Comment partager des fichiers à partir de SharePoint?

Le partage de fichiers avec des collègues, des membres de l'équipe et d'autres parties prenantes externes est essentiel pour collaborer les uns avec les autres. SharePoint est une excellente plate-forme pour stocker et partager des documents, mais si vous ne le connaissez pas, il peut être difficile d'apprendre à l'utiliser efficacement. Cet article vous fournira un guide étape par étape sur la façon de partager des fichiers à partir de SharePoint, afin que vous puissiez commencer à collaborer rapidement et efficacement.

Comment partager des fichiers à partir de SharePoint?

SharePoint est une plate-forme de stockage et de collaboration de documents en ligne de Microsoft. Il permet aux utilisateurs de partager, de stocker et de collaborer sur des documents, des feuilles de calcul et d'autres fichiers en temps réel. Avec SharePoint, les utilisateurs peuvent facilement partager des fichiers avec d'autres utilisateurs et groupes, et contrôler qui a accès aux fichiers. Voici comment partager des fichiers à partir de SharePoint.

Étape 1: Connectez-vous à SharePoint

La première étape du partage des fichiers à partir de SharePoint consiste à se connecter au site SharePoint. Vous pouvez vous connecter à l'aide de votre compte Microsoft existant ou en créer un nouveau. Une fois que vous vous êtes connecté, vous pourrez afficher les fichiers et documents dans la bibliothèque SharePoint.

Étape 2: sélectionnez le fichier à partager

Une fois que vous êtes connecté à SharePoint, vous pouvez sélectionner le fichier ou le document que vous souhaitez partager. Pour sélectionner le fichier, cliquez simplement dessus dans la bibliothèque. Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour trouver des fichiers ou des documents spécifiques. Une fois que vous avez sélectionné le fichier, cliquez sur le bouton Partager.

Étape 3: définir les autorisations

Lorsque vous cliquez sur le bouton Partager, une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec une liste d'options. Ici, vous pouvez choisir avec qui vous souhaitez partager le fichier, et vous pouvez également définir le niveau d'accès qu'ils ont. Par exemple, vous pouvez donner un accès «voir uniquement» à quelqu'un, ou vous pouvez lui donner des privilèges d'édition complets. Vous pouvez également définir des dates d'expiration pour le fichier, et vous pouvez même définir un mot de passe pour le fichier.

Étape 4: Personnalisez le lien

Une fois que vous avez défini les autorisations pour le fichier, vous pouvez personnaliser le lien que vous partagez avec les autres. Vous pouvez ajouter un message au lien et vous pouvez également choisir si le lien doit expirer ou non. Vous pouvez également choisir s'il faut ou non un mot de passe pour le lien.

Étape 5: Envoyez le lien

Une fois que vous avez personnalisé le lien, vous pouvez désormais envoyer le lien aux personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez envoyer le lien par e-mail, ou vous pouvez copier et coller le lien dans une fenêtre de chat. Vous pouvez également publier le lien sur les réseaux sociaux ou d'autres sites Web.

Étape 6: Activité de suivi

Une fois que vous avez envoyé le lien, vous pouvez suivre l'activité autour du lien. SharePoint suivra qui a cliqué sur le lien, lorsqu'ils y cliquaient et à quelle fréquence ils ont accédé au fichier. Cela vous aidera à mieux comprendre qui utilise le fichier et à quelle fréquence ils l'utilisent.

Étape 7: Gérer les autorisations

Une fois que vous avez envoyé le lien, vous pouvez également gérer les autorisations du fichier. Vous pouvez modifier le niveau d'accès pour chaque personne qui a accès au fichier, et vous pouvez également ajouter ou supprimer des personnes de la liste des personnes qui ont accès au fichier.

Étape 8: Mettez à jour le fichier

Si vous devez mettre à jour le fichier ou apporter des modifications, vous pouvez le faire à partir de la bibliothèque SharePoint. Vous pouvez apporter des modifications au fichier, puis partager la version mise à jour avec le même lien. Cela garantira que tous ceux qui ont le lien auront accès à la version la plus à jour du fichier.

Étape 9: Supprimer le fichier

Si vous n'avez plus besoin de partager le fichier, vous pouvez le supprimer de la bibliothèque SharePoint. Cela garantira que personne d'autre ne peut accéder au fichier. Vous pouvez également supprimer le lien lui-même, ce qui empêchera toute personne qui a le lien de pouvoir accéder au fichier.

Étape 10: Archiver le fichier

Enfin, vous pouvez archiver le fichier dans la bibliothèque SharePoint. Cela vous permettra de conserver une copie du fichier, mais il ne sera pas visible pour quiconque a le lien. C'est un excellent moyen de stocker des fichiers que vous n'avez plus besoin de partager, mais que vous pourriez avoir besoin d'accéder à l'avenir.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme Web basée sur le cloud de Microsoft qui fournit aux entreprises et aux organisations un moyen sécurisé de stocker, de partager et de gérer des informations. Il s'agit d'un puissant outil de collaboration qui combine les fonctionnalités d'intranet, d'extranet et de gestion du contenu. SharePoint peut être utilisé pour stocker, organiser et partager des documents, des images, des vidéos et d'autres fichiers. Il donne également accès à un large éventail d'outils, tels que l'automatisation du flux de travail, l'intelligence commerciale, la recherche d'entreprise et la gestion de contenu d'entreprise.

Comment partager des fichiers à partir de SharePoint?

Le partage de fichiers à partir de SharePoint est facile. Vous pouvez inviter les utilisateurs à afficher et à modifier des documents, à partager des dossiers et à publier des documents sur le Web. Vous pouvez également partager des documents avec des utilisateurs externes en configurant un accès externe et en configurant des autorisations utilisateur individuelles. Vous pouvez également partager des documents par e-mail ou en utilisant l'application mobile SharePoint. Pour partager un fichier, sélectionnez-le dans la bibliothèque SharePoint, cliquez sur le bouton «Partager» et ajoutez l'utilisateur ou les utilisateurs aux autorisations.

Quels sont les avantages de l'utilisation de SharePoint?

SharePoint offre un large éventail d'avantages pour les entreprises et les organisations. Il fournit une plate-forme sécurisée et basée sur le cloud pour stocker, partager et gérer les informations. Il propose également un large éventail d'outils de collaboration, tels que l'automatisation du flux de travail, l'intelligence commerciale, la recherche d'entreprise et la gestion des contenus d'entreprise. Il est également facile à utiliser et peut être utilisé sur plusieurs appareils.

Y a-t-il des risques de sécurité associés à SharePoint?

Oui, il existe des risques de sécurité associés à SharePoint. Il est important de s'assurer que les utilisateurs ont les autorisations appropriées pour accéder et modifier des documents, et que tous les documents sont stockés en toute sécurité. Il est également important de s'assurer que tous les utilisateurs ont des logiciels de sécurité à jour et que toutes les données sont sauvegardées régulièrement.

SharePoint peut-il être utilisé pour stocker de grands fichiers?

Oui, SharePoint peut être utilisé pour stocker des fichiers importants. SharePoint propose un certain nombre d'options pour stocker des fichiers, y compris le partage de fichiers, les bibliothèques de documents et les solutions de stockage tierces. SharePoint a une limite de taille de fichiers de 2 Go pour les fichiers stockés dans les bibliothèques de documents et une limite de taille de fichier de 10 Go pour les fichiers stockés dans le partage de fichiers. Vous pouvez également utiliser des solutions de stockage tierces, telles que OneDrive pour Business et Google Drive, pour stocker des fichiers plus grands.

Le partage de fichiers de SharePoint est un excellent moyen de collaborer et de vous assurer que tout le monde dans l'équipe a accès aux mêmes informations. Il s'agit d'une plate-forme sécurisée pour le partage de fichiers et permet la gestion efficace de grandes quantités de données. Avec les outils et les fonctionnalités de SharePoint, les utilisateurs ont la possibilité de partager et d'accéder facilement à leurs fichiers à partir de n'importe quel appareil, y compris des appareils mobiles. Avec ses fonctionnalités sécurisées et fiables, SharePoint est la plate-forme idéale pour le partage de fichiers et la collaboration.