Wie richte ich Workflows in Sharepoint ein?

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, die Effizienz und Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz zu steigern? Möchten Sie lernen, wie Sie Workflows in SharePoint einrichten? SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie automatisierte Workflows erstellen, Prozesse optimieren und Ihre Ressourcen optimal nutzen können. In diesem Artikel beschreiben wir die Schritte zum Einrichten von Workflows in SharePoint und geben Tipps, wie Sie die Plattform optimal nutzen können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie mit SharePoint-Workflows beginnen.

So richten Sie Workflows in SharePoint ein

SharePoint ist ein leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit, das von Unternehmen jeder Größe verwendet wird. Teams können damit problemlos auf Dokumente zugreifen und diese freigeben, an Projekten zusammenarbeiten, Aufgaben verwalten und vieles mehr. Eine der Funktionen von SharePoint ist die Möglichkeit, Workflows zu erstellen und zu verwalten. Dabei handelt es sich um automatisierte Prozesse, mit denen ein Geschäftsprozess verwaltet oder optimiert wird. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Workflows in SharePoint einrichten.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihren Workflow vor

Bevor Sie einen Workflow in SharePoint einrichten können, müssen Sie zunächst den Workflow selbst vorbereiten. Dazu müssen Sie den Prozess verstehen, den Sie automatisieren möchten, und die Schritte, die zu seiner Durchführung erforderlich sind. Sie sollten auch überlegen, wer am Workflow beteiligt sein wird und welche Aufgaben diese Personen erledigen müssen.

Schritt 2: Zugriff auf die Workflow-Einstellungen

Wenn Sie bereit sind, den Workflow einzurichten, müssen Sie auf die Workflow-Einstellungen in SharePoint zugreifen. Öffnen Sie dazu die SharePoint-Site und klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen“. Wählen Sie auf der Einstellungsseite „Workflows“ aus.

Schritt 3: Erstellen Sie den Workflow

Auf der Workflow-Seite sehen Sie eine Liste der vorhandenen Workflows sowie einen Link zum Erstellen eines neuen Workflows. Klicken Sie auf den Link „Workflow erstellen“ und geben Sie einen Namen für Ihren neuen Workflow ein. Anschließend können Sie den Workflow-Typ auswählen, den Sie erstellen möchten.

Schritt 4: Workflow-Einstellungen konfigurieren

Sobald Sie den Workflow-Typ ausgewählt haben, können Sie die Einstellungen dafür konfigurieren. Dazu gehört die Auswahl der Benutzer, die am Workflow beteiligt sein sollen, das Einrichten von Aufgaben und Fristen sowie das Festlegen der Bedingungen, unter denen der Workflow ausgelöst werden soll.

Schritt 5: Aktionen und Phasen hinzufügen

Sobald Sie die Einstellungen konfiguriert haben, können Sie dem Workflow Aktionen und Phasen hinzufügen. Eine Aktion ist eine Aufgabe, die innerhalb des Workflows abgeschlossen werden muss, während eine Phase eine Gruppe von Aufgaben ist, die nacheinander abgeschlossen werden.

Schritt 6: Testen und Veröffentlichen des Workflows

Wenn Sie mit der Konfiguration und dem Hinzufügen von Aktionen und Phasen zum Workflow fertig sind, müssen Sie ihn testen, um sicherzustellen, dass er ordnungsgemäß funktioniert. Wenn Sie mit dem Workflow zufrieden sind, können Sie ihn veröffentlichen, damit er von den anderen Benutzern der Site verwendet werden kann.

Schritt 7: Überwachen und Verwalten des Workflows

Sobald der Workflow veröffentlicht ist, können Sie ihn von der Workflow-Seite aus überwachen und verwalten. Hier können Sie den Fortschritt des Workflows anzeigen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen. Sie können auch die Workflow-Einstellungen ändern oder den Workflow löschen, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Schritt 8: Erstellen einer Workflow-Vorlage

Wenn Sie einen Workflow wiederverwenden möchten, können Sie ihn als Vorlage speichern. So können Sie ganz einfach einen neuen Workflow erstellen, der auf denselben Einstellungen, Aktionen und Phasen wie das Original basiert. Um eine Vorlage zu erstellen, klicken Sie einfach auf der Workflow-Seite auf die Schaltfläche „Als Vorlage speichern“.

