Comment structurer SharePoint?
SharePoint est une plate-forme puissante pour la collaboration et la gestion des documents, mais il peut être difficile de savoir comment le structurer afin d'en tirer le meilleur parti. Ce tutoriel vous fournira un guide étape par étape sur la façon de structurer SharePoint afin que vous puissiez profiter de toutes ses fonctionnalités et capacités. Avec ce guide, vous pourrez facilement planifier, organiser et optimiser votre environnement SharePoint pour une efficacité maximale.
Qu'est-ce que SharePoint?
SharePoint est une plate-forme basée sur le cloud qui permet aux utilisateurs de collaborer facilement sur des documents et des processus métier. Il s'agit d'un système de gestion de contenu au niveau de l'entreprise et est utilisé par des organisations du monde entier pour gérer leur contenu et leurs processus métier. SharePoint propose une large gamme de fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de créer, de stocker et de partager des documents, de collaborer sur des projets et de gérer les processus métier.
Structure SharePoint
L'aspect le plus important de SharePoint est la capacité de structurer la plate-forme pour répondre aux besoins de votre organisation. Cela consiste à configurer les sites appropriés et à construire une structure qui permettra aux utilisateurs de trouver et d'accéder facilement au contenu dont ils ont besoin. Voici quelques étapes pour vous aider à démarrer:
Étape 1: Définissez vos exigences
La première étape de la structuration de SharePoint consiste à définir vos besoins. De quel type de contenu avez-vous besoin pour stocker et gérer? De quel type de processus métier avez-vous besoin pour soutenir? De quel type de collaboration avez-vous besoin? Répondre à ces questions vous aidera à déterminer le type de structure que vous devez configurer dans SharePoint.
Étape 2: Créez vos sites
Une fois que vous avez déterminé vos besoins, l'étape suivante consiste à créer les sites appropriés dans SharePoint. Cela implique la configuration des sites, la création des dossiers appropriés et l'ajout des autorisations requises. Vous pouvez également personnaliser l'apparence du site pour répondre aux besoins de votre organisation.
Étape 3: Configurez votre contenu
L'étape suivante consiste à configurer le contenu de vos sites SharePoint. Cela comprend la création des documents appropriés, l'ajout de métadonnées, la configuration des autorisations requises et la configuration des fonctionnalités de recherche. Vous pouvez également personnaliser l'apparence du site pour répondre aux besoins de votre organisation.
Étape 4: Créez vos workflows
Une fois que vous avez configuré votre contenu, l'étape suivante consiste à créer les workflows appropriés. Les flux de travail permettent aux utilisateurs de collaborer facilement sur les documents et les processus métier et constituent une partie essentielle de toute structure SharePoint. Vous pouvez créer une variété de flux de travail, tels que les processus d'approbation et les processus d'examen des documents.
Étape 5: Personnalisez votre structure SharePoint
Enfin, vous pouvez personnaliser votre structure SharePoint pour répondre aux besoins de votre organisation. Cela comprend la configuration des paramètres de sécurité, la configuration des autorisations appropriées et la création de vues personnalisées et de pièces Web. Vous pouvez également utiliser SharePoint Designer pour personnaliser l'apparence de vos sites.
Étape 6: Surveillez et gérez votre structure SharePoint
Une fois votre structure SharePoint configurée, vous devrez le surveiller et le gérer sur une base continue. Cela comprend la garantie que le contenu est à jour et que les autorisations sont correctement configurées. Vous pouvez également utiliser SharePoint pour surveiller les performances de vos sites et suivre l'activité des utilisateurs.
Étape 7: Intégrer à d'autres systèmes
Enfin, vous pouvez intégrer votre structure SharePoint à d'autres systèmes. Cela comprend la connexion à d'autres systèmes d'entreprise, tels que les systèmes ERP et CRM, ainsi que l'intégration avec d'autres services cloud, tels que Office 365. Cela vous permettra d'accéder facilement aux données et au contenu stockés dans d'autres systèmes à partir de SharePoint.
Étape 8: Migrez le contenu vers SharePoint
Si vous avez un contenu existant stocké dans d'autres systèmes, vous pouvez le migrer vers SharePoint. Cela vous permettra de stocker et de gérer tout votre contenu dans un seul emplacement centralisé. Vous pouvez migrer du contenu à partir d'une variété de systèmes, y compris des partages de fichiers, des serveurs Web et d'autres systèmes de gestion de documents.
Étape 9: Formez vos utilisateurs
Une fois votre structure SharePoint en place, vous devrez former vos utilisateurs sur la façon de l'utiliser. Cela comprend leur enseignement comment naviguer sur les sites, télécharger des documents et utiliser les différentes fonctionnalités. Vous pouvez également fournir aux utilisateurs des ressources supplémentaires, telles que des tutoriels et des guides utilisateur, pour les aider à tirer le meilleur parti de SharePoint.
Étape 10: Problèmes de surveillance et de dépannage
Enfin, vous devrez surveiller et résoudre les problèmes qui surviennent avec votre structure SharePoint. Cela comprend la vérification des mises à jour, la résolution des problèmes de sécurité et le dépannage des erreurs ou des problèmes de performances. Vous pouvez utiliser les journaux SharePoint pour suivre l'activité et les performances des utilisateurs, et vous pouvez utiliser les outils de rapport pour identifier tous les domaines qui doivent être améliorés.
FAQ connexe
Qu'est-ce que SharePoint?
