Können Sie Sharepoint-Dokumente mit externen Benutzern teilen?

Das Teilen von Dokumenten und Informationen mit externen Benutzern kann eine Herausforderung sein. Mit den richtigen Tools, wie SharePoint, muss das jedoch nicht sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie SharePoint verwenden können, um Dokumente sicher mit externen Benutzern zu teilen. Wir sehen uns die Vorteile der Verwendung von SharePoint für diesen Zweck an und erfahren, welche Schritte Sie für den Einstieg unternehmen müssen. Mit dem richtigen Ansatz können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente auch dann sicher sind, wenn sie außerhalb der Organisation geteilt werden.

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Können Sie SharePoint-Dokumente mit externen Benutzern teilen?

SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool für Unternehmen zum Speichern, Zusammenarbeiten und Freigeben von Dokumenten. Es ist eine Plattform, die zum sicheren Speichern und Freigeben von Dokumenten mit internen und externen Benutzern verwendet werden kann. Eine der häufigsten Fragen von Unternehmen lautet: „Können Sie SharePoint-Dokumente mit externen Benutzern teilen?“ Die Antwort lautet „Ja“, aber dabei sind wichtige Überlegungen zu berücksichtigen.

So geben Sie SharePoint-Dokumente an externe Benutzer weiter

Das Teilen von Dokumenten mit externen Benutzern über SharePoint ist ein einfacher Vorgang. Er kann in wenigen Schritten durchgeführt werden:

Schritt 1: Einen Gastzugangslink erstellen

Der erste Schritt besteht darin, einen Gastzugriffslink zu erstellen. Dies ist ein Link, der dem externen Benutzer gegeben wird. Er ermöglicht dem externen Benutzer den Zugriff auf die Dokumente in der SharePoint-Umgebung. Um einen Gastzugriffslink zu erstellen, müssen Sie sich bei Ihrer SharePoint-Umgebung anmelden und in der Multifunktionsleiste die Option „Neu“ auswählen. Wählen Sie aus der Liste der Optionen „Gastlink“ aus und geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Benutzers ein.

Schritt 2: Konfigurieren Sie den Dokumentzugriff

Nachdem der Gastzugangslink erstellt wurde, müssen Sie den Dokumentzugriff konfigurieren. Wählen Sie dazu in der Multifunktionsleiste die Option „Einstellungen“ und dann die Option „Dokumentzugriff“. Dadurch öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Dokumentzugriff für den externen Benutzer konfigurieren können. Sie können den Zugriff auf „Vollzugriff“, „Nur Lesen“ oder „Kein Zugriff“ einstellen.

Schritt 3: Senden Sie den Dokumentzugriffslink

Sobald der Dokumentzugriff konfiguriert wurde, müssen Sie den Dokumentzugriffslink an den externen Benutzer senden. Wählen Sie dazu die Option „Teilen“ in der Multifunktionsleiste und geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Benutzers ein. Sie können der E-Mail bei Bedarf auch eine Nachricht hinzufügen. Sobald die E-Mail gesendet wurde, kann der externe Benutzer auf die Dokumente in der SharePoint-Umgebung zugreifen.

Überlegungen zum Teilen von Dokumenten mit externen Benutzern

Beim Teilen von Dokumenten mit externen Benutzern müssen einige wichtige Aspekte berücksichtigt werden. Zunächst muss sichergestellt werden, dass der externe Benutzer über die richtigen Zugriffsrechte verfügt. Es ist wichtig, den richtigen Dokumentzugriff für den externen Benutzer festzulegen, da dadurch sichergestellt wird, dass der externe Benutzer nur auf die Dokumente zugreifen kann, auf die er zugreifen darf.

Die zweite Überlegung besteht darin, sicherzustellen, dass der externe Benutzer die Sicherheitsprotokolle versteht, die mit dem Zugriff auf die Dokumente verbunden sind. Es ist wichtig sicherzustellen, dass der externe Benutzer versteht, wie er sicher auf die Dokumente zugreifen und sie verwenden kann. Dazu gehört auch, dass er versteht, wie mit vertraulichen Daten umzugehen ist und wie die Dokumente gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Schließlich ist es wichtig, sicherzustellen, dass der externe Benutzer über alle rechtlichen oder behördlichen Einschränkungen beim Zugriff auf die Dokumente informiert ist. Je nach Art der freigegebenen Dokumente müssen möglicherweise bestimmte Vorschriften oder Gesetze befolgt werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass der externe Benutzer diese Einschränkungen kennt und befolgt.

Abschluss

Das Teilen von Dokumenten mit externen Benutzern über SharePoint ist ein einfacher Vorgang. Dies kann in wenigen Schritten erfolgen, einschließlich der Erstellung eines Gastzugriffslinks, der Konfiguration des Dokumentzugriffs und des Sendens des Dokumentzugriffslinks an den externen Benutzer. Beim Teilen von Dokumenten mit externen Benutzern ist es wichtig, Aspekte wie das Festlegen der richtigen Zugriffsrechte, das Verstehen von Sicherheitsprotokollen und das Kennenlernen aller rechtlichen oder behördlichen Einschränkungen zu berücksichtigen.

Verwandte FAQ

Können Sie SharePoint-Dokumente mit externen Benutzern teilen?

Ja, SharePoint bietet die Möglichkeit, Dokumente mit externen Benutzern zu teilen. Dies kann dadurch erfolgen, dass externen Benutzern Zugriff auf eine bestimmte Site oder Bibliothek gewährt wird oder indem ein Freigabelink erstellt wird. Mit einem Freigabelink können externe Benutzer auf ein Dokument zugreifen, ohne einen Benutzernamen und ein Kennwort zu benötigen.

Beachten Sie, dass bei der Freigabe von Dokumenten für externe Benutzer Sicherheitsrisiken wie unbefugter Zugriff oder Datenverlust auftreten können. Es wird empfohlen, bei der Gewährung des Zugriffs auf SharePoint-Dokumente für externe Benutzer vorsichtig zu sein und sicherzustellen, dass die Dokumente nur mit Benutzern freigegeben werden, die einen legitimen Bedarf dafür haben.

Sharepoint ist eine großartige Option für alle, die zusammenarbeiten und Dokumente sicher mit externen Benutzern teilen möchten. Mit den zahlreichen verfügbaren Funktionen bietet Sharepoint eine zuverlässige und sichere Möglichkeit, Dokumente mit externen Benutzern zu teilen. Es ist einfach einzurichten und kann an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Egal, ob Sie mit einem Team an Dokumenten zusammenarbeiten oder Dokumente mit Kunden teilen müssen, Sharepoint ist die perfekte Lösung.