Wie richte ich einen Workflow in Sharepoint ein?

Ein effizienter Workflow in SharePoint kann bei der Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse von großem Nutzen sein. Aber wie richten Sie einen solchen Workflow ein? In diesem Artikel erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines erfolgreichen Workflows in SharePoint. Wir behandeln die Grundlagen zum Einrichten des Workflows, zum Erstellen und Konfigurieren der Aufgaben und zum Testen des Workflows, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß funktioniert. Am Ende dieses Artikels verfügen Sie über ein umfassendes Verständnis davon, wie Sie einen Workflow in SharePoint einrichten, der Ihrem Unternehmen zugute kommen kann.

Wie richte ich einen Workflow in SharePoint ein?

SharePoint ist eine leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit, mit der Organisationen Workflows einfach erstellen und verwalten können. Ein Workflow ist ein automatisierter Prozess, mit dem Benutzer schnell und einfach verschiedene Aufgaben verwalten und ausführen können. Mit SharePoint können Benutzer Workflows in wenigen einfachen Schritten erstellen und verwalten.

Schritt 1: Konfigurieren einer Liste oder Bibliothek

Der erste Schritt zum Einrichten eines Workflows in SharePoint besteht darin, eine Liste oder Bibliothek zu konfigurieren. Navigieren Sie dazu zu der Liste oder Bibliothek, die Sie konfigurieren möchten. Klicken Sie dann oben rechts auf der Seite auf das Symbol „Einstellungen“. Von hier aus können Sie die Liste oder Bibliothek konfigurieren, indem Sie Spalten hinzufügen, Berechtigungen festlegen und mehr.

Schritt 2: Erstellen Sie einen Workflow

Nachdem Sie die Liste oder Bibliothek konfiguriert haben, können Sie einen Workflow erstellen. Navigieren Sie dazu zur Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf der linken Seite auf den Link „Workflows“. Von hier aus können Sie einen neuen Workflow erstellen. Sie werden dann aufgefordert, den Workflow-Typ auszuwählen, den Sie erstellen möchten. SharePoint bietet eine Vielzahl von Workflow-Optionen, darunter Genehmigungs-, Dokumentüberprüfungs- und Aufgabenverwaltungs-Workflows.

Schritt 3: Entwerfen Sie den Workflow

Nachdem Sie den Workflow erstellt haben, können Sie ihn gestalten. Dazu gehört das Einrichten der verschiedenen Aufgaben, das Zuweisen von Berechtigungen und vieles mehr. Sie können auch Bedingungen hinzufügen, z. B. if/then-Anweisungen, um den Workflow weiter anzupassen. Wenn Sie fertig sind, können Sie den Workflow speichern und er ist einsatzbereit.

Schritt 4: Testen und Veröffentlichen des Workflows

Der nächste Schritt besteht darin, den Workflow zu testen, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß funktioniert. Dazu können Sie die Funktion „Test“ in SharePoint verwenden. Auf diese Weise können Sie den Workflow ausführen und sehen, wie er funktioniert. Wenn Sie mit dem Workflow zufrieden sind, können Sie ihn veröffentlichen, sodass er den Benutzern in Ihrer Organisation zur Verfügung steht.

Schritt 5: Überwachen Sie den Workflow

Sobald Sie den Workflow veröffentlicht haben, können Sie ihn überwachen. SharePoint ermöglicht Ihnen, den Status des Workflows sowie eventuell aufgetretene Fehler anzuzeigen. Sie können auch sehen, wem welche Aufgaben zugewiesen sind und wann diese fällig sind. Auf diese Weise können Sie den Workflow im Auge behalten und sicherstellen, dass er reibungslos abläuft.

Schritt 6: Ändern des Workflows

Wenn Sie Änderungen am Workflow vornehmen müssen, können Sie dies tun, indem Sie ihn bearbeiten. Navigieren Sie dazu zur Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf der linken Seite auf den Link „Workflows“. Von hier aus können Sie den Workflow nach Bedarf ändern. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, können Sie den Workflow speichern und er wird aktualisiert.

Schritt 7: Den Workflow freigeben

Nachdem Sie den Workflow erstellt und getestet haben, können Sie ihn mit anderen Benutzern in Ihrer Organisation teilen. Navigieren Sie dazu zur Liste oder Bibliothek und klicken Sie oben rechts auf der Seite auf den Link „Teilen“. Von hier aus können Sie Benutzer einladen, den Workflow anzuzeigen und zu verwenden.

Schritt 8: Benachrichtigungen hinzufügen

Schließlich können Sie dem Workflow Benachrichtigungen hinzufügen, sodass Benutzer benachrichtigt werden, wenn Aufgaben fällig sind oder der Workflow abgeschlossen ist. Navigieren Sie dazu zur Liste oder Bibliothek und klicken Sie auf den Link „Benachrichtigungen“ auf der linken Seite der Seite. Von hier aus können Sie Benachrichtigungen für Benutzer hinzufügen, z. B. E-Mail-Benachrichtigungen oder Site-Benachrichtigungen.

Schritt 9: Bereitstellen des Workflows

Nachdem Sie den Workflow konfiguriert, getestet und Benachrichtigungen hinzugefügt haben, können Sie ihn bereitstellen. Navigieren Sie dazu zur Liste oder Bibliothek und klicken Sie oben rechts auf der Seite auf den Link Bereitstellen. Von hier aus können Sie den Workflow für die Benutzer in Ihrer Organisation bereitstellen.

