Können Sie sehen, wer ein Dokument in Sharepoint angesehen hat?

Da sich die Technologie ständig weiterentwickelt, verwenden immer mehr Unternehmen Sharepoint als Plattform zum Teilen von Dokumenten. Dies erleichtert Unternehmen die Zusammenarbeit und den Austausch wichtiger Dokumente mit ihrem Team. Viele fragen sich jedoch, ob sie sehen können, wer ein Dokument in Sharepoint angesehen hat. In diesem Artikel gehen wir der Antwort auf diese Frage nach und geben hilfreiche Tipps zur Verwaltung der Dokumentnutzung in Sharepoint.

Können Sie sehen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat?

SharePoint ist eine leistungsstarke und vielseitige Plattform für die Zusammenarbeit an Dokumenten, die von Organisationen auf der ganzen Welt verwendet wird. Sie dient zum Speichern, Organisieren und Freigeben von Dokumenten und ermöglicht Teams die Zusammenarbeit in Echtzeit.

Eine häufige Frage von Benutzern zu SharePoint ist, ob es möglich ist, herauszufinden, wer ein Dokument angesehen hat. Die Antwort lautet: Ja, Sie können sehen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das geht.

So zeigen Sie an, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat

Um zu sehen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat, müssen Sie zunächst das Dokument in der SharePoint-Bibliothek öffnen. Sobald das Dokument geöffnet ist, klicken Sie oben auf der Seite in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Informationen“. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie die Eigenschaften des Dokuments sehen können.

In diesem Fenster sehen Sie einen Abschnitt mit dem Titel „Überwachungsprotokoll“. Darin wird Ihnen eine Liste der Benutzer angezeigt, die auf das Dokument zugegriffen haben, sowie das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs. Sie können auch sehen, welche Art von Aktion sie für das Dokument ausgeführt haben, z. B. Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen.

Einschränkungen bei der Nachverfolgung, wer ein Dokument in SharePoint angezeigt hat

Es ist wichtig zu beachten, dass das Überwachungsprotokoll nicht jede Aktion verfolgt, die an einem Dokument vorgenommen wird. Es verfolgt beispielsweise nicht, wer ein Dokument gelesen, aber keine Änderungen gespeichert hat. Es verfolgt auch nicht, wer von außerhalb der SharePoint-Bibliothek auf das Dokument zugegriffen hat, beispielsweise über einen direkten Link oder per E-Mail.

Darüber hinaus werden im Überwachungsprotokoll nur Aktionen von Benutzern erfasst, die über die Berechtigung zum Zugriff auf das Dokument verfügen. Wenn ein Benutzer keine Berechtigung zum Zugriff auf das Dokument hat, werden seine Aktionen daher nicht im Überwachungsprotokoll erfasst.

Aktivieren der Überwachungsprotokollierung in SharePoint

Die Überwachungsprotokollierung ist in SharePoint standardmäßig deaktiviert. Sie müssen sie daher aktivieren, um anzuzeigen, wer ein Dokument angesehen hat. Rufen Sie dazu die SharePoint-Site-Einstellungsseite auf und klicken Sie auf den Link „Überwachungsprotokolleinstellungen“.

Aktivieren Sie auf der Seite „Audit-Protokolleinstellungen“ das Kontrollkästchen „Audit aktivieren“ und klicken Sie dann unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Speichern“. Dadurch wird das Audit-Protokoll für die gesamte SharePoint-Site aktiviert.

Anzeigen des Überwachungsprotokolls in SharePoint

Sobald die Prüfprotokollierung aktiviert wurde, können Sie das Prüfprotokoll für ein bestimmtes Dokument anzeigen, indem Sie das Dokument öffnen und auf der Registerkarte „Informationen“ auf den Link „Prüfprotokoll“ klicken. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie eine Liste der Benutzer anzeigen können, die auf das Dokument zugegriffen haben, sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs.

Konfigurieren der Überwachungsprotokollierung in SharePoint

Sie können auch die Überwachungsprotokollierung konfigurieren, um zusätzliche Aktionen an Dokumenten zu verfolgen. Rufen Sie dazu die Seite mit den SharePoint-Siteeinstellungen auf und klicken Sie auf den Link „Überwachungsprotokolleinstellungen“. Auf der Seite „Überwachungsprotokolleinstellungen“ können Sie auswählen, welche Aktionen Sie verfolgen möchten, z. B. Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen.

