Comment partager des documents dans SharePoint Office 365?

Le partage de documents avec des collègues et des collaborateurs peut être une tâche intimidante. Si vous utilisez Office 365 et SharePoint, cela peut être encore plus difficile. Cependant, avec les bons outils et techniques, vous pouvez partager facilement et en toute sécurité des documents dans SharePoint Office 365. Dans cet article, nous couvrirons comment commencer avec le partage des documents dans SharePoint Office 365 et les différentes options de partage disponibles. Nous discuterons également de certaines meilleures pratiques pour nous assurer que vos documents sont sécurisés et accessibles. Donc, si vous cherchez à apprendre à partager des documents dans SharePoint Office 365, alors vous êtes au bon endroit!

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Comment partager des documents dans SharePoint Office 365?

Le partage de documents dans SharePoint Office 365 est un moyen facile de collaborer avec des collègues et de stocker des fichiers importants. Il permet aux utilisateurs de télécharger, stocker et partager des documents, ainsi que de gérer les autorisations et l'accès des utilisateurs aux documents. Avec SharePoint, vous pouvez partager rapidement et en toute sécurité des documents avec d'autres et également avoir la possibilité de suivre les modifications des documents. Dans cet article, nous expliquerons comment partager des documents dans SharePoint Office 365.

Création d'une bibliothèque de documents

La première étape lors du partage des documents dans SharePoint Office 365 consiste à créer une bibliothèque de documents. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'onglet «Libraries» dans le menu de navigation de gauche, puis en cliquant sur «Nouveau». De là, vous pouvez choisir le type de bibliothèque que vous souhaitez créer. Vous pouvez également personnaliser le nom, la description et les autres paramètres de la bibliothèque.

Ajout de documents

Une fois que vous avez créé une bibliothèque de documents, vous pouvez commencer à y ajouter des documents. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'onglet «Documents» dans le menu de navigation de gauche, puis en cliquant sur «Télécharger». Vous pouvez ensuite sélectionner les documents que vous souhaitez télécharger à partir de votre ordinateur. Vous pouvez également faire glisser et déposer des documents de votre ordinateur directement dans la bibliothèque de documents.

Gestion des autorisations

La prochaine étape pour partager des documents dans SharePoint Office 365 consiste à gérer les autorisations. Vous pouvez le faire en cliquant sur l'onglet «Autorisations» dans le menu de navigation de gauche, puis en cliquant sur «Gérer les autorisations». Vous pouvez ensuite définir les autorisations pour chaque utilisateur ou groupe qui devraient pouvoir accéder aux documents. Vous pouvez également ajouter des utilisateurs ou des groupes à la bibliothèque de documents.

Partager des documents

Une fois que vous avez configuré les autorisations, vous pouvez commencer à partager des documents. Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton «Partage» dans le coin supérieur droit de la page. Cela affichera une fenêtre contextuelle où vous pouvez sélectionner les utilisateurs et les groupes qui devraient avoir accès aux documents. Vous pouvez également définir différents types d'autorisations pour chaque utilisateur ou groupe.

Envoi de notifications

Si vous souhaitez vous assurer que les utilisateurs savent quand de nouveaux documents ont été ajoutés ou que des modifications ont été apportées, vous pouvez également envoyer des notifications. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet «Notifications» dans le menu de navigation de gauche, puis cliquez sur «Envoyer des notifications». Cela affichera une fenêtre contextuelle où vous pouvez entrer les utilisateurs et les groupes qui devraient recevoir la notification.

Affichage des documents

Une fois que vous avez partagé des documents, les utilisateurs peuvent y accéder en cliquant sur l'onglet "Documents" dans le menu de navigation de gauche. Cela affichera une liste de tous les documents de la bibliothèque de documents. Les utilisateurs peuvent ensuite cliquer sur l'un des documents pour les visualiser.

Ajout de commentaires et de balises

SharePoint offre également aux utilisateurs la possibilité d'ajouter des commentaires et des balises aux documents. Pour ajouter des commentaires, cliquez sur l'onglet «Commentaires» dans le menu de navigation de gauche, puis cliquez sur «Ajouter un commentaire». Cela affichera une fenêtre contextuelle où les utilisateurs peuvent saisir leur commentaire. Pour ajouter des balises, cliquez sur l'onglet «Tags» dans le menu de navigation gauche, puis cliquez sur «Ajouter la balise». Cela affichera une fenêtre contextuelle où les utilisateurs peuvent entrer leurs balises.

Modification des documents

Si les utilisateurs doivent apporter des modifications à un document, ils peuvent le faire en cliquant sur le bouton «Modifier» dans le coin supérieur droit de la page. Cela affichera une fenêtre contextuelle où les utilisateurs peuvent apporter les modifications nécessaires.

Enregistrement / vérification

SharePoint offre également aux utilisateurs la possibilité de vérifier et de vérifier les documents. Ceci est utile si plusieurs utilisateurs travaillent sur le même document. Pour vérifier un document, cliquez sur le bouton «Vérifier» dans le coin supérieur droit de la page. Cela enregistrera le document et le verrouillera afin qu'aucun autre utilisateur ne puisse apporter des modifications. Pour consulter un document, cliquez sur le bouton «Découvrez» dans le coin supérieur droit de la page. Cela verra le document afin qu'aucun autre utilisateur ne puisse apporter des modifications.