Schritt 10: Archivieren des Workflows

Schließlich können Sie den Workflow archivieren, wenn er nicht mehr verwendet wird. Navigieren Sie dazu zur Liste oder Bibliothek und klicken Sie oben rechts auf der Seite auf den Link „Archivieren“. Von hier aus können Sie den Workflow löschen oder archivieren. Dadurch wird sichergestellt, dass er den Benutzern in Ihrer Organisation nicht mehr zur Verfügung steht.

Verwandte FAQ

Was ist ein SharePoint-Workflow?

Ein SharePoint-Workflow ist eine Reihe von Anweisungen, die Aktionen und Prozesse basierend auf angegebenen Kriterien automatisieren. Es handelt sich um eine Reihe von Schritten, die zum Verwalten von Geschäftsprozessen und Workflows verwendet werden können, z. B. zur Dokumentgenehmigung, Datenerfassung und Aufgabenzuweisung. Mit SharePoint-Workflows können Benutzer automatisierte Prozesse erstellen und verwalten, mit denen Aufgaben rationalisiert und komplexe Geschäftsprozesse vereinfacht werden können.

SharePoint-Workflows können auch zum Verfolgen und Verwalten von Aufgaben und Aktivitäten sowie zum Zuweisen von Aufgaben an bestimmte Benutzer verwendet werden. Auf diese Weise können Benutzer ihre Aufgaben besser verwalten und effizienter zusammenarbeiten.

Was wird zum Einrichten eines Workflows in SharePoint benötigt?

Um einen Workflow in SharePoint einzurichten, benötigen Sie eine SharePoint-Site mit einer aktiven Workflow-Funktion. Sie benötigen außerdem eine Workflow-Vorlage oder müssen einen benutzerdefinierten Workflow erstellen. Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow erstellen, müssen Sie Kenntnisse der Anwendung SharePoint Designer haben, die zum Erstellen und Verwalten von Workflows verwendet wird.

Sie müssen außerdem den Prozess und die Aufgaben verstehen, die im Workflow erledigt werden müssen. Dazu gehört, dass Sie die Schritte und Aktionen verstehen, die erledigt werden müssen, sowie die Kriterien, die den Workflow auslösen. Sobald Sie über diese Informationen verfügen, können Sie den Workflow erstellen und die entsprechenden Parameter einrichten.

Wie richtet man einen Workflow in SharePoint ein?

Um einen Workflow in SharePoint einzurichten, müssen Sie zunächst eine Workflow-Vorlage oder einen benutzerdefinierten Workflow erstellen. Nachdem die Workflow-Vorlage oder der benutzerdefinierte Workflow erstellt wurde, kann er auf der SharePoint-Site bereitgestellt werden.

Sobald der Workflow bereitgestellt wurde, können Sie die Workflow-Einstellungen konfigurieren. Dazu gehört das Einrichten der Workflow-Parameter, z. B. die Kriterien, die den Workflow auslösen, die Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, und die Benutzer, denen Aufgaben zugewiesen werden. Sobald der Workflow konfiguriert ist, können Sie ihn veröffentlichen und verwenden.

Welche Vorteile bietet die Einrichtung eines Workflows in SharePoint?

Das Einrichten eines Workflows in SharePoint kann dazu beitragen, Aufgaben zu rationalisieren und komplexe Geschäftsprozesse zu vereinfachen. Workflows können zur Automatisierung von Prozessen und Aufgaben verwendet werden, sodass Benutzer ihre Aufgaben besser verwalten und effizienter zusammenarbeiten können.

Workflows können auch zum Verfolgen und Verwalten von Aufgaben und Aktivitäten sowie zum Zuweisen von Aufgaben an bestimmte Benutzer verwendet werden. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz und Genauigkeit von Aufgaben zu verbessern und sicherzustellen, dass Aufgaben pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

Gibt es beim Einrichten eines Workflows in SharePoint Einschränkungen?

Ja, es gibt einige Einschränkungen beim Einrichten eines Workflows in SharePoint. Beispielsweise können Workflows nur mit bestimmten Versionen von SharePoint und bestimmten Versionen der SharePoint Designer-Anwendung verwendet werden. Darüber hinaus muss die Workflow-Funktion auf der SharePoint-Site aktiviert sein, um Workflows verwenden zu können.

Darüber hinaus kann die Komplexität des Workflows auch die Möglichkeit einschränken, den Workflow einzurichten und zu verwalten. Komplexe Workflows können beispielsweise zusätzliche Ressourcen und Fachwissen erfordern, um den Workflow einzurichten und zu verwalten. Dies kann zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand bedeuten, um den Workflow ordnungsgemäß zu konfigurieren und zu verwalten.

Einführung in den SharePoint-Workflow

Das Einrichten eines Workflows in Sharepoint ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Indem Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen, können Sie ganz einfach einen Workflow einrichten, der Ihnen und Ihrem Team hilft, produktiver und effizienter zu sein. Mit der richtigen Einrichtung kann Sharepoint ein leistungsstarkes Tool zur Verwaltung von Geschäftsprozessen sein und sicherstellen, dass die richtigen Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Mit seiner breiten Palette an Funktionen und Möglichkeiten kann Sharepoint Ihnen und Ihrem Team helfen, organisiert zu bleiben und den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten.