Können Sie Änderungen in Sharepoint verfolgen?

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Änderungen in SharePoint zu verfolgen? Dann sind Sie hier genau richtig! SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool für Unternehmen und Organisationen und die Möglichkeit, Änderungen zu verfolgen, kann dazu beitragen, Genauigkeit und Verantwortlichkeit bei wichtigen Dokumenten sicherzustellen. In diesem Artikel besprechen wir, was SharePoint ist, welche verschiedenen Möglichkeiten es gibt, Änderungen zu verfolgen und warum dies wichtig ist.

Können Sie Änderungen in SharePoint verfolgen?

SharePoint ist eine leistungsstarke Business-Anwendungsplattform von Microsoft, die Unternehmen jeder Größe eine sichere und kollaborative Umgebung bietet. Eine der leistungsstarken Funktionen von SharePoint ist die Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten, Listen und anderen auf der Plattform gespeicherten Inhalten zu verfolgen.

Das Nachverfolgen von Änderungen in SharePoint kann in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein. Es stellt unter anderem sicher, dass alle Änderungen aufgezeichnet werden und alle Benutzer über die neueste Version des Inhalts auf dem Laufenden gehalten werden. Dieser Artikel bietet einen Überblick darüber, wie Sie Änderungen in SharePoint nachverfolgen können und welche Vorteile diese Funktion bietet.

Informationen zur Funktion „Änderungen nachverfolgen“

Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Benutzer Änderungen an auf der Plattform gespeicherten Inhalten nachverfolgen, anzeigen und vergleichen können. Die Funktion ist in SharePoint standardmäßig aktiviert, sodass Benutzer problemlos auf die Nachverfolgungsinformationen für jedes Element zugreifen können. Wenn die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert ist, werden automatisch alle am Inhalt vorgenommenen Änderungen protokolliert, einschließlich der Angaben dazu, wer die Änderung vorgenommen hat und wann die Änderung vorgenommen wurde.

Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ ist auch bei der Zusammenarbeit hilfreich, da Benutzer damit Änderungen an einem Dokument oder einer Liste vergleichen und leicht feststellen können, wer die Änderungen vorgenommen hat. Dadurch müssen Benutzer die Versionen eines Dokuments oder einer Liste nicht mehr manuell vergleichen, um die Änderungen zu identifizieren.

Berichte zur Änderungsverfolgung anzeigen

Sobald die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert ist, können Benutzer die Nachverfolgungsinformationen für jedes in SharePoint gespeicherte Element problemlos anzeigen. Um die Nachverfolgungsinformationen anzuzeigen, öffnen Sie einfach das Element und wählen Sie in der Multifunktionsleiste die Option „Änderungen nachverfolgen“ aus. Dadurch wird der Bericht „Änderungen nachverfolgen“ geöffnet, der eine umfassende Liste aller Änderungen anzeigt, die am Element vorgenommen wurden.

Der Bericht „Änderungen nachverfolgen“ enthält Datum und Uhrzeit der Änderung, den Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat, die Art der Änderung und eine Beschreibung der Änderung. Der Bericht ermöglicht es Benutzern auch, die Ergebnisse nach Datum, Benutzer und Art der Änderung zu filtern, sodass Sie die gewünschten Informationen leicht finden können.

Vorteile der Änderungsverfolgung in SharePoint

Die Nachverfolgung von Änderungen in SharePoint bietet Unternehmen jeder Größe eine Reihe von Vorteilen. Durch die Nachverfolgung von Änderungen können Unternehmen sicherstellen, dass alle an den auf der Plattform gespeicherten Inhalten vorgenommenen Änderungen aufgezeichnet und für alle Benutzer sichtbar sind. Dadurch müssen Benutzer die Versionen eines Dokuments oder einer Liste nicht mehr manuell vergleichen, um die Änderungen zu identifizieren, was Zeit und Aufwand spart.

Mithilfe der Tracking-Informationen lässt sich außerdem feststellen, wer eine bestimmte Änderung vorgenommen hat und wann die Änderung vorgenommen wurde. Dadurch können Probleme, die durch Änderungen an in SharePoint gespeicherten Inhalten entstehen können, leichter erkannt und behoben werden. Mithilfe der Tracking-Informationen lässt sich außerdem sicherstellen, dass alle Benutzer mit der neuesten Version des Inhalts arbeiten.

