Comment partager un fichier à partir de SharePoint?

Le partage de fichiers entre ses collègues et les membres de l'équipe est essentiel pour des workflows et une collaboration efficaces. Avec l'émergence de systèmes de stockage cloud comme SharePoint, le partage des fichiers a été rendu plus simple et plus sécurisé. Dans cet article, nous explorerons comment partager un fichier de SharePoint avec facilité et confiance. Que vous soyez un débutant ou un utilisateur plus expérimenté, ce guide vous aidera à maîtriser rapidement le processus et à commencer à partager des documents avec vos collègues.

Comment partager un fichier à partir de SharePoint?

Le partage de fichiers de SharePoint est un excellent moyen de collaborer et de travailler ensemble sur des projets. Avec SharePoint, vous pouvez partager en toute sécurité des fichiers, des documents et d'autres actifs avec des collègues, des clients et des partenaires. Dans cet article, nous expliquerons comment vous pouvez partager des fichiers à partir de SharePoint.

Étape 1: Accédez à votre contenu

La première étape du partage d'un fichier à partir de SharePoint consiste à accéder à votre contenu. Vous pouvez le faire en vous connectant à votre compte SharePoint, en accédant à la bibliothèque qui contient le fichier que vous souhaitez partager et en sélectionnant le fichier.

Étape 2: Choisissez avec qui partager

Une fois que vous avez sélectionné le fichier, vous devez choisir avec qui vous souhaitez le partager. Vous pouvez choisir de le partager avec des personnes spécifiques, ou vous pouvez sélectionner «tout le monde» si vous souhaitez rendre le fichier accessible au public.

Étape 3: Spécifiez les autorisations d'accès

L'étape suivante consiste à spécifier les autorisations d'accès. Cela vous permet de contrôler qui peut afficher, modifier ou commenter le fichier. Vous pouvez également définir des dates d'expiration si vous souhaitez que le fichier soit accessible pendant un certain temps.

Étape 4: Ajouter un message

Vous pouvez également ajouter un message au fichier avant de le partager. Cela peut être une brève explication du contenu du fichier, ou vous pouvez l'utiliser pour donner des instructions à ceux qui consulteront ou modifieront le fichier.

Étape 5: Envoyez le fichier

Une fois que vous avez terminé toutes les étapes ci-dessus, vous êtes prêt à partager le fichier. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le bouton «Partager» et votre fichier sera envoyé aux personnes que vous avez choisies.

Étape 6: Surveiller l'accès

Une fois le fichier partagé, vous devez surveiller l'accès pour vous assurer qu'il est utilisé correctement. Vous pouvez le faire en vous connectant à votre compte SharePoint et en vérifiant le journal d'accès.

Étape 7: révoquer l'accès

Dans certains cas, vous devrez peut-être révoquer l'accès au fichier. Pour ce faire, connectez-vous simplement à votre compte SharePoint, accédez à la bibliothèque qui contient le fichier et sélectionnez le fichier. De là, vous pouvez sélectionner l'option «Revoke Access».

Étape 8: Gérer les autorisations

Vous pouvez également gérer les autorisations en naviguant vers la bibliothèque qui contient le fichier et en sélectionnant le fichier. De là, vous pouvez sélectionner l'option «Gérer les autorisations». Cela vous permettra de modifier qui peut accéder au fichier et quel accès ils ont.

Étape 9: Suivi des changements

Si vous avez activé les «modifications de suivi» lors du partage du fichier, vous pouvez consulter des modifications apportées au fichier. Vous pouvez le faire en vous connectant à votre compte SharePoint, en naviguant vers la bibliothèque qui contient le fichier et en sélectionnant le fichier.

Étape 10: Supprimer le fichier

Lorsque vous avez fini de partager le fichier, vous pouvez le supprimer en vous connectant sur votre compte SharePoint, en accédant à la bibliothèque qui contient le fichier et en sélectionnant le fichier. De là, vous pouvez sélectionner l'option «Supprimer».

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que SharePoint?

SharePoint est une plate-forme Web de Microsoft qui permet aux organisations de stocker et de partager des documents, des données et des informations. Il s'agit d'une plate-forme hautement personnalisable qui peut être utilisée à diverses fins, y compris la collaboration, la gestion des documents et la gestion du contenu.

SharePoint peut être utilisé pour stocker et partager des documents, ainsi que pour organiser des projets, gérer des équipes et créer des workflows. Il s'agit d'un outil puissant à utiliser pour les entreprises afin d'améliorer la productivité et la communication.

Comment partager un fichier de SharePoint?

Le partage d'un fichier à partir de SharePoint est facile. Tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir le fichier que vous souhaitez partager et cliquer sur le bouton «Partager». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez saisir l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez également ajouter un message si vous le souhaitez. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton «Envoyer» et le fichier sera partagé avec la personne que vous avez spécifiée.

Si vous souhaitez partager le fichier avec plusieurs personnes, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton «Avancé» et en sélectionnant l'option «Partage avec plusieurs personnes». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez saisir les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le fichier. Vous pouvez également ajouter un message ici si vous le souhaitez. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton «Partager» et le fichier sera partagé avec tous ceux que vous avez spécifiés.

Puis-je partager un dossier de SharePoint?

Oui, vous pouvez partager un dossier de SharePoint. Pour ce faire, ouvrez le dossier que vous souhaitez partager et cliquez sur le bouton «Partager». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez saisir l'adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le dossier. Vous pouvez également ajouter un message si vous le souhaitez. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton «Envoyer» et le dossier sera partagé avec la personne que vous avez spécifiée.

Si vous souhaitez partager le dossier avec plusieurs personnes, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton «Avancé» et en sélectionnant l'option «Partage avec plusieurs personnes». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez saisir les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier. Vous pouvez également ajouter un message ici si vous le souhaitez. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton «Partager» et le dossier sera partagé avec tous ceux que vous avez spécifiés.

Qui peut voir le fichier partagé?

Les personnes avec lesquelles vous partagez le fichier pourront voir le fichier. Si vous partagez le fichier avec plusieurs personnes, chaque personne pourra voir le fichier. De plus, toute personne ayant le lien vers le fichier pourra également afficher le fichier.

Cependant, si vous souhaitez restreindre qui peut afficher le fichier, vous pouvez le faire en sélectionnant l'option «restreinte» lors du partage du fichier. Avec cette option, seules les personnes que vous ajoutez spécifiquement à la liste des personnes qui peuvent afficher le fichier pourront le voir.

Puis-je dérarer un fichier?

Oui, vous pouvez déposer un fichier à partir de SharePoint. Pour ce faire, ouvrez le fichier que vous souhaitez désabonner et cliquez sur le bouton «Partager». Cela ouvrira une fenêtre où vous pouvez voir la liste des personnes qui ont accès au fichier. Sélectionnez les personnes que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton «sans partage». Le fichier ne sera plus partagé avec les personnes que vous avez sélectionnées.

Vous pouvez également déposer le fichier avec tout le monde en cliquant sur le bouton "Advanced" et en sélectionnant l'option "Débartière avec tout le monde". Cela supprimera le fichier de tous les utilisateurs et il ne sera plus disponible pour que quiconque puisse afficher.

En conclusion, le partage d'un fichier de SharePoint est un processus simple, et tout le monde peut le faire avec quelques étapes simples. En utilisant la conception intuitive de l'interface SharePoint, vous pouvez facilement télécharger, gérer et partager des fichiers avec d'autres. Avec SharePoint, les possibilités sont infinies, et c'est un excellent moyen de collaborer avec les autres sur des projets.