modifications». Cela vous permettra de comparer les deux versions et de décider si revenir à une version antérieure est la meilleure option.

Quelles sont les limites des changements de suivi dans SharePoint Excel?

La principale limitation des modifications de suivi dans SharePoint Excel est qu'il ne suit que les modifications apportées par d'autres utilisateurs. Il ne suit pas les modifications apportées au document par le même utilisateur, ni les modifications apportées en dehors de SharePoint Excel. De plus, il ne fournit pas de moyen facile de revenir à une version antérieure du document.

Une autre limitation est qu'il ne peut être utilisé qu'avec des documents Excel stockés dans SharePoint Online. Il ne peut pas être utilisé avec des documents stockés localement ou sur d'autres services de stockage cloud. De plus, il n'est disponible que pour les utilisateurs avec un abonnement Office 365.

Pour suivre les modifications dans SharePoint Excel, assurez-vous d'utiliser la fonction «Track Changes» dans Excel. Cette fonctionnalité vous permettra de voir qui a édité quoi et quand, afin que vous puissiez garder une trace des modifications apportées. Cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que toutes les modifications sont prises en compte. En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez vous assurer que vos données sont toujours à jour et précises.