So aktivieren Sie die Änderungsverfolgung in SharePoint

Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ ist in SharePoint standardmäßig aktiviert. Wenn sie jedoch deaktiviert wurde, kann sie vom Site-Administrator problemlos aktiviert werden. Um die Funktion zu aktivieren, navigieren Sie zur Seite „Site-Einstellungen“ und wählen Sie dann im Abschnitt „Site-Administration“ die Option „Änderungen nachverfolgen“ aus.

Sobald die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert ist, werden automatisch alle Änderungen protokolliert, die an in SharePoint gespeicherten Inhalten vorgenommen werden. Die Berichte zu den nachverfolgten Änderungen können dann von Benutzern über die Option „Änderungen nachverfolgen“ im Menüband aufgerufen werden.

So geben Sie Berichte zu nachverfolgten Änderungen frei

Sobald der Bericht „Änderungen nachverfolgen“ erstellt wurde, können Benutzer ihn problemlos mit anderen Benutzern teilen. Um den Bericht freizugeben, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche „Freigeben“. Dadurch wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem Benutzer die E-Mail-Adressen der Benutzer eingeben können, mit denen sie den Bericht teilen möchten.

Die Benutzer erhalten dann eine E-Mail mit einem Link zum Bericht „Änderungen nachverfolgen“. Sie können dann die an den in SharePoint gespeicherten Inhalten vorgenommenen Änderungen anzeigen und vergleichen. Auf diese Weise können Benutzer schnell und einfach an auf der Plattform gespeicherten Inhalten zusammenarbeiten.

So deaktivieren Sie die Änderungsverfolgung in SharePoint

Wenn die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ nicht mehr benötigt wird, kann sie vom Site-Administrator problemlos deaktiviert werden. Um die Funktion zu deaktivieren, navigieren Sie zur Seite „Site-Einstellungen“ und wählen Sie dann im Abschnitt „Site-Administration“ die Option „Änderungen nachverfolgen deaktivieren“ aus.

Nach der Deaktivierung ist die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ für die in SharePoint gespeicherten Inhalte nicht mehr verfügbar. Die bereits protokollierten Nachverfolgungsinformationen sind jedoch weiterhin verfügbar und können von Benutzern über die Option „Änderungen nachverfolgen“ im Menüband abgerufen werden.

Tipps zur Verwendung der Änderungsverfolgung in SharePoint

Bei der Verwendung der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in SharePoint gibt es mehrere Tipps, die dazu beitragen können, dass Benutzer die Funktion optimal nutzen. Hier sind einige der wichtigsten Tipps, die Sie beachten sollten:

1. Aktivieren Sie die Funktion

Stellen Sie sicher, dass die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ für alle in SharePoint gespeicherten Inhalte aktiviert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Änderungen protokolliert und für alle Benutzer sichtbar sind.

2. Ergebnisse filtern

Der Bericht „Änderungen nachverfolgen“ bietet die Möglichkeit, die Ergebnisse nach Datum, Benutzer und Änderungstyp zu filtern, sodass Sie die benötigten Informationen leicht finden.

3. Berichte teilen

Der Bericht „Änderungen nachverfolgen“ kann problemlos mit anderen Benutzern geteilt werden, sodass diese die an den in SharePoint gespeicherten Inhalten vorgenommenen Änderungen anzeigen und vergleichen können.

4. Für die Zusammenarbeit nutzen

Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ ist bei der Zusammenarbeit hilfreich, da Benutzer damit leicht erkennen können, wer die Änderungen vorgenommen hat und wann die Änderungen vorgenommen wurden.

5. Behalten Sie den Überblick über die Versionen

Mit der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ können Sie außerdem sicherstellen, dass alle Benutzer mit der neuesten Version des Inhalts arbeiten.

Abschluss

Die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ in SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Benutzer Änderungen an auf der Plattform gespeicherten Inhalten nachverfolgen, anzeigen und vergleichen können. Die Funktion ist standardmäßig aktiviert und bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter die Sicherstellung, dass alle Änderungen aufgezeichnet werden, dass alle Benutzer über die neueste Version des Inhalts auf dem Laufenden gehalten werden und dass die Nachverfolgungsinformationen für die Zusammenarbeit verwendet werden können. Wenn Sie die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ verwenden, müssen Sie daran denken, die Funktion zu aktivieren, Ergebnisse zu filtern, Berichte freizugeben und für die Zusammenarbeit zu verwenden.

Verwandte FAQ

Frage 1: Was ist SharePoint?

Antwort: SharePoint ist eine webbasierte Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Diese Plattform ermöglicht es Organisationen, Teams und Einzelpersonen, Informationen in einer sicheren und zuverlässigen Umgebung zu speichern, zu teilen und zu verwalten. SharePoint bietet eine Reihe von Tools für Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und Inhaltsverwaltung und wird von Organisationen jeder Größe verwendet, von kleinen Unternehmen bis hin zu Großunternehmen.