Schritt 9: Den Workflow mit anderen Benutzern teilen

Wenn Sie den Workflow mit anderen Benutzern teilen möchten, können Sie dies über die Freigabeoptionen auf der Workflow-Seite tun. Hier können Sie auswählen, mit welchen Benutzern Sie den Workflow teilen möchten und welche Berechtigungen diese haben sollen.

Schritt 10: Ändern oder Löschen des Workflows

Wenn Sie den Workflow ändern oder löschen müssen, können Sie dies auf der Workflow-Seite tun. Hier können Sie auf die Schaltflächen „Bearbeiten“ oder „Löschen“ klicken, um Änderungen vorzunehmen oder den Workflow zu entfernen. Sie können den Workflow auch als Vorlage exportieren, wenn Sie ihn für die spätere Verwendung speichern möchten.

Häufig gestellte Fragen

Was sind SharePoint-Workflows?

SharePoint-Workflows sind automatisierte Prozesse, die dabei helfen, den Informations- und Aufgabenfluss innerhalb einer Organisation zu optimieren und zu verwalten. Workflows können verwendet werden, um eine Vielzahl von Geschäftsprozessen und -aktivitäten zu automatisieren, z. B. Dokumentenverwaltung, Projektmanagement, Kundendienst und mehr. Workflows können erstellt und angepasst werden, um den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen jeder Organisation gerecht zu werden.

Wie richte ich Workflows in SharePoint ein?

Das Einrichten von Workflows in SharePoint ist einfach und unkompliziert. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Workflow zu erstellen, je nach Workflow-Typ und Komplexität des Prozesses. Für einfache Workflows kann der SharePoint Designer verwendet werden, um den Workflow zu erstellen und anzupassen, ohne dass eine Codierung erforderlich ist. Für komplexe Workflows können Microsoft Flow, Visual Studio und SharePoint-Apps verwendet werden, um den Workflow zu erstellen und anzupassen, wobei eine gewisse Codierung erforderlich ist.

Welche Vorteile bietet die Einrichtung von Workflows in SharePoint?

Das Einrichten von Workflows in SharePoint kann einer Organisation zahlreiche Vorteile bieten. Es kann die Effizienz steigern, indem es Prozesse rationalisiert, sich wiederholende Aufgaben automatisiert und sicherstellt, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden. Darüber hinaus kann es dazu beitragen, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation zu verbessern und die Transparenz in Bezug auf den Projektfortschritt zu erhöhen.

Welche unterschiedlichen Workflow-Typen gibt es in SharePoint?

In SharePoint gibt es einige verschiedene Workflowtypen. Die gängigsten Typen sind sequentielle Workflows, State-Machine-Workflows und wiederverwendbare Workflows. Sequentielle Workflows sind der einfachste Typ und werden für einfache Prozesse verwendet, die lineare Schritte erfordern. State-Machine-Workflows werden für komplexere Prozesse verwendet, die eine Verzweigungslogik erfordern, und wiederverwendbare Workflows werden für Prozesse verwendet, die mehrmals wiederholt werden müssen.

Welche Einschränkungen gibt es beim Einrichten von Workflows in SharePoint?

SharePoint-Workflows unterliegen einigen Einschränkungen, die bei ihrer Einrichtung berücksichtigt werden sollten. Die wichtigste Einschränkung besteht darin, dass die Workflows nicht mit externen Systemen oder Datenbanken interagieren können. Das bedeutet, dass alle Daten, die außerhalb von SharePoint abgerufen oder aktualisiert werden müssen, manuell abgerufen werden müssen. Darüber hinaus können komplexe Workflows, die viel Verzweigungslogik erfordern, schwierig einzurichten und zu verwalten sein.

Das Einrichten von Workflows in Sharepoint ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu automatisieren. Mithilfe der verschiedenen Tools und Funktionen von Sharepoint können Sie mehrere Workflows erstellen und diese Ihren Anforderungen entsprechend anpassen. Durch das Einrichten von Workflows in Sharepoint sparen Sie nicht nur Zeit, sondern verbessern auch die Effizienz Ihrer Geschäftsabläufe. Mit wenigen Klicks können Sie jetzt einfache und komplexe Workflows einrichten, die Ihre Geschäftsaufgaben automatisieren und Ihnen helfen, organisiert und produktiv zu bleiben.