Exportieren des Überwachungsprotokolls in SharePoint

Sobald Sie die Prüfprotokollierung konfiguriert haben, können Sie das Prüfprotokoll für ein bestimmtes Dokument exportieren. Öffnen Sie dazu das Dokument und klicken Sie auf der Registerkarte „Informationen“ auf den Link „Prüfprotokoll“. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie das Prüfprotokoll anzeigen können. Um das Prüfprotokoll zu exportieren, klicken Sie oben im Fenster auf die Schaltfläche „Exportieren“.

Verwalten des Zugriffs auf Dokumente in SharePoint

Wenn Sie wissen möchten, wer Zugriff auf ein bestimmtes Dokument hat, können Sie den Zugriff auf das Dokument verwalten, indem Sie Berechtigungen festlegen. Öffnen Sie dazu das Dokument und klicken Sie in der Multifunktionsleiste oben auf der Seite auf die Registerkarte „Berechtigungen“. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie verwalten können, wer Zugriff auf das Dokument hat.

Einschränken des Zugriffs auf Dokumente in SharePoint

Sie können den Zugriff auf Dokumente in SharePoint auch einschränken, indem Sie Berechtigungen festlegen. Öffnen Sie dazu das Dokument und klicken Sie oben auf der Seite in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Berechtigungen“. Dadurch wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie verwalten können, wer auf das Dokument zugreifen darf.

Sie können dann das Kontrollkästchen „Zugriff einschränken“ aktivieren und die Namen der Benutzer oder Gruppen eingeben, die Zugriff auf das Dokument haben sollen. Dadurch wird der Zugriff auf diese Benutzer oder Gruppen beschränkt und andere Benutzer können nicht auf das Dokument zugreifen.

Nachverfolgen des Dokumentzugriffs in SharePoint

Abschließend lässt sich sagen, dass es möglich ist, nachzuverfolgen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat. Dies geschieht, indem Sie die Überwachungsprotokollierung aktivieren und dann das Überwachungsprotokoll für das Dokument anzeigen. Es ist auch möglich, den Zugriff auf das Dokument zu verwalten, indem Sie Berechtigungen festlegen und den Zugriff auf bestimmte Benutzer oder Gruppen beschränken.

Häufig gestellte Fragen

Können Sie sehen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat?

Ja, Sie können sehen, wer ein Dokument in SharePoint angesehen hat. SharePoint zeichnet Benutzeraktionen auf, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem ein Dokument geöffnet wird. Um anzuzeigen, wer ein Dokument angesehen hat, greifen Sie auf die Dokumentbibliothek auf der SharePoint-Site zu und öffnen Sie das Dokument. Klicken Sie dann auf der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Informationen“ und wählen Sie die Option „Versionsverlauf“. Daraufhin wird Ihnen eine Liste der Benutzer angezeigt, die das Dokument geöffnet haben, zusammen mit Datum und Uhrzeit jeder Ansicht.

Sie können die Dokumentansichten für einen bestimmten Zeitraum auch anzeigen, indem Sie auf die Seite „Site-Inhalte“ der SharePoint-Site zugreifen. Gehen Sie auf der linken Seite zu „Site-Inhalte“ und klicken Sie dann auf „Site-Nutzung“. Daraufhin wird Ihnen ein Bericht über die Dokumentansichten für einen bestimmten Zeitraum angezeigt. So können Sie feststellen, welche Dokumente wie oft angezeigt werden.

Wenn es um SharePoint geht, ist die Antwort auf die Frage „Können Sie sehen, wer ein Dokument angesehen hat?“ kein einfaches Ja oder Nein. Es hängt von der verwendeten SharePoint-Plattform und den auf das Dokument angewendeten Sicherheitseinstellungen ab. Je nach Plattform und Einstellungen kann ein Dokumentbesitzer oder Administrator möglicherweise nachverfolgen, wer das Dokument angesehen hat, oder er ist dazu nicht in der Lage. Die Kenntnis der Funktionen der SharePoint-Plattform und der vorhandenen Sicherheitseinstellungen ist der beste Weg, um festzustellen, wer Zugriff auf das Dokument hat und wer es möglicherweise angesehen hat.