Affichage de l'historique de la version

SharePoint offre également aux utilisateurs la possibilité de visualiser l'historique des versions. Ceci est utile si les utilisateurs doivent afficher une version précédente d'un document. Pour afficher l'historique des versions, cliquez sur l'onglet «Historique des versions» dans le menu de navigation de gauche. Cela affichera une liste de toutes les versions du document.

Restauration de documents supprimés

Si un document a été supprimé, les utilisateurs peuvent le restaurer en cliquant sur l'onglet «Recycler le bac» dans le menu de navigation de gauche. Cela affichera une liste de tous les documents supprimés. Les utilisateurs peuvent ensuite cliquer sur l'un des documents pour les restaurer.

Gérer le quota de stockage

SharePoint offre également aux utilisateurs la possibilité de gérer leur quota de stockage. Ceci est utile si les utilisateurs doivent gérer la taille de leur bibliothèque de documents. Pour gérer le quota de stockage, cliquez sur l'onglet «Quota de stockage» dans le menu de navigation de gauche. Cela affichera une fenêtre contextuelle où les utilisateurs peuvent définir leur quota de stockage.

FAQ connexe

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est un outil de gestion et de collaboration de documents basés sur le cloud de Microsoft. Il fait partie de la suite Office 365 de produits, et permet aux utilisateurs de stocker et de partager en toute sécurité leurs documents et autres contenus, ainsi que de collaborer avec des collègues en temps réel.

SharePoint est conçu pour être intuitif et convivial, de sorte que même ceux qui ont peu ou pas d'expérience technique peuvent l'utiliser pour partager et gérer des documents. Il offre également de puissantes capacités de recherche et d'analyse, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement les documents dont ils ont besoin.

Comment partager des documents dans SharePoint Office 365?

Pour partager des documents dans SharePoint Office 365, vous devez d'abord télécharger les documents sur le site SharePoint. Cela peut être fait soit en téléchargeant manuellement les documents, soit en utilisant une intégration avec une application tierce.

Une fois les documents téléchargés, vous pouvez commencer à les partager avec d'autres. Vous pouvez le faire en envoyant un lien vers le document, ou vous pouvez configurer des autorisations afin que seules certaines personnes aient accès au document. Vous pouvez également créer des groupes afin que les documents puissent être partagés avec de plus grands groupes de personnes.

Quels sont les avantages de l'utilisation de SharePoint Office 365 pour le partage de documents?

SharePoint Office 365 fournit une plate-forme sécurisée pour stocker et partager des documents. Cela signifie que vous pouvez être sûr que vos documents sont sûrs et sécurisés, et que seuls ceux qui sont autorisés à les voir pourront le faire.

SharePoint fournit également de puissantes capacités de recherche et d'analyse, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement les documents dont ils ont besoin. Cela permet aux utilisateurs de trouver plus facilement les documents dont ils ont besoin, en réduisant le temps passé à les rechercher.

Quelle est la différence entre SharePoint et OneDrive?

SharePoint et OneDrive sont tous deux des outils de stockage de documents basés sur le cloud et de collaboration de Microsoft. La principale différence entre les deux est que SharePoint est conçu pour les équipes, tandis qu'OneDrive est conçu pour les particuliers.

SharePoint permet aux utilisateurs de stocker, de partager et de collaborer en toute sécurité sur des documents avec des collègues, tandis qu'OneDrive est conçu pour que les utilisateurs individuels puissent stocker, partager et collaborer sur leurs propres documents. SharePoint fournit également de puissantes capacités de recherche et d'analyse, alors que OneDrive ne le fait pas.

Quelles sont les meilleures pratiques pour utiliser SharePoint Office 365?

Lorsque vous utilisez SharePoint Office 365, il est important de garder à l'esprit certaines meilleures pratiques. Tout d'abord, assurez-vous que tous les documents sont correctement téléchargés et stockés à l'emplacement correct. Cela facilitera la recherche de documents et réduira le risque que les documents soient écrasés ou perdus.

Deuxièmement, assurez-vous que tous les utilisateurs ont les autorisations correctes pour accéder aux documents dont ils ont besoin. Cela aidera à garantir que seuls ceux qui sont autorisés à voir les documents pourront le faire. De plus, créez des groupes pour faciliter le partage de documents avec de plus grands groupes de personnes.

Le partage de documents dans SharePoint Office 365 est un excellent moyen de collaborer avec des collègues et de stocker des fichiers importants dans un environnement sécurisé. Avec son interface utilisateur intuitive, son téléchargement et le partage de documents faciles et un stockage fiable, SharePoint Office 365 est une excellente plate-forme pour partager les documents rapidement et en toute sécurité. Que vous soyez un premier utilisateur ou un vétéran de SharePoint chevronné, vous constaterez que SharePoint Office 365 est l'outil parfait pour partager des documents en ligne.