SharePoint wird auch für Enterprise Content Management, Intranet-Portale und die Zusammenarbeit zwischen Benutzern, Teams und Organisationen verwendet. Es ist ein vielseitiges Tool zum Verwalten von Dokumenten, Dateien und anderen Inhalten und wird von vielen Organisationen zum Speichern und Verwalten ihrer Daten verwendet.

Frage 2: Wie verfolgt SharePoint Änderungen?

Antwort: SharePoint ermöglicht es Benutzern, Änderungen an Dokumenten zu verfolgen, die auf der Plattform gespeichert sind. Wenn ein Dokument erstellt wird, speichert SharePoint eine Aufzeichnung der Originalversion und aller nachfolgenden Änderungen. Mit dieser Funktion können Sie den Verlauf eines Dokuments ganz einfach verfolgen, einschließlich der Angaben darüber, wer was, wann und warum geändert hat.

Darüber hinaus verfügt SharePoint auch über eine Versionierungsfunktion, mit der Benutzer verschiedene Versionen eines Dokuments speichern können, während sie bearbeitet werden. So können Sie bei Bedarf problemlos zu einer früheren Version zurückkehren. Mit der Versionierungsfunktion können Sie auch verschiedene Versionen eines Dokuments vergleichen, um zu sehen, welche Änderungen vorgenommen wurden und von wem.

Frage 3: Welche Vorteile bietet die Änderungsverfolgung in SharePoint?

Antwort: Das Nachverfolgen von Änderungen in SharePoint bietet Organisationen eine Reihe von Vorteilen. Durch das Aufzeichnen von Änderungen an Dokumenten ist es einfacher, den Überblick darüber zu behalten, wer wann Änderungen vornimmt. Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente aktuell und korrekt sind und dass alle Änderungen ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Darüber hinaus trägt die Nachverfolgung von Änderungen auch dazu bei, die Integrität von Dokumenten zu gewährleisten. Durch die Aufzeichnung von Änderungen können alle Probleme identifiziert und behoben werden, die aufgrund falscher Änderungen oder unbefugten Zugriffs auftreten können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Dokumente sicher und vor potenziellen Sicherheitsbedrohungen geschützt sind.

Frage 4: Welche Art von Informationen werden in SharePoint verfolgt?

Antwort: SharePoint verfolgt eine Vielzahl von Informationen, wenn Änderungen an auf der Plattform gespeicherten Dokumenten vorgenommen werden. Dazu gehören Datum und Uhrzeit der Änderung, der Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat, und die Art der Änderung (z. B. Hinzufügen, Löschen oder Ändern eines Dokuments). SharePoint verfolgt auch den Inhalt des Dokuments, einschließlich des Textes, der Bilder und anderer Elemente, die geändert werden.

Darüber hinaus verfolgt SharePoint auch Informationen über das Dokument selbst, wie etwa seinen Namen, seine Größe und alle weiteren damit verbundenen Metadaten. So lässt sich leicht feststellen, welche Dokumente geändert wurden und von wem.

Frage 5: Ist es möglich, Änderungen in SharePoint rückgängig zu machen?

Antwort: Ja, es ist möglich, Änderungen in SharePoint rückgängig zu machen. Die Versionierungsfunktion ermöglicht es Benutzern, bei Bedarf zu einer früheren Version eines Dokuments zurückzukehren. So können unerwünschte Änderungen problemlos rückgängig gemacht werden.

Darüber hinaus können Benutzer in SharePoint gelöschte Dokumente wiederherstellen, sofern diese innerhalb der letzten 30 Tage gelöscht wurden. Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente nicht verloren gehen oder dauerhaft gelöscht werden, und versehentliche oder ungewollte Löschungen können rückgängig gemacht werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Nachverfolgung von Änderungen in SharePoint ein wichtiges Tool für jede Organisation ist, die den Fortschritt verfolgen und sicherstellen möchte, dass ihre Dokumente aktuell und auf dem neuesten Stand sind. Mit seinen benutzerfreundlichen Funktionen und umfassenden Nachverfolgungsfunktionen macht SharePoint das Überprüfen und Nachverfolgen von Änderungen einfacher als je zuvor. Egal, ob Sie Geschäftsinhaber, Führungskraft oder Freiberufler sind, SharePoint kann Ihnen dabei helfen, Ihre Dokumente und Änderungen schnell und einfach im Auge zu behalten.