SharePoint est une plate-forme de collaboration Web développée par Microsoft. Il s'agit d'une plate-forme sécurisée qui permet aux utilisateurs de stocker et de partager des documents, de créer, de gérer et de partager des sites et de suivre et gérer les tâches. Il permet également aux utilisateurs de créer des workflows, de gérer les calendriers et de gérer les documents du projet. SharePoint est utilisé par les organisations pour faciliter la collaboration et pour fournir un accès facile aux données et aux documents.
SharePoint peut être utilisé pour créer différents types de sites, tels que les sites d'équipe, les bibliothèques de documents et les sites de collaboration. Il fournit également des outils pour gérer le contenu, tels que les pièces Web, les modèles et les thèmes. Il fournit également une plate-forme pour développer des applications personnalisées, telles que les pièces Web, les workflows et les services Web.
Comment structurer SharePoint?
La structuration de SharePoint implique la création d'une hiérarchie de sites, de bibliothèques et de listes. La structure doit être facile à naviguer et à comprendre pour les utilisateurs, ainsi que pour répondre aux besoins de l'organisation. Pour structurer SharePoint, vous devez d'abord décider du type de sites, de bibliothèques et de listes dont vous avez besoin. Par exemple, si vous créez un site d'équipe, vous pouvez avoir besoin d'une bibliothèque de documents, d'une liste de tâches et d'un forum de discussion.
Une fois que vous avez identifié les sites, les bibliothèques et les listes dont vous avez besoin, vous pouvez créer la structure. Cela implique la création de sites et les organiser en une hiérarchie. Vous pouvez également ajouter des bibliothèques et des listes aux sites. Vous pouvez également créer des pièces Web et des workflows pour personnaliser les sites et les rendre plus faciles à utiliser. De plus, vous pouvez créer des thèmes pour personnaliser l'apparence des sites.
Quels sont les avantages de la structuration de SharePoint?
La structuration de SharePoint offre de nombreux avantages, tels que l'amélioration de l'organisation des données et des documents, et une meilleure collaboration. La structuration de SharePoint permet aux utilisateurs de trouver et d'accès aux documents et de données plus facilement, ainsi que de collaborer avec d'autres utilisateurs. Il permet également aux utilisateurs de partager plus facilement des documents et de gérer les tâches. De plus, il permet aux utilisateurs de développer plus facilement des applications, telles que les workflows et les pièces Web.
La structuration de SharePoint améliore également la sécurité et les performances de la plate-forme. Il facilite le contrôle de l'accès aux sites, aux bibliothèques et aux listes, et il est également plus facile de surveiller les performances. La structuration de SharePoint facilite également la gestion du contenu, telles que les pièces Web, les modèles et les thèmes. De plus, il est plus facile de personnaliser SharePoint pour répondre aux besoins de l'organisation.
Quels sont les avantages de la structuration de SharePoint?
La structuration de SharePoint offre de nombreux avantages, tels que l'amélioration de l'organisation des données et des documents, et une meilleure collaboration. La structuration de SharePoint permet aux utilisateurs de trouver et d'accès aux documents et de données plus facilement, ainsi que de collaborer avec d'autres utilisateurs. De plus, il facilite le contrôle de l'accès aux sites, aux bibliothèques et aux listes et pour surveiller les performances. La structuration de SharePoint facilite également la gestion du contenu, telles que les pièces Web, les modèles et les thèmes.
Un autre avantage de la structuration de SharePoint est qu'il facilite la personnalisation de SharePoint pour répondre aux besoins de l'organisation. La structuration de SharePoint facilite également le développement d'applications, telles que les workflows et les pièces Web. De plus, il facilite l'intégration de SharePoint à d'autres applications, telles que Microsoft Office et d'autres applications Web.
Quels sont les inconvénients de la structuration de SharePoint?
La structuration de SharePoint peut prendre du temps et complexe, nécessitant une bonne connaissance de la plate-forme. De plus, il peut être difficile de maintenir la structure, car des modifications peuvent devoir être apportées en raison de changements dans les besoins de l'organisation. De plus, si la structure n'est pas correctement implémentée, elle peut entraîner des erreurs et des problèmes de performances.
De plus, si la structure n'est pas correctement implémentée, elle peut entraîner une corruption des données. Si une structure n'est pas correctement maintenue, elle peut également réduire les performances de la plate-forme et rendre difficile l'accès aux données et aux documents. Par conséquent, il est important d'avoir une bonne compréhension de la plate-forme avant de tenter de structurer SharePoint.
Quels outils peuvent être utilisés pour structurer SharePoint?
SharePoint fournit plusieurs outils pour aider à structurer la plate-forme, tels que les pièces Web, les modèles et les thèmes. De plus, SharePoint Designer peut être utilisé pour créer des workflows et des pièces Web personnalisés. De plus, Microsoft Visual Studio peut être utilisé pour créer des applications personnalisées.
SharePoint fournit également une gamme d'outils tiers pour aider à structurer la plate-forme, comme SharePoint Manager et SharePoint Manager Plus. De plus, des outils tiers peuvent être utilisés pour intégrer SharePoint à d'autres applications, telles que Microsoft Office et d'autres applications Web. De plus, des outils tiers peuvent être utilisés pour personnaliser l'apparence de la plate-forme.
SharePoint est un outil incroyablement puissant pour gérer les informations et les données, et lorsqu'elle est correctement structurée, elle peut rendre la vie des équipes, des départements et des organisations plus efficaces. Avec la bonne connaissance, les équipes peuvent tirer le meilleur parti de SharePoint et créer une plate-forme qui fonctionne pour eux. En comprenant les bases de SharePoint, y compris son architecture, ses outils et ses fonctionnalités, les équipes peuvent créer une structure qui les aide à réussir leurs objectifs.
